Debitorenliste – Rechnung

Einleitung

Unter Rechnungen -> Debitorenliste – Rechnung können Sie einsehen, wie Arbeit und Auslagen fakturiert werden. Dieser Bericht enthält das Abrechnungspotenzial, Rechnungsvorlagen und nicht abgestimmte Rechnungen pro Kunde für den ausgewählten Zeitraum.

Beschreibung

Filter

Oben auf der Seite wählen Sie unter Filter die gewünschten Suchkriterien aus.

Wenn Sie keinen bestimmen Filter anwenden, werden alle für die Rechnungsstellung genehmigten Projekterfassungen angezeigt. Dies umfasst Zeiterfassungen, Fahrten, Reisen, Auslagen und Zahlungen.

Wir empfehlen Ihnen eine monatliche Rechnungsstellung sowie, das Anfangsdatum stets offen zu lassen. Dadurch sorgen Sie dafür, alle Erfassungen einzubeziehen und beim ersten Mal eine korrekte Rechnung für den Kunden zu erstellen.

Auf der rechten Seite haben Sie verschiedene Anzeigeoptionen, anhand derer Sie die Ergebnisse in der Liste eingrenzen können.

• Alle Spalten anzeigen: Wenn Sie dieses Feld markieren, werden in der Ergebnisliste auch der Besitzer, Projektleiter und Kundenberater
• Nur Kunden mit nicht fakturierten Posten anzeigen: Wenn Sie dieses Feld markieren, werden Ihnen nur die Kunden angezeigt, bei denen zur Rechnungsstellung genehmigte Erfassungen vorliegen. Andernfalls werden alle in TimeLog eingerichteten Kunden angezeigt.
• Potenzial anzeigen, das nicht als für die Rechnungsstellung genehmigt markiert wurde: Wenn Sie dieses Feld markieren, werden Ihnen auch alle Erfassungen angezeigt, die der Projektleiter noch nicht als für die Rechnungsstellung genehmigt gekennzeichnet hat.

Klicken Sie auf Anzeigen. Neben der Schaltfläche Anzeigen befindet sich ein Pfeil nach unten, über den Sie den aktuellen Filter speichern bzw. zuvor gespeicherte Filter auswählen und anwenden können. Außerdem können Sie den Filter einklappen, damit Ihnen mehr Platz zur Anzeige Ihrer Projekte zur Verfügung steht.

Ergebnisliste

Hier erhalten Sie einen Überblick über die Kunden und Projekte, für die Sie auf Grundlage Ihrer Filterung Rechnungen erstellen können.

Oberhalb der Ergebnisliste können Sie auswählen, in welcher Währung die Ergebnisse dargestellt werden sollen. Wenn Sie die Projektwährung auswählen, wird die Zeile mit dem Gesamtbetrag ganz unten im Bericht nicht angezeigt.

Wenn Sie One Click Invoicing verwenden, können Sie unter Handlung auswählen festlegen, welche Rechnungsvorlage für die Erstellung von Rechnungen verwendet werden soll. Weiter unten auf der Seite erfahren Sie mehr darüber, wie One Click Invoicing funktioniert.

Die Ergebnisliste ist in mehrere Spalten unterteilt:

• : Kundennummer
• Name: Hier wird der Kunden-, Projekt- und Vertragsname angezeigt. Wenn Sie auf das Pluszeichen neben der Kundennummer klicken, öffnet sich die Tabelle mit den zugrunde liegenden Erfassungen pro Projekt.
• Posten: Hier wird aufgeführt, wie viele Erfassungen für die Rechnungsstellung genehmigt wurden. Wenn Sie auf den Pfeil in der Ecke klicken, erhalten Sie eine detaillierte Auflistung aller Erfassungen.
• Aufwand: Dies Zeigt den Wert Ihrer Projektarbeit mit folgender Aufteilung an:
  • Zeit: Zeiterfassungen für die einzelnen Verträge
  • Auslagen: Hier werden erfasste Reisen, Fahrten und andere Auslagen für die einzelnen Verträge angezeigt.
  • Laufende Arbeiten: Dies sind die Arbeiten für im voraus bezahlte Verträge oder Mehrfachverträge.
• Festpreis: Hier wird der Wert der Zahlungen für Ihre Festpreisprojekte angezeigt.
• Gesamt: Hier sehen Sie Ihr vollständiges Abrechnungspotenzial für den Kunden und die einzelnen Projekte, sofern die Tabelle um die zugrunde liegenden Projekte erweitert wurde.
• Rechnungen: Hier wird der Wert Ihrer bestehenden Rechnungsvorlagen sowie der gebuchten Rechnungen im ausgewählten Zeitraum angezeigt.
  • Die Darstellung eines verbuchten Werts bedeutet, dass die Rechnung in TimeLog nicht mit Ihrem Finanzsystem abgestimmt wurde.
  • Wenn Sie in der Vorlage auf den Betrag klicken, gelangen Sie zur Übersicht der Rechnungsvorlage.
  • Wenn Sie unter Verbucht auf den Betrag klicken, gelangen Sie ins Rechnungsarchiv und erhalten einen Überblick über die Rechnungen des Kunden.

Wenn Sie in den Anzeigeoptionen alle Spalten ausgewählt haben, sehen Sie abhängig von Ihrer TimeLog-Einrichtung auch die folgenden Spalten:

• Besitzer: Hier wird der Mitarbeiter angezeigt, der für den Kunden oder das Projekt als Besitzer ausgewählt wurde.
• Projektleiter: Hier wird der Mitarbeiter angezeigt, der in den Projekteinstellungen als Projektleiter ausgewählt wurde.
• Kundenberater: Hier wird der Mitarbeiter angezeigt, der für das Projekt als Kundenberater ausgewählt wurde.

Rechnungen erstellen

Sie haben mehrere Möglichkeiten, um Ihre Rechnungen über die Debitorenliste zu erstellen:

• Dollarzeichen neben dem Kundennamen: Hiermit haben Sie die Möglichkeit, die Rechnung auf Kundenebene zu erstellen. Dabei können Sie Erfassungen aus mehreren Projekten in derselben Rechnung für den Kunden sammeln. Der Nachteil besteht darin, dass der Wert von Erfassungen in Ihren Projektsummen unter Sonstiges verzeichnet wird und somit ein falsches Bild von Ihren Einnahmen vermitteln kann.
• Dollarzeichen neben dem Projektnamen: Dies ermöglicht Ihnen die Einrichtung einer Rechnung auf Projektebene auf Grundlage der für das Projekt ausgewählten Rechnungseinstellungen. Hier wird der Wert der Erfassungen zu den entsprechenden Kategorien Ihrer Projektsummen addiert und verschafft Ihnen somit ein genaueres Bild Ihrer Projektfinanzen.

Wenn Sie TimeLog mit Advanced Invoicing verwenden, können Sie zudem One Click Invoicing (OCI) in Ihrer Rechnungsstellung verwenden.

One Click Invoicing

Bevor Sie One Click Invoicing verwenden können, müssen Sie verschiedene Einstellungen vornehmen.

1. Aktivieren Sie One Click Invoicing unter Systemadministration -> Finanzen -> One Click Invoicing.
2. Richten Sie Ihre Kunden mit der richtigen Rechnungsvorlage in den Finanzen-Einstellungen ein. Bei der Aktualisierung einer Kundenkarte werden Sie gefragt, ob die Änderung für alle aktiven Projekte gelten soll. Wenn Sie auf Ja klicken, wird die Strukturvorlage automatisch auf alle aktiven Projekte angewendet, sodass Sie nicht jedes einzelne Projekt manuell ändern müssen.
   
   WICHTIG: Wenn Sie auf Ja klicken, werden alle Rechnungseinstellungen für den Kunden auf die Projekte angewendet. Tun Sie dies nur dann, wenn für alle Projekte die gleichen Einstellungen gelten sollen.
   
   Wenn Sie auf Nein klicken, wird nur die Kundenkarte aktualisiert und Sie müssen Ihre Projekte manuell bearbeiten.
3. Richten Sie alle Projekte ein, die von den Kundeneinstellungen abweichen. Überprüfen Sie die Rechnungseinstellungen für jedes Projekt, für das Sie OCI verwenden und das Sie nicht basierend auf den Kundeneinstellungen aktualisiert haben.
4. Öffnen Sie Ihr Projekt.
5. Öffnen Sie unter Finanzen die Rechnungseinstellungen.
6. Klicken Sie zum Bearbeiten auf den Bleistift.
7. Wählen Sie die oberste Vorlage aus.
8. Klicken Sie auf Speichern.

Nun können Sie mit Ihrer Rechnungsstellung über die Debitorenliste beginnen.

1. Suchen Sie über den Filter.
2. Wählen Sie alle Kunden aus, indem Sie auf das Kontrollkästchen oben rechts klicken.
3. Klicken Sie auf Handlung auswählen und dann auf Projekt.
4. Klicken Sie auf OK.

TimeLog erstellt neue Rechnungsvorlagen auf Grundlage der für die Projekte vorgenommenen OCI-Einstellungen. Projekte ohne OCI werden ignoriert, sodass Sie dafür wie gewohnt Rechnungsvorlagen erstellen müssen.

Folgen Sie dem Verfahren zur Einrichtung Ihre Rechnungen im Protokoll von One Click Invoicing, das Sie unter Berichte finden. Sobald Sie Ihre Rechnungsvorlagen erstellt haben, können Sie sie unter Rechnungsvorlagen überprüfen. Hier können Sie alle Vorlagen mit nur wenigen Klicks verbuchen und sie anschließend in Ihr Finanzsystem übertragen oder herunterladen und an Ihre Kunden versenden.