Hur lägger jag till eller registrerar en projektrelaterad kostnad?

1. Klicka på plussymbolen i genvägsfältet för att skapa ett nytt utlägg.
   
2. Välj "+Projektkostnad"
   
   

Utgiftsdetaljer

Ange följande information för varje utgift. Se till att alla obligatoriska fält (markerade med *) är ifyllda.

• Datum för utgift *
  Välj det datum då utgiften uppstod, enligt kvittot eller fakturan.

• Leverantör
  Ange namnet på leverantören (t.ex. hotell, flygbolag, restaurang). Detta hjälper ekonomiavdelningen att följa upp kostnader per leverantör.

• Betalningsmetod *
  Välj hur utgiften betalades (t.ex. företagskort, privat kort, kontanter). Detta är viktigt för korrekt ersättning och bokföring.

• Belopp inkl. moms *
  Ange totalbeloppet inklusive moms. Detta ska stämma överens med beloppet på kvittot, fakturan eller annan dokumentation för utgiften.

• Valuta *
  Välj den valuta som användes vid köptillfället. Använd den valuta som står på kvittot eller fakturan.

• Momsbelopp *
  Detta fält beräknas normalt automatiskt baserat på er organisations momsinställningar. Kontrollera att det beräknade beloppet stämmer med dokumentationen. Om er organisation tillåter det kan du justera beloppet vid behov.

• Typ av kostnad *
  Välj den kategori som bäst beskriver utgiften (t.ex. resa, logi, måltider, programvara, kontorsmaterial). Korrekt kategorisering ger mer träffsäker rapportering och projektlönsamhetsanalys.

• Fakturerbar
  Markera detta alternativ om utgiften ska faktureras till en kund. Fakturerbara utgifter blir då tillgängliga att ta med på projektfakturor.

• Kommentar
  Lägg till en kort kommentar om det är relevant för er organisation (t.ex. ”Kundmöte i Stockholm”, ”Taxi från flygplats till kundkontor”). Detta hjälper attestansvariga och ekonomi att förstå sammanhanget.

Projektinformation

Koppla utgiften till rätt projekt och medarbetare för att säkerställa korrekt rapportering och fakturering:

• Medarbetare *
  Det här fältet är som standard förifyllt med dig. Ändra det bara om du registrerar en utgift för en annan medarbetare (enligt era interna processer).

• Kund
  Välj den kund som är kopplad till utgiften, om det är tillämpligt. Detta rekommenderas för fakturerbara utgifter.

• Projekt *
  Välj det projekt som utgiften ska kopplas till. Detta säkerställer att beloppet tas med i projektets kostnads- och marginalberäkningar.

• Avtal (om tillämpligt)
  Om projektet har flera avtal eller kontrakt väljer du det relevanta avtalet så att utgiften hanteras korrekt vid fakturering och rapportering.

Projektfinanser

Ibland finns det förutsättningar som är specifika för varje projekt, till exempel förväntad vinstmarginal eller fakturerbart belopp. Uppdatera dessa i den här sektionen:

• Projektkostnad *
  Detta fält fylls i automatiskt baserat på beloppet och momsen som angivits i sektionen Utgiftsdetaljer.

• Vinst %*
  Baserat på dina projektinställningar kan detta fält vara redigerbart.

• Fakturerbart belopp *
  Det totala belopp som kommer att visas på en faktura.

Bifoga kvitto eller faktura

Bifoga dokumentation så att utgiften kan godkännas och vid behov granskas:

• Dra och släpp filen i den högra sidopanelen
  ELLER
• Klicka på ”Klicka för att välja filer” och ladda upp från din enhet.

För fler filalternativ klickar du på knappen med ”…” uppe till höger. Här kan du:

• Ladda upp fler kvitton eller fakturor
• Ladda ner originalfilen
• Ta bort filen om du har laddat upp fel dokument

Se till att den uppladdade filen är läsbar och tydligt visar datum, belopp, moms och leverantör.

Spara utgiften

• Klicka på ”Spara” när du är klar med att skapa utgiften.
• Klicka på ”Spara och ny” om du direkt vill registrera en ny utgift.

Om du behöver börja om när som helst kan du återställa formuläret och ange informationen igen från början.

Redigera ett utlägg

• Hitta ditt projekt genom att använda K-baren eller på något annat sätt som du brukar hitta projekt
• Klicka på rullgardinsmenyn bredvid ”Ekonomi” och välj ”Utlägg”
  
• Klicka på pennikonen bredvid utlägget för att redigera det.
  
• Nu kan du göra de justeringar av utlägget som du tycker behövs.