Du har mulighed for at overføre data fra forskellige datakilder som fx Excel, dit CRM-system eller et andet projektværktøj til TimeLog.
Ved at importere dine data sikrer du datakvaliteten, fordi du reducerer antallet af fejl, der typisk opstår i forbindelse med manuel indtastning. Samtidigt er du sikker på at få alle data ind de rigtige steder i TimeLog.
Nogle data kan du selv forberede og sætte op til import, andre data skal vi forberede sammen med dig.
Følgende data kan overføres til TimeLog:
Hvis du vil importere medarbejdere og kunder, kan du selv udfylde importskabelonerne og sende dem til os. Prisen på importen aftales med TimeLog, inden arbejdet starter.
Hvis du overvejer at importere de andre datatyper, skal vi have en dialog om formålet, hvilke data det giver mening at importere, samt hvordan det påvirker resten af systemet.
For hjælp kan du kontakte os på:
Mail support@timelog.dk
Tlf. +45 70 200 645
Vi passer godt på dine data
Hos TimeLog er din sikkerhed vores prioritet. Derfor tager vi alle forholdsregler for, at både dine TimeLogdata og dine persondata er i trygge hænder hos os.
Du kan altid kontakte os på
Telefon
Giv os et kald mandag - fredag kl. 8.00 - 16.00 på tlf. 70 20 06 45.
Send os en e-mail med dine spørgsmål til support@timelog.dk.
Chat
Chat med os mandag - fredag fra kl. 8.00 - 16.00.
Overvejelser inden du importerer dine data
Tid og ressourcer
Du skal afsætte både timer og medarbejdere til importen for at være sikker på, at du kommer i mål.
Tiden du skal bruge afhænger meget af hvilken type og mængden af data, som du ønsker at importere.
Det kræver mere forberedelse, end du tror, når du går i gang med opgaven. 🤓
Opsætning af systemet
Du skal være sikker på, at TimeLog er sat op, så det passer til dine processer og de målinger, du ønsker at foretage. 🛠
Du skal beslutte dig for navne på bl.a. kundestatus, projekttyper og medarbejdertyper inden importen.
Kontakt os, hvis du er usikker på din opsætning.
Lær at bruge systemet først
Vi anbefaler, at du allerede har sat et par medarbejdere og projekter op, inden du begynder importen af resten af dine data.
Måske finder du ud af, at du skal justere på jeres opsætning, når du har lavet et par stykker manuelt og dermed får den rette opsætning af din import. 💡
Import af stamdata
Vær opmærksom på, at vi ikke kan lave en 1-1 import af data fra dine andre systemer, da opsætningerne er forskellige.
Overvej bl.a.
1. Er din projektopbygning strømlinet, så du kan bruge projektskabeloner?
2. Er det vigtigt at få allokeringer med fra starten?
3. Skal du bruge projektspecifikke timepriser? 💰
Import af historiske data
Vi anbefaler, at du overvejer det en ekstra gang, inden vi importerer tidligere time- og fraværsregistreringer i TimeLog.
Det kommer til at påvirke alle beregninger i systemet og kræver ekstra opmærksomhed og tid, når importskabelonerne udfyldes.
Vær opmærksom på, at tidligere fakturaer ikke kan importeres, så du skal lægge alle tidligere registreringer på fakturaer i TimeLog for at låse registreringerne.
Vi ser generelt, at andre kunder ikke anvender dem efter importen og derfor oplever et langsommere system. 👎 Så lad os få en god snak, inden I går i gang.
Opdateringer efter import
Selvom vi hjælper dig med importen, er du ikke helt færdig med arbejdet. 👷♀️
Du skal stadig bl.a.
1. Sikre dig, at alle data er lagt korrekt ind
2. Opdatere dine medarbejdere, kunder og projekter med de oplysninger, som ikke var med i importen
Download og udfyld dine importskabeloner
Sådan importerer du dine data med vores skabeloner
Du skal bruge en TimeLog-skabelon, som du finder her på siden. Hvis du har prøvet det før, kan du hente dine importskabeloner i boksen ved siden af. 👉
OBS: Du må ikke fjerne kolonner fra importskabelonerne. Lad dem stå tomme, hvis de ikke er obligatoriske, og du ikke har brug for data.
Hvad du skal være opmærksom på
- Alle dimensioner, kategorier og typer skal matche navnene fra din opsætning i TimeLog. Hvis du er i tvivl om, hvilket der er det rigtige at bruge, så kan du spørge jeres TimeLog-ansvarlige eller kontakte os på support@timelog.dk
- I nogle af importskabelonerne skal der indsættes en standardværdi, også selvom funktionen ikke er slået til i dit TimeLog. Det kan fx være juridisk enhed. Skriv det samme i feltet for hver række
- Datoer skal skrives i formatet: yyyy-mm-dd, fx 2021-01-25
- Når du skriver land i en kolonne, skal du bruge en ISO-forkortelse, fx DK
- Når du skriver valuta i en kolonne, skal du bruge en ISO-forkortelse, fx DKK
- .csv filformatet bruger afgrænsning i form af semikolon (;), komma (,) eller streg (|). Brug fx et af tegnene til at adskille roller, når du laver en medarbejderimport
Gem din importskabelon som en .csv-fil af typen CSV UTF-8 og send den til os på support@timelog.dk.
Medarbejdere
Når du sender importskabelonen til support@timelog.dk, laver vi importen for dig. Prisen på importen aftales med TimeLog, inden arbejdet starter.
Det her skal du være opmærksom på, når du udfylder importskabelonen:
-
Ledere skal være oprettede i TimeLog, inden du importerer medarbejdere, så de kan tildeles en leder
-
Disse ting skal være oprettede i systemadministrationen, inden importen laves:
- Juridiske enheder, hvis I har TimeLog MLE
- Afdelinger, hvis I har aktiveret dem. Hver afdeling og underafdeling skal have et unikt navn
- Medarbejdertype
- Timepriser
- Kostpriser
- Helligdagskalendere
- Diætsatser
- Normtider
- Løngrupper, hvis I har aktiveret dem
- Brugerroller
-
Det er ikke obligatorisk at angive roller på medarbejdere. Hvis du ikke angiver roller i importen, skal du manuelt tilføre rollerne på hver medarbejder i TimeLog efter importen for at give adgang til siderne i systemet
-
Flere roller kan angives i kolonnen Roller. Hver rolle skal adskilles med et separatortegn (komma, semikolon eller en streg), der er forskelligt fra filens separatortegn. Fx semikolon, hvis kolonnerne i filen separeres med komma
-
Hvis ansættelsesdatoen ikke er angivet, indsættes importdatoen
- Farvemarkering på kolonner:
- Turkis skal altid udfyldes
- Lilla skal udfyldes, hvis funktionen er aktiveret i dit TimeLog
- Ingen farve betyder, at du ikke behøver at udfylde
Download skabelon (på engelsk):
Send den udfyldte skabelon til support@timelog.dk. Husk at angive dit virksomhedsnavn og dine kontaktoplysninger.
Kunder
Når du sender importskabelonen til support@timelog.dk, laver vi importen for dig. Prisen på importen aftales med TimeLog, inden arbejdet starter.
Det her skal du være opmærksom på, når du udfylder importskabelonen:
-
De valutakoder og kundestatusser du indtaster, skal være oprettede i TimeLog
- Hvis du indtaster oplysninger i de felter, som ikke er obligatoriske for importen, skal du sikre dig, at datatyperne og -navne er oprettede i TimeLog, fx branchekoder og betalingsbetingelser
- Farvemarkering på kolonner:
- Turkis skal altid udfyldes
- Ingen farve betyder, at du ikke behøver at udfylde
Download skabelon (på engelsk):
Send den udfyldte skabelon til support@timelog.dk. Husk at angive dit virksomhedsnavn og dine kontaktoplysninger.
Projekter
Når du sender importskabelonen til support@timelog.dk, laver vi importen for dig. Prisen på importen aftales med TimeLog, inden arbejdet starter.
Hvad du skal være opmærksom på, når du udfylder importskabelonen:
- Import af projekter kan kun foretages fra eksisterende projektskabeloner i TimeLog. Hvis der ikke er nogen projektskabeloner, skal du sætte dem op i TimeLog, før projekter kan importeres
- Alle indstillinger fra projektskabelonerne kopieres til projekterne på samme måde, som hvis du bruger projektskabeloner i TimeLog (opgaver, kontrakter, timepriser, hvem kan registrere tid m.m. følger med i importen)
- Hvis du har brug for forskellige projektskabeloner, er det nemmest at oprette de forskellige projektskabeloner først, inden du laver importen. Også selvom der kun er små forskelle i projektskabelonerne
- Navnet i kolonnen Projekttype skal være det nøjagtige navn på en projekttype, som du bruger i TimeLog
- Kundenummer skal være præcis samme nummer som i TimeLog. Projekter kan ikke oprettes i TimeLog, hvis kundenummer ikke er der
- Farvemarkering på kolonner:
- Turkis skal altid udfyldes
- Lilla skal udfyldes, hvis funktionen er aktiveret i dit TimeLog
- Ingen farve betyder, at du ikke behøver at udfylde
Download skabelon (på engelsk):
Send den udfyldte skabelon til support@timelog.dk. Husk at angive dit virksomhedsnavn og dine kontaktoplysninger.
Opgaver
Når du sender importskabelonen til support@timelog.dk, laver vi importen for dig. Prisen på importen aftales med TimeLog, inden arbejdet starter.
Hvad du skal være opmærksom på, når du udfylder importskabelonen:
- Opgaveimport bruges til at importere individuelle opgaver til et eksisterende projekt. Opgaver kan importeres på alle projekte
- Opgaver kan importeres på forskellige WBS-niveauer. Det er et krav, at hovedopgaven allerede findes. Hvis fx en niveau 2-opgave skal importeres, skal hovedopgaven på niveau 1 allerede være oprettet på projektet
- Timepriser skal være oprettet i systemadministrationen
- Farvemarkering på kolonner:
- Turkis skal altid udfyldes
- Blå skal udfyldes, hvis opgaven er på en kontrakt med opgaveopdelt indtægtsføring
- Ingen farve betyder, at du ikke behøver at udfylde
Download skabelon (på engelsk):
Send den udfyldte skabelon til support@timelog.dk. Husk at angive dit virksomhedsnavn og dine kontaktoplysninger.
Kontrakter
Kontraktimport bruges til at importere individuelle kontrakter til et eksisterende projekt. Kontakt os, inden du forbereder data til importen, da der er specifik opsætning i TimeLog, du skal være opmærksom på.
Når du sender importskabelonen til support@timelog.dk, laver vi importen for dig. Prisen på importen aftales med TimeLog, inden arbejdet starter.
Hvad du skal være opmærksom på, når du udfylder importskabelonen:
- Farvemarkering på kolonner:
- Turkis skal altid udfyldes
- Lilla skal udfyldes, hvis funktionen er aktiveret i dit TimeLog
- Blå skal udfyldes, hvis det er en kontrakt med opgaveopdelt indtægtsføring eller klippekort
- Ingen farve betyder, at du ikke behøver at udfylde
De afregningsmodeller, der understøttes til import, er:
- Medgået tid
- Standard
- Acontofakturering med slutafstemning
- Klippekort
- Fast pris
- Standard
- Opgaveopdelt indtægtsføring
Download skabelon (på engelsk):
Send den udfyldte skabelon til support@timelog.dk. Husk at angive dit virksomhedsnavn og dine kontaktoplysninger.
Betalinger
Kontakt os, inden du forbereder data til importen, da der er specifik opsætning i TimeLog, du skal være opmærksom på.
Når du sender importskabelonen til support@timelog.dk, laver vi importen for dig. Prisen på importen aftales med TimeLog, inden arbejdet starter.
Hvad du skal være opmærksom på, når du udfylder importskabelonen:
- Betalinger kan importeres på de 4 kontrakter
- Medgået tid
- Acontofakturering med slutafstemning
- Klippekort
- Fast pris
- Standard
- Opgaveopdelt indtægtsføring
- Medgået tid
- De kontrakter, som betalingerne importeres til, skal eksistere i TimeLog, før du foretager importen
- Kolonner markeret med blå er kontraktspecifikke for betalinger på Fast pris - Opgaveopdelt indtægtsføring-kontrakter
- Farvemarkering på kolonner:
- Turkis skal altid udfyldes
- Blå skal udfyldes, hvis det er en kontrakt med opgaveopdelt indtægtsføring
- Ingen farve betyder, at du ikke behøver at udfylde
Download skabelon (på engelsk):
Send den udfyldte skabelon til support@timelog.dk. Husk at angive dit virksomhedsnavn og dine kontaktoplysninger.
Projektudgifter
Kontakt os, inden du forbereder data til importen, da der er specifik opsætning i TimeLog, du skal være opmærksom på.
Når du sender importskabelonen til support@timelog.dk, laver vi importen for dig. Prisen på importen aftales med TimeLog, inden arbejdet starter.
Hvad du skal være opmærksom på, når du udfylder importskabelonen:
- Alle kolonner med dimension eller typer fra TimeLog skal matche det navn, der bruges i TimeLog. Fx Udgiftstype skal være det nøjagtige navn som på en udgiftstype i TimeLog.
- Farvemarkering på kolonner:
- Turkis skal altid udfyldes
- Ingen farve betyder, at du ikke behøver at udfylde
Download skabelon (på engelsk):
Importskabelon - Projektudgifter
Send den udfyldte skabelon til support@timelog.dk. Husk at angive dit virksomhedsnavn og dine kontaktoplysninger.
Timeregistreringer og fravær
Kontakt os, inden du forbereder data til importen, da der er specifik opsætning i TimeLog, du skal være opmærksom på.
Når du sender importskabelonen til support@timelog.dk, laver vi importen for dig. Prisen på importen aftales med TimeLog, inden arbejdet starter.
OBS: I må ikke arbejde i systemet, mens importen køres.
Hvad du skal være opmærksom på, når du udfylder importskabelonen:
- Tidsregistreringer og fravær importeres sammen. Ved import af historiske tidsregistreringer justeres omkostningerne og timeprisen for medarbejderen til at matche data i importskabelonen
- Timepriser behøver ikke være oprettet i systemadministrationen
- Farvemarkering på kolonner:
- Turkis skal altid udfyldes
- Lilla skal udfyldes, hvis funktionen er aktiveret i dit TimeLog
- Ingen farve betyder, at du ikke behøver at udfylde