Kunden importieren

Einleitung

In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen, wie Sie in TimeLog die Funktion Kunden -> Kunden suchen -> Kunden importieren nutzen können.

Beschreibung

TimeLog ermöglicht den Import von Kundendaten aus Dateien in den Formaten .txt und .csv, in denen die Daten durch Semikola, Kommata oder Tabulatoren getrennt sind.

Schritt 1

• Öffnen Sie Kunden oder TimeLog CRM und klicken Sie unter Handlungen auf die Menüoption Kunden importieren.
• Wählen Sie über die Schaltfläche Durchsuchen die gewünschte Importdatei aus und passen Sie gegebenenfalls die Importeinstellungen an, damit sie den Daten in der Datei entsprechen. Klicken Sie auf Weiter.

Schritt 2

• Wählen Sie aus, welchem Kundenstatus und Besitzer die importierten Kontaktdaten in TimeLog zugeordnet werden sollen. Diese Auswahl gilt für alle Kontaktdaten aus der Importdatei.
• Wenn lediglich die Kontaktliste importiert werden, aber keine Aufgaben für jeden importierten Kontakt eingerichtet werden sollen, wählen Sie unter Automatisches Einrichten einer Aufgabe in TimeLog CRM die Option Nein aus.
• Klicken Sie auf Weiter.

Schritt 3

In diesem Schritt wählen Sie aus, welche Datenspalten aus der Importdatei als Informationen eines Kunden oder einer Kontaktperson importiert werden sollen.

• Für jede Spalte der Importdatei wird festgelegt, welchem Datentyp die importierten Daten in TimeLog zugeordnet werden sollen (Kunden oder Kontaktpersonen).
  Der hervorgehobene Name stammt aus der Spaltenüberschrift in der Importdatei.
• In der Spalte Kunden finden sich die Unternehmensdaten, in der Spalte Kontaktpersonen die Daten dieser Personen. Wenn die Kontaktpersonen einem Unternehmen zugeordnet sind, muss auch der Name dieses Unternehmens in der Importdatei enthalten sein.
• Die Auswahllisten in den Spalten Kunden und Kontaktpersonen stehen für die Datenfelder in TimeLog, denen die Importdaten zugeordnet werden.
  Die Daten aus der Importdatei müssen in einer der beiden Datenbankspalten ausgewählt werden, d. h. Kunden oder Kontaktpersonen.
• In der Spalte Kunden kann die Datei folgende Textfelder enthalten: Unternehmen, Adresse 1, Adresse 2, Adresse 3, Postleitzahl, Ort, Staat/Provinz/Bundesland, Land, Telefonnummer, Fax, E-Mail, Website, Kontonummer, CVR-/HR-Nr., Kommentar und Branchencode.
• In die Spalte Kontaktpersonen können folgende Datenfelder importiert werden: Vorname, Nachname, vollständiger Name, Titel, Kunde (Unternehmensname), Adresse 1, Adresse 2, Postleitzahl, Ort, Staat/Provinz/Bundesland, Land, Telefonnummer, Mobilfunknummer, private Telefonnummer, Fax, E-Mail, Geburtstag und Kommentar.
• Wenn eine Spalte aus der Importdatei nicht einbezogen werden soll, markieren Sie Beim Import ignorieren.
• Die Daten aus den ersten drei Zeilen der Importdatei werden ganz links angezeigt.
• Legen Sie über die Auswahllisten fest, welche Spalten der Importdatei in welche Datenbankfelder in TimeLog übernommen werden sollen, und klicken Sie anschließend auf Weiter.

Daraufhin werden die Daten aus der Importdatei mit den bestehenden Kundendaten in TimeLog verglichen.

Schritt 4

In diesem Schritt wird Ihnen das Ergebnis des Vergleichs der Daten in der Importdatei und in TimeLog angezeigt. Die farbigen Kreise links geben an, ob Sie die Importdaten noch einmal überprüfen müssen.

• Wenn keine übereinstimmenden Daten vorhanden sind, werden die entsprechenden Zeilen mit einem grünen und die Spalte Neu mit einem blauen Kreis markiert.
• Wenn übereinstimmende Daten vorhanden sind, werden die entsprechenden Zeilen mit einem gelben und die Spalte Ignoriert mit einem blauen Punkt markiert.
• Klicken Sie links von der jeweiligen Zeile auf das Pluszeichen, um sich alle Importdaten anzeigen zu lassen und auszuwählen, welche Datenfelder beim Importieren einbezogen werden sollen.
• Nachdem Sie die Datenfelder geändert haben, wird die Spalte Ersetzen markiert und eventuell bestehende Daten in TimeLog werden überschrieben.
• Überprüfen Sie Ihre Änderungen noch einmal und klicken Sie anschließend auf Weiter sowie im erscheinenden Pop-up-Fenster auf OK, wenn der Import durchgeführt werden soll.

Schritt 5

Nun erhalten Sie eine kurze Zusammenfassung des Importergebnisses.

• Klicken Sie auf Fenster schließen, um den Importvorgang zu beenden und zu TimeLog zurückzukehren.

Die importierten Dateien stehen Ihnen nun in TimeLog zur Verfügung.