Best practice: Kørsel og rejsetid

Forside Best practice: Kørsel og rejsetid

Vil I gøre det nemmere for jeres kolleger at registrere kørsel og rejsetid korrekt? Læs med herunder. 👇

Kørsel og rejsetid

Hvis I har konsulenter, som ofte kører ud på kundebesøg, så kan I med fordel samle alle kørselsregistreringer i TimeLog.

Jeres projektledere kan gøre det nemt for jeres kolleger både at få registreret kørsel OG rejsetid samtidigt.

Hvordan spørger I? Ved at bruge vores app TimeLog Mobile, hvor jeres kolleger kan registrere:

- Tid på opgaver ⏱

- Rejsetid 🚂

- Kørsel 🚗

- Udgifter 💸

- Ferie og fravær 🌴

Fordele ved kørsel og rejsetid i TimeLog


Projektleder

1. Sikre korrekt registrering med det samme, samt at I overholder aftalerne med kunderne

2. Få et bedre samarbejde med både kolleger og kunder

3. Alle registreringer synkroniseres med apps og TimeLog på web, så alt er opdateret i realtid


Konsulent

1. Kan registrere ALT nemt og bekvemt via mobilen, når de er på farten, på kontoret eller hjemme

2. Rejsetid registreres automatisk på den rigtige opgave

3. Kan fokusere på opgaven hos kunden


Bogholder

1. De fakturaansvarlige kan bygge fakturaerne ud fra præcise data

2. Højere kvalitet i faktureringsprocessen

3. Nemmere lønhåndtering og udbetaling af kørselsgodtgørelse

Så er I klar til opsætningen

I skal hjælpe hinanden lidt

Projektlederne skal alliere sig med en systemadministrator for at klare noget af opsætningen.

Der er tre ting, som I skal sætte op, inden I kan kaste jer ud i at registrere kørsel og rejsetid korrekt.

 

I skal sikre:
1. Korrekt opsætning af kørselssatser

2. Aktivering af rejsetid

3. Oprettelse af opgaver og priser på projekter

Jeres kolleger kan nemt komme i gang, når I er færdige med opsætningen. Se her, hvor nemt det er at bruge app'en til kørsel og rejsetid.

1. Opsæt kørselssatser

I skal finde Systemadministrationen -> Tids- og udgiftsregistrering -> Kørselsatser.

Her kan I indtaste taksterne fra staten, så I sikrer jer, at jeres kolleger bliver kompenseret korrekt, hvis de kører med egen bil ud til kunderne.

I kan læse mere om opsætning af kørselssatser her. Husk at vælge satsen på bilerne.

Bonusinfo: I gør samtidig livet lidt lettere for jeres lønbogholder, fordi satser og salgspriser er lagt ind centralt. 😉

 

Se hvordan I gør i vores how to-video:

2. Aktivér rejsetid

I skal finde Systemadministrationen -> Projekter -> Opsætning af projektmodul -> Opgavefunktioner -> Rejsetid. 

Her markerer I afkrydsningsfeltet ud for Rejsetid. Ændringen gemmes med det samme, og så er I klar til at oprette jeres nye rejsetidsopgaver på projekterne.

Bonusinfo: Rejsetid kan også bruges, hvis jeres kollegaer rejser med offentlig transport ud til kunden. 🚆🚌 Og så kan I også lægge det i jeres projektskabeloner.

Det er feltet her, som I skal markere i systemadministrationen:

3. Sæt opgave og pris på projekt

I går ind på jeres projekter og opretter en ny opgave. Her sætter I flueben i Rejsetid under Udvidede egenskaber. 

Hvis I har en bestemt timepris for rejsetid, kan I vælge den under Timepris under Egenskaber. 💰

Med denne opsætning vælges opgaven automatisk på kørselsregistreringer i app'en, når jeres konsulenter er ude at køre. Samtidig sikrer I, at de rette beløb kommer med på fakturaen, når I skal afregne rejsetid med kunden.

I aktiverer rejsetid i feltet her:

Sådan, godt klaret! 💪

Nu mangler I blot at downloade TimeLog Mobile app'en via Google Play eller Apple App Store, så er I klar til at høste alle fordelene ved brug af kørsel og rejsetid.

Hvis der er noget, som I er i tvivl om, så kan I altid starte en chat med vores Customer Success-team, som sidder klar til at hjælpe jer alle hverdage 8-16.