Rechnungsarchiv

Einleitung

Im Rechnungsarchiv verschaffen Sie sich einen schnellen Überblick und können nach Rechnungen, Gutschriften, Einnahmebelegen und Mahnungen suchen. Auf Grundlage einer Reihe von Parametern, darunter Kunden, Rechnungsnummern (oder Nummernfolgen), Projekten und ihren spezifischen Verträgen, Währungen und Abteilungszugehörigkeiten, können Sie nach Rechnungen suchen. Ausgehend von dieser Seite haben Sie zum die Möglichkeit, Rechnungen gutzuschreiben, eine oder mehrere Rechnungen auszudrucken und verbuchte Rechnungen nach Excel zu exportieren. Symbole neben der jeweiligen Rechnung ermöglichen bestimmte Handlungen direkt für die jeweilige Rechnung oder für mehrere gleichzeitig.

Beschreibung

Das Rechnungsarchiv zeigt standardmäßig alle Rechnungen an, die in einem vorgegebenen Zeitraum verbucht wurden. Der Standardzeitraum wird unter Systemadministration -> Finanzen konfiguriert. Der Filter lässt sich mit einer Reihe von Optionen anpassen.

Filter

Anhand der Menüoptionen Anzeigen und Details anzeigen wählen Sie die gewünschten Suchkriterien aus. Neben der Schaltfläche Anzeigen befindet sich ein Pfeil nach unten, über den Sie den aktuellen Filter speichern bzw. zuvor gespeicherte Filter auswählen und anwenden können.

Wenn nachfolgend von Rechnungen die Rede ist, geht es um solche für Rechnungen, Gutschriften, Einnahmebelege und Mahnungen.

Kunde: Es werden nur Rechnungen für den ausgewählten Kunden angezeigt.
Projektleiter: Es werden nur Projekte dieses Projektleiters angezeigt.
Projekt: Es werden nur Rechnungen für dieses Projekt angezeigt.
Aufgabe: Es werden nur Rechnungen angezeigt, in denen diese Aufgabe enthalten ist. Diese Option kann nur ausgewählt werden, wenn zunächst ein Projekt ausgewählt wurde.
Vertrag: Es werden nur Rechnungen angezeigt, in denen dieser Vertrag enthalten ist. Diese Option kann nur ausgewählt werden, wenn zunächst ein Projekt ausgewählt wurde.
Abrechnungsmodell: Es werden nur Rechnungen angezeigt, in denen dieses Modell enthalten ist (bis zu acht).
Standardzeitraum: Es werden nur Rechnungen mit Buchführungsdatum in diesem zuvor festgelegten Zeitraum angezeigt.
Zeitraum: Es werden nur Rechnungen mit Buchführungsdatum in diesem Zeitraum angezeigt.
Rechnungsintervall: Es werden nur Rechnungen angezeigt, deren Rechnungsnummer im angegebenen Intervall liegt. Falls die Rechnungsnummer Buchstaben oder Sonderzeichen enthält, werden diese bei der Suche entfernt.
Freitextsuche: Die Freitextsuche sucht nach Kundenname, Rechnungsnummer, Rechnungsnummer im Finanzsystem (falls integriert), Rechnungsüberschrift und Rechnungsbescheid.
Kundenkontakt: Es werden nur Rechnungen angezeigt, bei denen diese Kontaktperson als Rechnungsempfänger angegeben ist.
Kundenberater*: Es werden nur Rechnungen angezeigt, in denen Projekte mit dieser Person als Kundenberater enthalten sind.
Partner*: Es werden nur Rechnungen angezeigt, in denen Projekte mit diesem Partner enthalten sind.
Abteilung, Projekte*: Es werden nur Rechnungen angezeigt, in denen Projekte der ausgewählten Abteilung enthalten sind (nur mit Abteilungsstruktur).
Abteilung, Rechnung*: Es werden nur Rechnungsvorlagen angezeigt, bei denen die ausgewählte Abteilung als Besitzer angegeben ist. Standardmäßig erhält der Entwurf dieselbe Abteilungszuordnung wie die Person, die ihn erstellt hat. Dies kann so lange geändert werden, bis die Rechnung verbucht wird (nur mit Abteilungsstruktur).

Rechnungsart: Es werden nur Rechnungen der ausgewählten Art angezeigt (standardmäßig Rechnungen und Gutschriften).
Rechnungsdesign: Es werden nur Rechnungen mit diesem Design angezeigt.
Währung: Es werden nur Rechnungen in dieser Währung angezeigt.

*Diese Filteroptionen können verborgen sein, wenn sie in der Systemadministration deaktiviert wurden oder in Ihrer Version von TimeLog nicht zur Verfügung stehen.

Anzeigeoptionen

Abgestimmte anzeigen: Es werden auch Rechnungen und Einnahmebelege angezeigt, die als abgestimmt markiert sind. Dies erfolgt für die jeweilige Rechnung im Suchergebnis im Rechnungsarchiv.
Gesamtbetrag anzeigen: Im Suchergebnis wird eine zusätzliche Spalte namens Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer angezeigt.
Umsatzsteuer anzeigen: Im Suchergebnis wird eine zusätzliche Spalte Umsatzsteuer angezeigt.
Internen Hinweis anzeigen: Im Suchergebnis wird eine zusätzliche Spalte Interner Hinweis angezeigt. Der interne Hinweis ist ein zusätzliches Feld auf der Rechnung, in das Sie Informationen eintragen können, die nicht auf der Kundenrechnung erscheinen sollen.
Vorlagen anzeigen: Wenn dies ausgewählt wird, werden eventuelle Rechnungsvorlagen der Vollständigkeit halber in die Anzeige einbezogen. Es können keine Handlungen für Vorlagen direkt in der Liste vorgenommen werden. Wenn Sie in der Spalte Rechnungsnr. auf Vorlage klicken, wird diese zur Bearbeitung geöffnet.

Ergebnisliste

Sie können eine Rechnung öffnen, indem Sie auf die Rechnungsnummer oder auf Rechnung anzeigen klicken. Alle Spalten können durch Anklicken der Überschrift sortiert werden.

Rechts neben jeder Zeile befindet sich ein Symbol mit folgenden Bedeutungen:

• Grauer Kreis: Die Rechnung ist nicht abgestimmt und die Zahlungsfrist wurden nicht überschritten.
• Roter Kreis: Die Rechnung ist nicht abgestimmt, aber die Zahlungsfrist wurden überschritten.
• Grüner Haken: Die Rechnung ist abgestimmt.

Ändern Sie den Status entweder durch Anklicken von Für die Rechnungsstellung genehmigt auf der jeweiligen Rechnung oder durch direktes Anklicken des Symbols über der Ergebnisliste.

Die Symbole in der jeweiligen Rechnungszeile ermöglichen die Ausführung von Handlungen in der zugehörigen Rechnung. Durch Anklicken der Symbole werden die entsprechenden Handlungen geöffnet.

Die sechs Symbole von links nach rechts dienen zu Folgendem:

• Rechnung anzeigen
• Rechnung gutschreiben
• Erinnerung für Rechnung senden
• Rechnung kopieren
• Internen Hinweis zur Rechnung hinzufügen
• Rechnung drucken

Werden mehrere Markierungen rechts neben den Rechnungszeilen vorgenommen, können Sie die gewünschte Handlung über Handlung auswählen für mehrere Rechnungen gleichzeitig ausführen. Diese Funktion kann u. a. zur Abstimmung und zum Ausdrucken einer oder mehrerer Rechnungen in einem einzigen Arbeitsablauf genutzt werden. Klicken Sie anschließend auf OK, um die ausgewählte Handlung durchzuführen.

Rechnungsexport im XML-Format

Sie können Rechnungen aus TimeLog in XML-Dateien exportieren. Durch einen solchen Export lassen sich Daten aus TimeLog beispielsweise in Finanzsysteme übertragen.

Markieren Sie all Felder aus allen gewünschten Rechnungen, die im XML-Format exportiert werden sollen.

Unter Handlung auswählen klicken Sie auf Im XML-Format exportieren und anschließend auf OK, um den Export durchzuführen.

Daraufhin klicken Sie auf XML-Exportdateien herunterladen oben rechts, um die exportierten XML-Dateien aufzulisten.

Klicken Sie auf den Dateinamen, um die Exportdatei zu öffnen oder zum späteren Import in ein anderes Verwaltungssystem zu speichern.

Spezielle Hinweise

Vordefinierte Filter und Layouts können unter Seiteneinstellungen gespeichert werden. Außerdem können Sie hier einstellen, welcher Standardfilter beim Öffnen der Seite vorab ausgewählt werden und ob die Seite automatisch die in diesem Standardfilter enthaltenen Daten anzeigen soll.

AUTOMATISCHES SPEICHERN: Beachten Sie bitte, dass diese Seite jedes Mal automatisch gespeichert wird, wenn eine Änderung vorgenommen oder ein Feld verlassen wurde. Beim Speichervorgang kann es zu einer kurzen Verzögerung kommen. Verlassen Sie deshalb bitte nicht die Seite, bevor das letzte bearbeitete Feld die vollzogene Datenspeicherung durch grünes Blinken anzeigt.