Projektvorlagen

Einleitung

Hier sehen Sie eine Liste Ihrer vorhandenen Projektvorlagen. Auf dieser Verwaltungsseite können Sie Ihre Vorlagen bearbeiten, aktivieren, deaktivieren oder löschen.

Beschreibung

Die Seite ist in zwei Bereiche aufgeteilt.

Filter

Unter Filter haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten:

• Aktive Projektvorlagen anzeigen
• Inaktive Projektvorlagen anzeigen
• Alle Projektvorlagen anzeigen

Aktive Projektvorlagen anzeigen ist die standardmäßige Darstellung, die Sie auf der Seite erwartet.

Projektvorlage

In diesem Bereich sehen Sie Ihre Projektvorlagen entsprechend der ausgewählten Filter.

Name
Der angezeigte Name der Projektvorlage ist eine Verknüpfung. Wenn Sie auf den Namen klicken, können Sie ihn und die Beschreibung Ihrer Projektvorlage bearbeiten.

Beschreibung
Sie können jeder Projektvorlage eine Beschreibung hinzufügen, die anderen Benutzern angezeigt wird, sobald sie ein Projekt auf Grundlage dieser Projektvorlage einrichten möchten. Außerdem können Sie eine Erklärung für Ihre Kollegen hinzufügen, damit diese die Projektvorlagen für die richtigen Projekte verwenden.

Aktiv
Hier sehen Sie, ob Ihre Projektvorlage aktiv oder inaktiv ist.

Ein grünes Häkchen zeigt an, dass sie aktiv ist, ein grauer Kreis kennzeichnet eine inaktive Projektvorlage. Um eine Projektvorlage zu aktivieren oder zu deaktivieren, klicken Sie einfach auf den Kreis. Dadurch ändern Sie den Status der Projektvorlage. Nach der Deaktivierung wird sie nicht mehr in der Liste der Projektvorlagen unter Neues Projekt einrichten angezeigt.

Durch Markieren des Kontrollkästchens neben der Spalte Aktiv können Sie mehrere Vorlagen gleichzeitig auswählen und aktivieren/deaktivieren oder löschen. Wählen Sie dazu über die Auswahlliste Handlung auswählen eine Handlung aus und klicken Sie dann auf OK.

Handlungen

Abschließend sehen Sie drei Symbole, die Ihnen verschiedene Möglichkeiten bieten:

Bearbeitung Ihrer Projektvorlage (Projektsymbol):

Klicken Sie auf dieses Symbol, wenn Sie Ihre Projektvorlage bearbeiten möchten. Ihre Projektvorlage wird als normales Projekt geöffnet, dessen Einrichtung Sie ergänzen oder korrigieren können. Sie werden immer sehen können, dass Sie mit der Korrektur einer Projektvorlage befasst sind.

Nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern. Nun haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Sie können die vorhandene Projektvorlage überschreiben.
• Sie können sie als neue Projektvorlage speichern.

Aktualisierung bestehender Projekte

Wenn Sie die vorhandene Projektvorlage überschreiben möchten, erhalten Sie die Möglichkeit, Ihre bestehenden Projekte zu aktualisieren, die auf dieser Projektvorlage basieren. Markieren Sie dazu die Option Mit dieser Vorlage erstellte Projekte aktualisieren.

Nachdem Sie auf Speichern geklickt haben, wird Ihnen eine Liste aller Projekte angezeigt, die auf dieser Projektvorlage basieren. Daraufhin können Sie auswählen, ob Sie alle oder nur bestimmte Projekte aktualisieren möchten, die Sie zu diesem Zweck markieren.

Nach dem Speichern und der Aktualisierung Ihrer bestehenden Projekte können Sie unter Berichte -> Produktionsberichte -> Projektvorlagen – Änderungsprotokoll ein Protokoll aller Änderungen einsehen, die aufgrund Ihrer Auswahl an Ihren bestehenden Projekten vorgenommen wurden. Dadurch erhalten sie zudem eine Rückmeldung darüber, ob alle Ihre Projekte mit Ihren Änderungen aktualisiert wurden oder ob Sie bei einigen Projekten so viel verändert haben, dass eine Aktualisierung nicht möglich ist.

Sie können Ihre bestehenden Projekte wie folgt aktualisieren:

• Neue Phasen
• Aktualisierung von Phasenname, -typ und -status
• Gelöschte Phasen (falls möglich)
• Neue Meilensteine
• Neue Namen für Meilensteine
• Gelöschte Meilenstein (falls möglich)
• Neue Verträge
• Layout des Projektplans (falls möglich)

Beachten Sie jedoch bitte, dass ein aus mehreren Projektvorlagen erstellter Projektplan nur mit Änderungen an der ersten von Ihnen verwendeten Projektvorlage aktualisiert wird.

Wenn Sie Änderungen an der PSP-Struktur Ihres Projektplans vornehmen, sind Ihre Möglichkeiten zur Pflege Ihres Projektplans über Änderungen der Projektvorlage begrenzt. Neue Teilphasen werden im Projektplan nicht aktualisiert. Dennoch können Sie neu in der Vorlage erstellte Hauptphasen in die Projektpläne einfügen, die Sie zuvor mit der jeweiligen Projektvorlage erstellt haben.

Sie können Phasen Ihres Projektes sicher löschen, ohne dadurch Verknüpfungen mit Ihrer Vorlage zu verlieren. Ihr Projekt wird weiterhin mit Änderungen aus Ihrer Vorlage aktualisiert. 

Wenn Sie im Projektplan Phasen und Meilensteine kopieren, bleibt er weiterhin mit Ihrer Vorlage verknüpft. Dies bedeutet jedoch, dass in der Projektvorlage hinzugefügte neue Phasen und Meilensteine entsprechend der Struktur in der Vorlage platziert werden. Der Grund für diese Vorgehensweise liegt darin, dass Aktualisierungen im Projektplan nur dann vorgenommen werden können, wenn die Struktur der Vorlage eingehalten wird.

Bearbeitung des Namens und der Beschreibung Ihrer Projektvorlage (Bleistift)

Hier können Sie den Namen und die Beschreibung Ihrer Projektvorlage bearbeiten, nicht jedoch die eigentliche Einrichtung des Projekts. Dies tun Sie durch Klicken auf das Projektsymbol.

Löschen Ihrer Projektvorlage (Papierkorb)

Durch das Löschen einer Projektvorlage wird die Verknüpfung zwischen den Projekten gelöscht, die Sie basierend auf dieser Projektvorlage eingerichtet haben. Daraufhin können Sie Ihre auf dieser Vorlage beruhenden Projekte durch Bearbeitung Ihrer Projektvorlage nicht mehr aktualisieren.

 

 

Einrichtung neuer Projektvorlagen

Wenn Sie über diese Seite eine neue Vorlage einrichten möchten, müssen Sie eine vorhandene Vorlage bearbeiten und als neue Projektvorlage speichern.

Wenn Sie eine neue Projektvorlage von Grund auf neu erstellen möchten, müssen Sie ein neues Projekt erstellen und es als neue Projektvorlage speichern. Klicken Sie dazu oben rechts auf den Blitz und speichern Sie das Projekt als Projektvorlage.

Daraufhin erscheint diese zur weiteren Bearbeitung in der Liste Ihrer Projektvorlagen.

Erfahren Sie mehr über die Einrichtung eines Projekts. Im nachfolgenden Video zeigen wir Ihnen, wie Sie Projektvorlagen für neue Projekte verwenden. 

Arbeiten Sie weiter, während das System Ihre Vorlagen aktualisiert

Möglicherweise möchten Sie viele Projekte gleichzeitig aktualisieren, was einige Zeit in Anspruch nimmt. Sie können Ihre Arbeit in TimeLog jedoch fortsetzen. Sobald alle Ihre Aktualisierungen abgeschlossen sind, erhalten Sie eine Mitteilung. Außerdem werden Sie benachrichtigt, falls einzelne Projekte nicht aktualisiert werden konnten.