Kilometerpauschalen

Einleitung

Unter Systemadministration -> Zeit- und Auslagenerfassung -> Kilometerpauschalen erhalten Sie einen Überblick über die für Sie und Ihre Mitarbeiter bei der Verwendung von Fahrterfassungen geltenden Kilometerpauschalen. 

Beschreibung

Hier können Sie die Kilometerpauschalen einrichten und pflegen, die zur Abrechnung von Fahrten angewendet werden. Eine Kilometerpauschale ist der Betrag, der dem Mitarbeiter pro im eigenen Fahrzeug gefahrenen Kilometer erstattet wird. Fahrtkosten werden automatisch zu Projektausgaben für das Projekt, mit dem die Fahrt verknüpft ist. Diese Kosten können im Abrechnungsmodul von TimeLog an den Kunden weitergegeben und in Rechnung gestellt werden. 

Filter

Ganz oben auf der Seite finden Sie den Filter, über den Sie die Anzeige aktiver, inaktiver oder aller Kilometerpauschalen auswählen können. Standardmäßig werden nur die aktiven Kilometerpauschalen angezeigt. Klicken Sie auf Anzeigen, um sich alle Kilometerpauschalen in der nachfolgenden Liste anzeigen zu lassen. 

Kilometerpauschalen

Hier sehen Sie eine Liste der im System eingerichteten Kilometerpauschalen. Außerdem wird angegeben, ob die jeweilige Fahrt dem Mitarbeiter erstattet wird und welche Selbstkostenpreise und Verkaufspreise für die einzelnen Kilometerpauschalen gelten. Es werden immer die Kilometerpauschalen zum jeweils aktuellen Datum angegeben, da die aufgeführten Pauschalen für unterschiedliche Zeiträume gelten können. In der Übersicht wird ebenfalls angezeigt, ob die Kilometerpauschalen als Standard markiert sind. Darüber hinaus können Sie die Pauschalen aktivieren und deaktivieren, indem Sie auf den grünen Haken beziehungsweise den grauen Punkt klicken.

Ganz rechts können Sie die einzelnen Kilometerpauschalen markieren und über das Handlungenmenü auswählen, sie zu löschen oder zwischen aktiv und inaktiv umzuschalten. Klicken Sie auf OK, um die Handlung automatisch auszuführen.

Einrichtung einer neuen Kilometerpauschale

Abhängig von den Einstellungen, die Ihr Systemadministrator im System vorgenommen hat, stehen Ihnen verschiedene Felder zur Eingabe Ihrer Kilometerpauschalen zur Verfügung.

• Klicken Sie auf Neue Kilometerpauschale. 
• Geben Sie in das Textfeld Name einen beschreibenden Namen für die Pauschale ein.
• Außerdem können Sie eine Kontonr. im Finanzsystem angeben, sofern Sie diese aktiviert haben. Dies verschafft Ihnen die Möglichkeit, Daten nachträglich und ganz einfach als Kosten in Ihr Finanzsystem zu importieren.
• Wenn Fahrten mit dieser Pauschale dem Mitarbeiter nicht erstattet werden sollen, klicken Sie auf Speichern. Ihr Kilometerpauschale ist nun eingerichtet. Wenn Fahrten mit dieser Pauschale dem Mitarbeiter erstattet werden sollen, setzen Sie eine Markierung bei Wird erstattet und fahren mit der Einrichtung fort.
• Beim Aktivieren der Genehmigung können Sie festlegen, mit welchen Abrechnungscodes aus dem Lohnsystem die Erfassungen erfolgen sollen. Wenn Sie die Angabe eines steuerpflichtigen Teils aktiviert haben, müssen Sie zwei Felder ausfüllen: eines für den steuerpflichtigen und eines für den steuerfreien Teil.
• Markieren Sie Standard für eigenes Fahrzeug, wenn der Kilometerpauschale standardmäßig für Fahrzeuge gelten soll, die Ihre Mitarbeiter in unserer App TimeLog Mobile selbst einrichten.
• Klicken Sie auf Speichern. 

Kilometerpauschalen bearbeiten

Sie können sowohl die Kilometerpauschalen selbst als auch ihre Gültigkeitszeiträume bearbeiten. 

Kilometerpauschalen

Abhängig von den Einstellungen, die Ihr Systemadministrator im System vorgenommen hat, stehen Ihnen verschiedene Felder zur Eingabe Ihrer Kilometerpauschalen zur Verfügung.

• Klicken Sie auf den Kilometerpauschale, den Sie bearbeiten möchten. Nun haben Sie die Möglichkeit, die gleichen Felder wie zuvor zu bearbeiten.
• Bearbeiten Sie den Namen der Kilometerpauschale im Textfeld Name.
• Außerdem können Sie die Kontonr. im Finanzsystem bearbeiten, sofern Sie diese aktiviert haben.
• Wenn Fahrten mit dieser Pauschale dem Mitarbeiter nicht erstattet werden sollen, klicken Sie auf Speichern. Ihr Kilometerpauschale ist nun eingerichtet. Wenn Fahrten mit dieser Pauschale dem Mitarbeiter erstattet werden sollen, setzen Sie eine Markierung bei Wird erstattet und fahren mit der Bearbeitung fort.
• Beim Aktivieren der Genehmigung können Sie festlegen, mit welchen Abrechnungscodes aus dem Lohnsystem die Erfassungen erfolgen sollen. Wenn Sie die Angabe eines steuerpflichtigen Teils aktiviert haben, müssen Sie zwei Felder ausfüllen: eines für den steuerpflichtigen und eines für den steuerfreien Teil.
• Markieren Sie Standard für eigenes Fahrzeug, wenn der Kilometerpauschale standardmäßig für Fahrzeuge gelten soll, die Ihre Mitarbeiter in unserer App TimeLog Mobile selbst einrichten.
• Klicken Sie auf Speichern.

Zeiträume

Unter Zeiträume geben Sie die für die jeweiligen Zeiträume geltenden Beträge an. Mithilfe dieser Zeiträume können Sie die einzelnen Pauschalen Jahr für Jahr aktualisieren, anstatt sie jedes Mal neu erstellen zu müssen. Dies hilft Ihnen bei der Verwaltung von Fahrterfassungen, und Sie müssen nur dann einen neuen Zeitraum erstellen, wenn sich die Beträge ändern.

In der Liste können Sie die bereits im System eingerichteten Zeiträume einsehen. Abhängig von Ihren Einstellungen in Einrichtung der Auslagen- und Fahrtenerfassung werden Ihnen sechs oder sieben Spalten angezeigt:

• Startdatum: Zeigt das Startdatum Ihres Fahrtzeitraums an
• Enddatum: Zeigt das Enddatum Ihres Fahrtzeitraums an
• Erstattungsbetrag pro Kilometer: Hier geben Sie den Betrag ein, der Ihren Mitarbeitern pro Kilometer ausgezahlt werden soll.
• Steuerfreier Anteil: Hier geben Sie den staatlich festgelegten steuerfreien Anteil ein (wenn er in der Einrichtung der Auslagen- und Fahrtenerfassung aktiviert wurde).
• Kosten: Hier geben Sie die Kosten ein, die im Projekt pro gefahrenem Kilometer berechnet werden sollen. Die Kosten entsprechen in der Regel der erstatteten Kilometerpauschale.
• Verkaufspreis: Hier legen Sie fest, wie viel den Kunden pro Kilometer in Rechnung gestellt werden soll.
• Bearbeiten/löschen: Klicken Sie auf den Bleistift, um den Zeitraum zu bearbeiten. Wenn Sie den Zeitraum löschen möchten, klicken Sie auf den Papierkorb.

Neuer Zeitraum

Wenn Sie einen neuen Zeitraum einrichten möchten, klicken Sie auf Neuer Zeitraum. Daraufhin haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Startdatum: Zeigt das Startdatum Ihres Fahrtzeitraums an
• Enddatum: Zeigt das Enddatum Ihres Fahrtzeitraums an
• Erstattungsbetrag pro Kilometer: Hier geben Sie den Betrag ein, der Ihren Mitarbeitern pro Kilometer ausgezahlt werden soll.
• Steuerfreier Anteil: Hier geben Sie den staatlich festgelegten steuerfreien Anteil ein (wenn er in der Einrichtung der Auslagen- und Fahrtenerfassung aktiviert wurde).
• Kosten: Hier geben Sie die Kosten ein, die im Projekt pro gefahrenem Kilometer berechnet werden sollen. Die Kosten entsprechen in der Regel der erstatteten Kilometerpauschale.
• Verkaufspreis: Hier legen Sie fest, wie viel den Kunden pro Kilometer in Rechnung gestellt werden soll.

Schauen Sie hier wie es funktioniert: