Rechnungsdesigns

Einleitung

In TimeLog können Sie selbst einen großen Teil des Aussehens von Rechnungen, Einnahmebelegen und Mahnungen bestimmen. Beispielsweise können Sie festlegen, ob und wo Ihr Firmenlogo auf der Rechnung erscheinen soll, wie das Datum formatiert wird, welche Informationen einbezogen werden sollen usw.

Beschreibung

Sie können beliebig viele Rechnungsdesigns erstellen. Somit können Sie beispielsweise unterschiedliche Designs für öffentliche und private sowie inländische und ausländische Kunden nutzen.

In diesem verwenden wir den Begriff „Rechnungen“ sowohl Rechnungen als auch für Einnahmebelege und Mahnungen.

Zugang zu Rechnungsdesigns

Die Seite Rechnungsdesigns enthält eine Tabelle mit allen erstellten Designs für Rechnungen und Einnahmebelege.
Aus der Tabelle geht hervor, welche Designs TimeLog als Standarddesign bei der Erstellung neuer Rechnungen und Einnahmebelege verwendet. Außerdem wird angezeigt, ob Designs aktiv oder eventuell gesperrt sind.

Das Standarddesign wird von TimeLog bei der Erstellung neuer Rechnungen und Einnahmebelege in der Projektverwaltung vorgeschlagen.

Sofern ein Design aktiv ist, dann es dabei ausgewählt werden. Ist ein Design nicht aktiv, kann es nicht ausgewählt werden.
In gesperrten Designs können keine Änderungen vorgenommen werden, weil TimeLog daran spezielle Anpassungen vorgenommen hat. Lediglich Titel, Beschreibung und Sprache können bearbeitet werden. Darüber hinaus lässt sich ein gesperrtes Design nicht löschen.

Standarddesign angeben

• Klicken Sie auf die Optionsschaltfläche neben dem Design, das TimeLog als Standarddesign verwenden soll. Sie können ein Standarddesign für Rechnungen und eines für Einnahmebelege auswählen.
• Klicken Sie auf Aktualisieren, um die Standardauswahl zu speichern.

Neue Designs für Rechnungen und Einnahmebelege erstellen

Wenn Sie neue Designs erstellen möchten, klicken Sie über der Tabelle mit den Designs auf Neu oder rechts neben einem Design in der Tabelle auf Kopieren.

Nachdem Sie auf Neu geklickt haben, müssen Sie ein vorhandenes Design aus der Liste Kopieren von auswählen. Hier ist das Systemdesign immer der Standard.
Wenn Sie auf Kopieren klicken, basiert das neue Design auf den Einstellungen des kopierten Designs.

Wenn Sie ein Design erstellen möchten, das nur wenige Unterschiede zu einem bereits vorhandenen aufweist, sollten sie dieses kopieren und entsprechend bearbeiten.

Sowohl über Neu als auch Kopieren von gelangen Sie zur Seite Neues Rechnungsdesign, wo Sie die grundlegenden Angaben zum Rechnungsdesign machen.

• Geben Sie im Feld Name einen aussagekräftigen Namen ein.
• Optional können Sie den Namen im Feld Beschreibung durch eine passende Erläuterung ergänzen.
• Legen Sie über die Auswahlliste Typ fest, ob es sich um ein Rechnungs- oder ein Einnahmebelegdesign handelt.
• Wählen Sie über die Auswahlliste Kopieren von aus, auf Grundlage welchen vorhandenen Designs das neue erstellt werden soll. (Dies gilt nur, wenn Sie auf Neu geklickt haben.)
• Klicken Sie auf Speichern.

Daraufhin gelangen Sie zur Seite Rechnungsdesign bearbeiten (auch bei Einnahmebelegen), auf der die einzelnen Elemente des Designs eingerichtet werden.

• Füllen Sie alle Felder aus und klicken Sie unten auf der Seite auf Speichern, um das Rechnungsdesign zu speichern. Anschließend können Sie das Design über die Liste der Rechnungsdesigns auswählen, wenn Sie eine neue Rechnung oder einen neuer Einnahmebeleg in der Projektverwaltung erstellen möchten. 
• Wählen Sie über die Liste Rechnung auswählen eine Rechnung aus und klicken Sie unten auf der Seite auf Vorschau anzeigen. Daraufhin wird Ihnen eine Beispielrechnung mit dem gerade eingerichteten Rechnungsdesign angezeigt. Die Liste führt die in TimeLog vorhandenen Rechnungen auf.

Felder auf der Seite „Rechnungsdesign bearbeiten“

Die Seite Rechnungsdesign bearbeiten beinhaltet mehrere Bereiche mit unterschiedlichen Feldern. Zudem hat fest jeder Bereich die beiden Teilbereiche Formatierung und Anzeigeoptionen sowie die Optionen Anzeigen und Ausblenden.

• Unter Formatierung können Sie die Schriftart und Schriftgröße für die Felder des jeweiligen Bereiches auswählen sowie festlegen, wo auf den Rechnungen die Felder platziert werden sollen.
• Unter Anzeigeoptionen können Sie angeben, ob die Felder des Bereiches auf allen Seiten der Rechnungen oder nur auf der ersten Seite angezeigt werden sollen, ob der Inhalt in Spalten aufgestellt oder gesammelt angezeigt und ob eine Trennzeile vor und nach den Feldern des Bereichs eingefügt werden soll.
• Die Optionen Anzeigen und Ausblenden verwenden Sie, um Felder auf den Rechnungen sichtbar oder unsichtbar zu machen. Wenn Sie neben einem Bereich oder Feld auf Ausblenden klicken, wird dieses auf Rechnungen nicht angezeigt und kann im Rechnungsdesign nicht bearbeitet werden.

Folgende Bereiche stehen auf der Seite Rechnungsdesign bearbeiten zur Verfügung:

• Oberer Bereich
• Datum und Zahlen
• Rechnungsbezeichnungen
• Firmenlogo
• Empfängerdaten
• Rechnungsinformation
• Seitenzahlen
• Rechnungsbeschreibung
• Rechnungsspalten
• Spezifikationsspalten
• Rechnungssummen
• Zahlungsbedingungen
• Fußzeile
• Bankdaten

Oberer Bereich

• Die Felder Name, Beschreibung und Typ beinhalten Werte von der Seite Neues Rechnungsdesign. Name und Beschreibung können bearbeitet werden, wohingegen der Typ gesperrt ist.
• Über die Auswahlliste Sprache wählen Sie die Sprache aus, die für Mahnungen verwendet werden soll. Wenn Sie eine Mahnung erstellen, setzt TimeLog automatisch eine Überschrift, eine Nachricht und zwei Rechnungszeilen in der gewählten Sprache ein, die Sie jedoch beliebig ändern können.
• Wenn Sie nicht möchten, dass das Wort „Vorlage“ auf Rechnungsvorlagen erscheint, entfernen Sie die Markierung bei Markierung VORLAGE auf nicht verbuchte Rechnungen drucken.

Datum und Zahlen

Im Bereich Datum und Zahlen legen Sie fest, wie diese auf der Rechnung erscheinen sollen, da es von Land zu Land Unterschiede gibt.

• Über die Auswahlliste Format bestimmen sie, zu welchem Land das Format passen soll. Beispiele werden rechts angezeigt.
• In der Auswahlliste Datumsformat legen Sie fest, ob das Datum auf der Rechnung im kurzen oder langen Format erscheinen soll.

Rechnungsbezeichnungen 

Im Bereich Rechnungsbezeichnungen geben Sie die Titel ein, die oben auf Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen und Spezifikationen erscheinen sollen. 
Spezifikationen sind eine oder mehrere zusätzliche Seiten, die Rechnungen, Gutschriften oder Mahnungen mit genauen Angaben der einzelnen Posten ergänzen.

Firmenlogo

Im Bereich Firmenlogo wird ausgewählt, ob und wo Ihr Firmenlogo auf Rechnungen, Gutschriften usw. erscheinen soll.

Empfängerdaten

Im Bereich Empfängerdaten geben Sie ein, welche Texte als Angaben über die Empfänger der Rechnungen angegeben werden sollen.

• Im Feld EAN-Nr. können Sie den Text eingeben, der vor der EAN-Nummer des Kunden auf der Rechnung stehen soll. Die EAN-Nummer wird vor allem von öffentlichen Unternehmen verwendet. Das Feld kann ausgeblendet werden, wenn das Rechnungsdesign nur für Kunden verwendet werden soll, die keine EAN-Nummer benutzen.
• Über die Auswahlliste Kontaktperson können Sie festlegen, ob der Name der Kontaktperson auf der Rechnung unter dem Firmennamen oder der Adresse eingesetzt werden soll. Wenn die Kontaktperson auf der Rechnung nicht erscheinen soll, können Sie das Feld ausblenden.
• Im Feld Kontaktperson, Präfix können Sie eingeben, welcher Text vor dem Namen der Kontaktperson stehen soll.
• Unter Felder für Kontaktpersonen wird festgelegt, welche Titel eventuell angezeigt werden sollen.

Rechnungsinformation

Im Bereich Rechnungsinformation geben Sie die Texte ein, die neben einer Reihe von Feldern auf den Rechnungen erscheinen sollen.

• Geben Sie in jedem Feld (Rechnungsnr.,Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum usw.) die Texte ein, die neben den entsprechenden Werten auf der Rechnung stehen sollen.
• Anhand der Anzeigeoptionen In Spalten aufteilen und Gesammelt anzeigen legen Sie fest, ob Rechnungsinformationen in zwei Spalten aufgeteilt werden sollen oder ob nur ein Zwischenraum zwischen Text und Wert stehen soll.
• Ganz rechts sehen Sie die Verknüpfung zu den Nummernfolgen in der Systemadministration. Hier stellen Sie ein, wie Rechnungen, Kunden, Projekte usw. in TimeLog nummeriert werden.

Seitenzahlen

Im Bereich Seitenzahlen geben Sie an, wie und inwieweit Seitenzahlen und die Anzahl der Seiten auf Rechnungen angezeigt werden sollen.

Das Textfeld Seitenzahlen kann folgende Elemente enthalten:

• Das Wort „Seite” wird auf allen Seiten des Dokuments angezeigt. Dies kann beispielsweise in „S.“ oder „Page“ geändert oder gelöscht werden.
• Der Tag <#PAGE#> wird durch die Seitenzahl ersetzt. Dieser Tag darf NICHT geändert oder gelöscht werden.
• Das Wort „von” steht nach der Seitenzahl. Es kann beispielsweise in „/“ oder „of“ geändert oder gelöscht werden.
• Der Tag <#PAGESUM#> wird durch die Gesamtanzahl der Seiten ersetzt. Dieser Tag darf NICHT geändert, kann aber gelöscht werden, wenn die Seitenanzahl Ihrer Rechnungen nicht angezeigt werden soll.

Rechnungsbeschreibung

Im Bereich Rechnungsbeschreibung wird angegeben, ob Rechnungen den Inhalt der Felder Überschrift und Nachricht oder keines der Felder anzeigen sollen. Der Text im Feld Nachricht bezieht sich auf die Überschrift und ist eine Ergänzung hierzu.

Wenn Sie eine neue Rechnung oder einen neuen Einnahmebeleg in der Projektverwaltung erstellen, gibt es ebenfalls einen Bereich mit der Bezeichnung Rechnungsbeschreibung, der die Felder Überschrift und Nachricht enthält. Der Inhalt dieser Felder wird nur dann auf Rechnungen und Einnahmebelegen angezeigt, wenn dies im Rechnungsdesign festgelegt wird.

Rechnungsspalten

Rechnungsspalten sind die auf Rechnungen, Einnahmebelegen usw. angezeigten Spalten, die Zeile für Zeile angeben, welche Waren oder Dienstleistungen der Käufer zu welchem Stückpreis, in welcher Anzahl usw. erworben hat.
Im Bereich Rechnungsspalten geben Sie an, welche Überschriften die Spalten auf der Rechnung haben und ob die Spalten angezeigt werden sollen.

• In jedem Feld (Datum, Beschreibung usw.) geben Sie den Überschrifttext ein, der auf der Rechnung erscheinen soll. Die Felder können ausgeblendet werden, wenn sie nicht benötigt werden.
• Anhand der Anzeigeoption Einheiten nach Menge anzeigen legen Sie fest, ob nach der Menge in der Rechnungszeile eine Einheitenbezeichnung angegeben werden soll (z. B. „Stunden“, „St.“, „km“ oder „Tage“). Wird dies markiert, kann in einer Zeile unter der Überschrift „Anzahl“ beispielsweise „7,5 Stunden“ stehen (also der Wert, der neben Menge erscheinen soll) und „14 St.“ in der nächsten. Wird diese Option nicht ausgewählt, erscheint nur die Menge (z. B. „7,50“ oder „14“).

Spezifikationsspalten

Im Bereich Spezifikationsspalten wird festgelegt, ob die Spalten auf den Spezifikationsseiten angezeigt werden und welche Überschriften sie haben sollen.

Die Spezifikationsspalten erscheinen auf eigenständigen Spezifikationsseiten und enthalten detaillierte Angaben zum Inhalt der Rechnungsspalten. Wenn Sie die Spezifikationen einer vorliegenden Rechnung nicht einbeziehen möchten, müssen Sie dies bei der Erstellung der Rechnung angeben.

• In jedem Feld (Datum, Beschreibung usw.) geben Sie den Überschrifttext ein, der auf der Spezifikationsseite erscheinen soll. Die Felder können ausgeblendet werden, wenn sie nicht benötigt werden.
• Anhand der Anzeigeoption Einheiten nach Menge anzeigen legen Sie fest, ob nach der Menge in der Spezifikationszeile eine Einheitenbezeichnung angegeben werden soll (z. B. „Stunden“, „St.“, „km“ oder „Tage“). Wird dies markiert, kann in einer Zeile unter der Überschrift „Anzahl“ beispielsweise „7,5 Stunden“ stehen (also der Wert, der neben Menge erscheinen soll) und „14 St.“ in der nächsten. Wird diese Option nicht ausgewählt, erscheint nur die Menge (z. B. „7,50“ oder „14“).

Rechnungssummen

Im Bereich Rechnungssummen geben Sie an, was neben den Zeilen mit den Rechnungssummen auf den Rechnungen stehen soll.

• Geben Sie in jedem Feld (Zwischensumme,Umsatzsteuer berechnen usw.) die Texte ein, die neben den entsprechenden Werten auf der Rechnung stehen sollen. Die Felder können ausgeblendet werden, wenn sie nicht benötigt werden.

Zahlungsbedingungen

Im Bereich Zahlungsbedingungen legen Sie fest, wie die Zahlungsbedingungen auf der Rechnung angegeben werden sollen.

• Wenn Sie die Option Zahlungsbedingungen gemäß Formatierung auswählen, müssen Sie den Bereich Formatierung erweitern, um die Platzierung und das Aussehen der Zahlungsbedingungen anzupassen.
• Ganz rechts finden Sie eine Verknüpfung zur Seite Zahlungsbedingungen in der Systemadministration. Hier richten Sie die Zahlungsbedingungen ein, die Sie beim Erstellen von Rechnungen und Gutschriften in TimeLog auswählen können.

Fußzeile

In diesem Bereich können Sie die Angaben machen, die in der Fußzeile auf Rechnungen stehen sollen, sowie festlegen, ob die Fußzeile eine Überschrift haben soll. Viele Unternehmen geben hier ihren Namen und ihre Anschrift an.
Wenn Sie einen Zeilenwechsel im Text benötigen, nehmen Sie einen normalen Zeilenwechsel über die Eingabetaste der Tastatur vor.

Bankdaten

Im Bereich Bankdaten legen Sie fest, welche Bankdaten auf der Rechnung erscheinen und welche Überschriften diese Bankdaten erhalten sollen.
Geben Sie die Überschriften ein, die in der mittleren Spalte neben den Bankdaten sowie neben Ihren Bankdaten in den Feldern ganz rechts stehen sollen.