SharePoint

Introduktion

I TimeLog er der mulighed for at integrere til Microsoft SharePoint, så TimeLog automatisk opretter mapper for kunder og projekter i SharePoints dokumentbibliotek.Du opsætter integrationen i Systemadministrationen -> Integrationer & API -> Integrationer.

Beskrivelse

SharePoint Online er den seneste version af Microsoft SharePoint og en del af Microsoft Office 365-pakken, som er hostet af Microsoft. TimeLogs integration er udviklet til SharePoint Online, og integrationen kan i nogle tilfælde også oprettes til seneste SharePoint on premise version.

Vær opmærksom på: Denne vejledning tager udgangspunkt i en engelsk version af SharePoint Online, og der er derfor udelukkende anvendt de engelske navne på menuer, knapper osv. Det er hovedsageligt kun betegnelsen ”SharePoint”, der er anvendt i denne vejledning i stedet for at skrive produktnavnet fuldt ud.

---

Klargøring af integrationen

Inden integrationen mellem TimeLog og SharePoint kan aktiveres, skal der oprettes et TimeLog-dokumentbibliotek i SharePoint. Når integrationen mellem TimeLog og SharePoint er aktiveret, vil alle de mapper og dokumenter, som vedrører projekter og kunder, blive gemt her.

Du skal følge disse trin for at oprette et dokumentbibliotek:

• Log på SharePoint og navigér til hovedsiden, fx https://timelog.sharepoint.com
• Klik på Site Contents, Add an App 
• Klik på Document Library i listen af apps
• I den pop-up der kommer frem indtastes TLP som navn på TimeLog-biblioteket
• Klik på Create

NB! Det er vigtigt, at det dokumentbibliotek, der skal bruges i integrationen, får navnet TLP og grundfolderen TLP oprettes i roden af dokumentbiblioteket, fx https://timelog.sharepoint.com 

---

Opsætning af integrationen

Når dokumentbiblioteket på SharePoint er oprettet, som beskrevet ovenfor, kan integrationen udføres.

Du skal følge disse trin for at opsætte integrationen korrekt:

• Gå ind i systemadministrationen under Integration og API -> Integrationer
• Klik på linket Konfigurér ud for SharePoint i listen
• Angiv adressen til jeres SharePoint-site i feltet URL. Fjern den del af adressen, som eventuelt står efter ”sharepoint.com”, fx https://timelog.sharepoint.com, hvis du kopierer adressen fra din browser
• Angiv et brugernavn (Admin-ID) og password til SharePoint i de tilhørende felter. Brugeren skal som minimum have skriverettigheder til dokumentbiblioteket på SharePoint og vil herefter optræde som forfatter på alle mapperne i TLP-dokumentbiblioteket på SharePoint
• Klik herefter på Opret forbindelse for at skabe forbindelse til SharePoint
• Du kan bestemme, hvordan mapperne i SharePoint skal navngives, samt hvor kundenr. og projektnr. skal skrives på. Som standard er angivet, at begge skrives på som præfix, så du ikke risikerer, at du eller dine kollegaer ikke kan oprette projekterne med det samme

Nu er integrationen udført og forbindelsen er oprettet. Hvis det ikke lykkedes at skabe forbindelse, dukker en fejlmeddelelse op, og for Forbindelse vil der stå Ikke etableret. Ret fejlene i henhold til fejlmeddelelsen og prøv igen.

NB! Den bruger, hvis oplysninger indtastes i Admin-ID og Admin-password, vil blive forfatter på alle mapperne i TLP-dokumentbiblioteket på SharePoint, men ikke nødvendigvis til filerne. Sikkerhedsrettigheder for oprettelse af nye filer, samt visning af dem, kan opsættes som normalt direkte i SharePoint.

Når integrationen er aktiveret, vil du på projektet kunne se en liste over filer med relation til kunden på SharePoint og tilsvarende på kundekortet i menupunktet Kunder og i tilkøbsmodulet TimeLog CRM.

---

Adgang til SharePoint-dokumenter via projekter

Når integrationen til SharePoint er aktiveret, kan alle brugere med adgang til projekter se listen af dokumenter og undermapper til projekter, som ligger på SharePoint. De kan kun se indholdet af filer og mapper samt oprette dokumenter, hvis de har de fornødne rettigheder i SharePoint.

Åbn et dokument som er tilknyttet projektet

De dokumenter og undermapper som er tilknyttet et projekt, kan ses under Filer i sektionen Projektdetaljer på alle faner undtagen Indstillinger. Du klikker på det dokument eller den undermappe, du ønsker at åbne, og den enkelte bruger logger på SharePoint med sine egne brugeroplysninger.

Når du åbner et dokument eller en undermappe, vil du blive bedt om at give computeren tilladelse til at åbne dokumentet eller undermappen, da det ligger på en ekstern server. Fremgangsmåden er den samme, som når du arbejder i SharePoint.

Tilknyt nye dokumenter til projektet

Du tilknytter nye dokumenter til projektet ved at klikke på Åbn mappe i SharePoint under Handlinger yderst til højre. Herefter logger du på SharePoint med dine egne brugeroplysninger og kommer direkte til projektets mappe i SharePoint.

 Her klikker du på Add document under listen med dokumenter, og vælger det ønskede dokument, som det normalt gøres i SharePoint. Herefter går du tilbage til TimeLog og opdaterer siden, så du kan se de(t) nye dokument(er) i listen.

NB! Den Destination Folder som SharePoint foreslår til dokumentet, bør ikke ændres, da dokumentet ellers ikke vil optræde på projektet i TimeLog.

Slet et dokument fra listen og fra SharePoint

Hvis du vil slette et dokument fra listen og fra SharePoint, klikker du på Åbn mappe i SharePoint under Handlinger yderst til højre og logger på SharePoint som beskrevet ovenfor. 

Herefter markerer du det ønskede dokument og klikker på Delete-tasten. Gå derefter tilbage i TimeLog og opdatér siden.

---

Adgang til SharePoint-dokumenter via kundekortet

Når integrationen til SharePoint er aktiveret, kan alle brugere med adgang til Kunder og tilkøbsmodulet TimeLog CRM se listen af dokumenter og undermapper til kunden, som ligger på SharePoint. De kan kun se indholdet af filer og mapper samt oprette dokumenter, hvis de har de fornødne rettigheder i SharePoint.

De dokumenter og undermapper som er tilknyttet en kunde kan ses under Filer på kundekortet under Kunder/TimeLog CRM.

Åbn et dokument som er tilknyttet kunden

Hvis du vil åbne et dokument, klikker du på det eller den undermappe, som du ønsker at åbne, og logger på SharePoint med dine egne brugeroplysninger.

Når du åbner et dokument eller en undermappe, vil du blive bedt om at give computeren tilladelse til at åbne det/den, da det/den ligger på en ekstern server. Præcis hvordan det foregår, afhænger af, hvilken internetbrowser du benytter.

Tilknyt nye dokumenter til kunden

Hvis du vil knytte et dokument til kunden, klikker du på Åbn mappe i SharePoint under Handlinger yderst til højre, og logger på SharePoint med dine egne brugeroplysninger. Herefter kommer du direkte til kundens mappe i SharePoint, hvor du klikker på Add document under listen med dokumenter og vælger det ønskede dokument, som det normalt gøres i SharePoint. Gå derefter tilbage til TimeLog og opdatér siden for at se de(t) nye dokument(er) i listen.

NB! Den Destination Folder som SharePoint foreslår til dokumentet, bør ikke ændres, da dokumentet ellers ikke vil optræde på projektet i TimeLog.

Slet et dokument fra listen og fra SharePoint

Hvis du vil slette et dokument fra listen og fra SharePoint, klikker du på Åbn mappe i SharePoint under Handlinger yderst til højre og logger på SharePoint som beskrevet ovenfor. 

Herefter markerer du det ønskede dokument og klikker på Delete-tasten. Gå derefter tilbage i TimeLog og opdatér siden.

Opdatering af filer

Vær opmærksom på, at listerne i TimeLog opdateres fra SharePoint højst én gang i timen, og dermed vil nye, ændrede og/eller slettede filer måske ikke fremgå af listerne i TimeLog lige efter, at du har lavet ændringerne i SharePoint.

Hvis kunde eller projekt ændrer navn i TimeLog

Hvis du skifter navn på en kunde eller et projekt i TimeLog, skal du huske også at ændre mappens navn i SharePoint. Det gøres ikke automatisk via integrationen, og du mister linket til SharePoint, hvis mapperne ikke hedder det samme. Hvis du vælger at oprette en ny mappe, og du stadig vil have adgang til de gamle filer, skal du huske at kopiere filerne over i den nye mappe i SharePoint, så du kan se dem på kunden eller projektet i TimeLog.