Wertberechnungsmodelle für Festpreisprojekte

Einleitung

Wenn Sie Leistungen zum Festpreis verkaufen, besteht nicht immer ein direkter Zusammenhang zwischen dem Zeitpunkt der Rechnungsstellung an den Kunden und dem Zeitpunkt der Ausführung der Arbeiten. Somit wird es auch anspruchsvoll, einen monatlichen Umsatz pro Kunde, Projekt, Mitarbeiter oder insgesamt zu berechnen, da der in Rechnung gestellte monatliche Betrag nicht notwendigerweise derselbe ist wie der monatliche Umsatz.

Beschreibung

TimeLog ist in der Lage, den erzielten Umsatz von Festpreisverträgen auf Grundlage von Budgets, Zahlungen sowie erfassten Zeiten und Kosten automatisch zu berechnen. 

Die dazu verwendete Formel lautet:
Erzielter Umsatz = Fertigstellungsgrad des Vertrags * Summe des Zahlungsplans des Vertrags

Auf dieser Seite konfigurieren Sie, wie TimeLog den Fertigstellungsgrad und den Umsatz von Arbeiten in Festpreisprojekten berechnen soll. Beachten Sie bitte, dass die Einstellungen auf dieser Seite ausschließlich Wertberechnungen von Arbeit (Std.) betreffen. Wertberechnungen von externem Aufwand bei Festpreisverträgen werden im jeweiligen Vertrag gehandhabt.

Hinweis: Außerdem nimmt TimeLog automatisch eine Bewertung des erzielten Umsatzes aus Auslagen und Reisen vor. Diese werden jedoch nicht auf dieser Seite konfiguriert, sondern im jeweiligen Vertrag.

Berechnung des Fertigstellungsgrads

Ausgangspunkt für die Berechnung des erzielten Umsatzes eines Festpreisvertrags ist der Fertigstellungsgrad des Vertrags in Prozent. Der Fertigstellungsgrad von Arbeit (Std.) kann entweder ausgehend vom Stundenverbrauch oder vom erfassten Wert verbrauchter Stunden berechnet werden (siehe detaillierte Begriffserklärung unten).

Basierend auf dem Stundenverbrauch

Wenn in TimeLog die Berechnung des Fertigstellungsgrads basierend auf dem Stundenverbrauch eingestellt ist, wird dazu folgende Formel angewendet:

Fertigstellungsgrad = Stundenverbrauch / Budget, Stunden (Vertragsbudget)

Zum Beispiel:

Budget, Stunden:		100
Stundenverbrauch:		10
Fertigstellungsgrad:		10 / 100 = 10 %

Dieses Modell ist das einfachste und wird vor allem Unternehmen empfohlen, die eventuell provisionsempfangende Mitarbeiter nicht ausgehend vom persönlichen Umsatz bewerten wollen, da das Modell nicht berücksichtigt, ob einige Mitarbeiter einen höheren Stundensatz im Projekt haben als andere. 

Basierend auf dem Wert des Stundenverbrauchs

Wenn in TimeLog die Berechnung des Fertigstellungsgrad basierend auf dem Wert des Stundenverbrauchs eingestellt ist, wird dazu folgende Formel angewendet:

Fertigstellungsgrad, Stunden = Wert des Stundenverbrauchs / Budgetbetrag (Vertragsbudget)

Zum Beispiel:

Budget, Betrag:		100.000
Wert des Stundenverbrauchs:		5 Stunden à 1.000 = 5.000
		5 Stunden à 500 = 2.500
Fertigstellungsgrad:		(5.000 + 2.500) / 100.000 = 7,5 %

Dieses Modell wird vor allem Unternehmen empfohlen, die eventuell provisionsempfangende Mitarbeiter ausgehend vom persönlichen Umsatz bewerten wollen, da das Modell berücksichtigt, dass einige Mitarbeiter einen höheren Kundenstundensatz haben als andere (z. B. Senior-Berater im Vergleich zu Junior-Berater).

Ausgleichsverfahren

TimeLog unterstützt die laufende Einnahmebuchung (Buchführung) von Werten in Festpreisprojekten. Ohne Einnahmebuchung wird eine automatische Einnahmebuchungbzw. Buchführung von Einnahmen im Projekt ausgeführt, wenn:

• ein Rechnungszeitraum für die Rechnungsstellung geschlossen wird;
• ein Vertrag als Fertig oder Archiviert markiert wird.

Mit Einnahmebuchung muss der Nutzer selbst Einnahmebelege erstellen und kann die von TimeLog vorgeschlagenen Einnahmebuchungen frei anpassen, darunter auch die detaillierte Verteilung auf die jeweiligen Berater/Mitarbeiter.

Die Einstellungen unter Ausgleichsverfahren beziehen sich auf die Situation, bei der bereits ein Wert als Einnahme für ein Festpreisprojekt verbucht wurde, wonach der Projektleiter das Projektbudget oder die Vertragssumme (Summe der Zahlungen) ändert. In diesem Fall würde der bereits als Einnahme verbuchte Wert des Projekts nicht mehr mit dem Fertigstellungsgrad des Projekts übereinstimmen, sodass dieser Fehler ausgeglichen werden muss.

Zum Beispiel:

Januar
Budget		100 Stunden
Vertragssumme:		100.000
Stundenverbrauch:		10
Fertigstellungsgrad:		10 % (10 / 100 Stunden)
Erzielter Wert:		10.000 (100.000 * 10 %)
Wert der Einnahmebuchungen:		10.000 (verbucht auf Einnahmebeleg)

Der Projektleiter kommt am 1. Februar zum Entschluss, dass das Budget um 200 Stunden angehoben werden muss.

Neues Budget:		200 Stunden
Vertragssumme:		100.000
Stundenverbrauch:		10
Fertigstellungsgrad:		5 % (10 / 200 Stunden)
Korr. erzielter Wert:		5.000 (100.000 * 5 %)
Wert der Einnahmebuchungen:		10.000 (verbucht auf Einnahmebeleg)
Notwendige Korrektur:		-5.000

TimeLog bietet Ihnen drei Modelle zur Korrektur von Abweichungen wie oben.

Gleichmäßiger Ausgleich (über den Restzeitraum des Projekts) der Abweichungen zwischen dem geschätzten Wert und der Wertschöpfung im Projekt

Bei Anwendung dieses Modells wird die Berechnung nach jeder Einnahmebuchung auf Null gestellt und eine neue Berechnung basierend auf dem verbleibenden Budget des Vertrags und der restlichen Vertragssumme vorgenommen. 

Januar
Budget		100 Stunden
Vertragssumme:		100.000
Stundenverbrauch:		10
Fertigstellungsgrad:		10 % (10 / 100 Stunden)
Erzielter Wert		10.000 (100.000 * 10 %)
Wert der Einnahmebuchungen:		10.000 (verbucht auf Einnahmebeleg)

Februar
Der Projektleiter gelangt am 1. Februar zu der Einschätzung, dass das Budget um 200 Stunden angehoben werden muss.

Neues Restbudget, Stunden:		190 (200 Stunden – 10 erfasste Stunden im Januar)
Neue Restvertragssumme:		90.000 (100.000 – 10.000, Einnahmebuchung im Januar)
Stundenverbrauch im Februar:		10
Fertigstellungsgrad:		5,26 % (10 / 190 Stunden)
Erzielter Wert Januar:		10.000
Erzielter Wert Februar:		4.734 (90.000 * 5,26 %)
Erzielter Wert gesamt:		14.734

 
Hätte das Budget bereits zu Beginn im Januar 200 Stunden gelautet, wäre der Wert der Stunden im Februar 5.000 gewesen. Der Unterschied zwischen 5.004 und 4.734 ist darauf zurückzuführen, dass TimeLog den Fehler vom Januar gleichmäßig auf die verbleibenden Stunden verteilt.

Dieses solidarische Modell eignet sich für Projektorganisationen, die langfristige Projekte mit jeweils mehreren Projektteilnehmern durchführen, da Abschreibungen anstatt nur auf die ersten oder letzten Stunden gleichmäßig auf alle Projektstunden verteilt werden.

Dies ist TimeLogs Standardeinstellung und branchenübergreifend das am häufigsten verwendete Berechnungsmodell.

Sofortiger Ausgleich von Abweichungen zwischen geschätztem Wert und Wertschöpfung im Projekt ohne Möglichkeit negativer Einnahmebuchungen

Wenn dieses Modell angewendet wird, erhalten alle nach Januar erfassten Stunden den Wert 0, bis der erzielte Wert den als Einnahme verbuchten Wert übersteigt. Im oben genannten Beispiel erfolgt dies durch 20 erfasste Stunden = 10 % Fertigstellungsgrad. Werden mehr Stunden erfasst, teilen alle nicht als Einnahme verbuchten Stunden anteilig den Unterschied zwischen dem erzielten Wert und dem Wert der Einnahmebuchung.

Dieses Modell stellt sicher, dass die Mitarbeiter durch die Erfassung von Stunden für Kunden niemals Umsatz verlieren können. Das Modell wird verhältnismäßig selten angewendet.

Sofortiger Ausgleich von Abweichungen zwischen geschätztem Wert und Wertschöpfung im Projekt mit Möglichkeit negativer Einnahmebuchungen

Wenn dieses Modell angewendet wird, erhalten alle nach Januar erfassten Stunden einen negativen Wert, bis der erzielte Wert den als Einnahme verbuchten Wert übersteigt. Im oben genannten Beispiel erfolgt dies durch 20 erfasste Stunden = 10 % Fertigstellungsgrad.

Solange weniger als 20 Stunden erfasst werden, teilen die nicht als Einnahme verbuchten Stunden anteilig den negativen Wert von -5.000.

Werden mehr Stunden erfasst, teilen die nicht als Einnahme verbuchten Stunden anteilig den Unterschied zwischen dem erzielten Wert und dem Wert der Einnahmebuchung.

Dieses Modell folgt der normalen Buchführungspraxis, einen Verlust zu erfassen, sobald er festgestellt wird. Das Modell ist nicht besonders zweckmäßig in Unternehmen, die ihren Mitarbeitern auf Grundlage des erzielten Umsatzes eine Provision zahlen.

Einnahmebuchungen bei den Vertragsarten „Laufender Betriebsvertrag“ und „Einheitsrechnungsstellung“

Wenn Sie diese beiden Vertragsarten verwenden, haben Sie die Möglichkeit, zwischen zwei Methoden der Umsatzverteilung zu wählen, sofern Sie in einem endenden Monatszeitraum nicht den gesamten Vertragswert verbraucht haben. 

• Modell 1: Der Überschuss des Zeitraums wird auf die noch nicht einnahmegebuchten Erfassungen im Zeitraum verteilt und fließt somit den Mitarbeitern zu.
• Modell 2: Die Erfassungen des Zeitraums behalten ihren Wert, wobei eventuelle Überschüsse in eine leere Umsatzzeile übertragen werden und dem Unternehmen zufließen.

Beispiele:
Ein laufender Betriebsvertrag mit einem Budget von 10 Stunden Arbeit pro Monat zu einem Stundensatz von 100 EUR. Hier haben Ihre Mitarbeiter 6 Stunden = 600 EUR erfasst, was einen ungenutzten Wert von 400 EUR ergibt.

Bei der Einnahmebuchung gemäß Modell 1 wird der Wert der Stunden von 600 auf 1.000 EUR erhöht. Bei der Einnahmebuchung gemäß Modell 2 werden die Stunden mit einem Wert von 600 EUR beibehalten und die Einnahmebuchung über eine separate Zeile mit 400 EUR für den Vertrag verbucht.

Spezielle Hinweise

Bitte beachten Sie, dass das aktuelle Berechnungsmodell beim Erstellen eines Projektes mit dem Projekt gespeichert wird. Wenn das Modell später geändert wird, gilt es nur für Projekte, die nach Durchführung der Änderung erstellt werden.

Wird das Modell hin und zurück geändert, kann dies dazu führen, dass der Fortschritt projektübergreifend nicht mehr vergleichbar ist, da die Projekte nach unterschiedlichen Berechnungsmodellen ablaufen.

Daher empfehlen wir, Änderungen von Berechnungsmodellen nur nach sorgfältiger Überlegung durchzuführen, da sie Auswirkungen auf Ihre Berichte haben.