SharePoint

Einleitung

TimeLog lässt sich mit Microsoft SharePoint integrieren, sodass TimeLog automatisch Kunden- und Projektordner in SharePoints Dokumentbibliothek erstellt. Sie können die Integration unter Systemadministration -> Integrationen und API -> Integrationen vornehmen.

Beschreibung

SharePoint Online ist die neueste Version von Microsoft SharePoint und Teil des von Microsoft gehosteten Microsoft Office 365. TimeLogs Integration wurde für SharePoint Online entwickelt und kann in einigen Fällen auch für die neueste SharePoint On-Premise-Version eingerichtet werden.

Bitte beachten Sie: Dieser Leitfaden basiert auf einer englischen Version von SharePoint Online, sodass für Menüs, Schaltflächen usw. ausschließlich englische Namen verwendet werden. Außerdem wird hier hauptsächlich die Bezeichnung „SharePoint“ anstelle des vollständigen Produktnamens genutzt.

Integration vorbereiten

Bevor die Integration zwischen TimeLog und SharePoint aktiviert werden kann, muss eine TimeLog-Dokumentbibliothek in SharePoint eingerichtet werden. Sobald die Integration zwischen TimeLog und SharePoint aktiviert ist, werden hier alle Ordner und Dokumente für Projekte und Kunden gespeichert.

Gehen Sie zum Erstellen der Dokumentbibliothek folgendermaßen vor:

• Loggen Sie sich bei SharePoint ein und begeben Sie dich auf die Hauptseite, zum Beispiel https://timelog.sharepoint.com.
• Klicken Sie auf Site Contents und dann auf Add an App. 
• Klicken Sie in der App-Liste auf Document Library.
• Im erscheinenden Pop-up-Fenster geben Sie TLP als Namen für die TimeLog-Bibliothek ein.
• Klicken Sie auf Create.

Hinweis: Die für die Integration verwendende Dokumentbibliothek muss unbedingt den Namen TLP erhalten und der Basisordner TLP im Stammverzeichnis der Dokumentbibliothek erstellt werden, also zum Beispiel https://timelog.sharepoint.com. 

Einrichtung der Integration

Nachdem die Dokumentbibliothek in SharePoint gemäß der Beschreibung oben erstellt wurde, kann die Integration durchgeführt werden.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Integration korrekt durchzuführen:

• Öffnen Sie die Systemadministration und dann Integration und API -> Integrationen.
• Klicken Sie neben der SharePoint-Liste auf Konfigurieren.
• Geben Sie die im FeldURL die Adresse Ihrer SharePoint-Website ein. Wenn Sie die Adresse aus Ihrem Browser kopieren, löschen Sie den Teil, der eventuell hinter „sharepoint.com“ steht, also zum Beispiel https://timelog.sharepoint.com.
• Geben Sie in die jeweiligen Felder einen Benutzernamen (Admin-ID) und ein Password für SharePoint ein. Der Benutzer muss mindestens über Schreibrechte für die Dokumentbibliothek in SharePoint verfügen und agiert dann als Autor aller Ordner in der TLP-Dokumentbibliothek von SharePoint.
• Daraufhin klicken Sie auf Verbindung herstellen, um eine Verbindung mit SharePoint herzustellen.
• Sie können festlegen, wie die Ordner in SharePoint benannt werden sowie ob die Kunden- und Projektnummer enthalten sein sollen. Standardmäßig werden beide als Präfixe verwendet, damit Sie nicht Gefahr laufen, dass Sie oder Ihre Kollegen die Projekte nicht sofort erstellen können.

Nun ist die Integration abgeschlossen und die Verbindung hergestellt. Wenn keine Verbindung hergestellt werden kann, erscheint eine Fehlermeldung und bei Verbindung wird Nicht hergestellt angezeigt. Beheben Sie das in der Fehlermeldung beschriebene Problem und versuchen Sie es erneut.

Hinweis: Der Benutzer, dessen Daten unter „Admin-ID“ und „Admin-password“ eingegeben werden, erstellt alle Ordner in der TLP-Dokumentbibliothek von SharePoint, jedoch nicht unbedingt die Dateien. Die Sicherheitsrechte zur Erstellung neuer Dateien sowie zu deren Anzeige können wie gewohnt direkt in SharePoint eingerichtet werden.

Nachdem die Integration aktiviert wurde, können Sie im Projekt eine Liste der zum Kunden gehörenden Dateien in SharePoint sowie entsprechend auf der Kundenkarte unter dem Menüpunkt Kunden sowie im Zusatzmodul TimeLog CRM sehen.

Zugang zu SharePoint-Dokumenten über Projekte

Wenn die SharePoint-Integration aktiviert ist, können alle Benutzer mit Zugriff auf Projekte die Liste der Dokumente und Unterordner für Projekte sehen, die sich auf SharePoint befinden. Die Inhalte von Dateien und Ordnern können sie jedoch nur einsehen und nur dann Dokumente erstellen, wenn Sie über die erforderlichen Rechte in SharePoint verfügen.

Ein mit dem Projekt verknüpftes Dokument öffnen

Die mit einem Projekt verknüpften Dokumente und Unterordner können im Bereich Projektdetails unter Dateien auf allen Registerkarten außer Einstellungen eingesehen werden. Sie klicken auf das Dokument oder den Unterordner, den Sie öffnen möchten, und jeder Benutzer meldet sich mit seinen eigenen Zugangsdaten bei SharePoint an.

Beim Öffnen eines Dokuments oder eines Unterordners werden Sie aufgefordert, dies dem Computer zu erlauben, da sie sich auf einem externen Server befinden. Die Vorgehensweise ist dieselbe wie beim Arbeiten in SharePoint.

Neue Dokumente mit einem Projekt verknüpfen

Wenn Sie neue Dokumente mit einem Projekt verknüpfen möchten, klicken Sie ganz rechts unter Handlungen auf Ordner in SharePoint öffnen. Anschließend melden Sie sich mit Ihren eigenen Zugangsdaten bei SharePoint an und wechseln dort direkt in den Projektordner.

 Hier klicken Sie unter der Dokumentenliste auf Add document und wählen das gewünschte Dokument wie gewohnt in SharePoint aus. Daraufhin begeben Sie sich zurück zu TimeLog und aktualisieren die Seite, damit Sie das/die neue(n) Dokument(e) in der Liste sehen können.

Hinweis: Der von SharePoint für das Dokument vorgeschlagene Destination Folder darf nicht geändert werden, da das Dokument sonst nicht im Projekt in TimeLog erscheint.

Ein Dokumente aus der Liste und aus SharePoint löschen

Um ein Dokument aus der Liste und aus SharePoint zu löschen, klicken Sie in SharePoint ganz rechts auf Handlungen und Ordner öffnen, dann melden Sie sich wie oben beschrieben bei SharePoint an. 

Daraufhin markieren Sie die gewünschten Dokumente und klicken auf die Schaltfläche Delete. Anschließend gehen Sie zurück zu TimeLog und aktualisieren die Seite.

Zugang zu SharePoint-Dokumenten über die Kundenkarte

Wenn die SharePoint-Integration aktiviert ist, können alle Benutzer mit Zugang zu Kunden und dem Zusatzmodul TimeLog CRM die in SharePoint befindliche Liste der Dokumente und Unterordner sehen. Die Inhalte von Dateien und Ordnern können sie jedoch nur einsehen und nur dann Dokumente erstellen, wenn Sie über die erforderlichen Rechte in SharePoint verfügen.

Die mit einem Kunden verknüpften Dokumente und Unterordner können unter Dateien auf der Kundenkarte unter Kunde/TimeLog CRM eingesehen werden.

Ein mit dem Kunden verknüpftes Dokument öffnen

Um ein Dokument zu öffnen, klicken Sie darauf oder auf den Unterordner, den Sie öffnen möchten, und melden Sie sich mit Ihren eigenen Benutzerdaten bei SharePoint an.

Beim Öffnen eines Dokuments oder eines Unterordners werden Sie aufgefordert, dies dem Computer zu erlauben, da sie sich auf einem externen Server befinden. Die genaue Funktionsweise hängt davon ab, welchen Internetbrowser Sie verwenden.

Neue Dokumente mit einem Kunden verknüpfen

Um ein Dokument mit einem Kunden zu verknüpfen, klicken Sie in SharePoint ganz rechts auf Handlungen und Ordner öffnen, dann melden Sie sich mit Ihren Benutzerdaten bei SharePoint an. Daraufhin gelangen Sie direkt in den Ordner des Kunden in SharePoint, wo Sie unter der Dokumentenliste auf Add document klicken und das gewünschte Dokument wie gewohnt in SharePoint auswählen. Anschließend begeben Sie sich zurück in TimeLog und aktualisieren die Seite, um das/die neue(n) Dokument(e) in der Liste angezeigt zu bekommen.

Hinweis: Der von SharePoint für das Dokument vorgeschlagene Destination Folder darf nicht geändert werden, da das Dokument sonst nicht im Projekt in TimeLog erscheint.

Ein Dokumente aus der Liste und aus SharePoint löschen

Um ein Dokument aus der Liste und aus SharePoint zu löschen, klicken Sie in SharePoint ganz rechts auf Handlungen und Ordner öffnen, dann melden Sie sich wie oben beschrieben bei SharePoint an. 

Daraufhin markieren Sie die gewünschten Dokumente und klicken auf die Schaltfläche Delete. Anschließend gehen Sie zurück zu TimeLog und aktualisieren die Seite.

Dateien aktualisieren

Bitte beachten Sie, dass die Listen in TimeLog höchstens einmal pro Stunde von SharePoint aktualisiert werden und somit neue, geänderte und/oder gelöschte Dateien möglicherweise nicht sofort in den Listen in TimeLog erscheinen, nachdem Sie die Änderungen in SharePoint vorgenommen haben.

Wenn Sie den Kunden- oder Projektnamen in TimeLog ändern

Wenn Sie einen Kunden oder ein Projekt in TimeLog umbenennen, müssen Sie auch den Ordnernamen in SharePoint ändern. Dies geschieht nicht automatisch über die Integration und Sie verlieren die Verknüpfung mit SharePoint, wenn die Ordner unterschiedlichen Namen haben. Wenn Sie einen neuen Ordner erstellen und trotzdem auf die alten Dateien zugreifen möchten, kopieren Sie die Dateien unbedingt in den neuen Ordner in SharePoint, damit sie den Kunden oder das Projekt weiterhin in TimeLog sehen können.