Värdeberäkningsmodeller på fastprisprojekt

Introduktion

När man säljer tjänster till ett fast pris kan det ibland uppstå fördröjningar mellan när tjänsten utförs och när den faktureras. Då kan det vara vanskligt att räkna ut månatlig omsättning per kund, projekt, medarbetare eller totalt eftersom månadens fakturerade belopp inte är samma som månadens omsättning.

TimeLog kan därför automatiskt räkna ut den producerade omsättningen för fastprisprojekt utifrån budget, betalningar, registrerad tid och registrerade utgifter. Här kan du konfigurera hur TimeLog ska beräkna framdrift och omsättning för fastprisprojekt.

Beskrivning

Värdeberäkning för fastprisprojekt

När man säljer tjänster till ett fast pris kan det ibland uppstå fördröjningar mellan när tjänsten utförs och när den faktureras. Då kan det vara svårt att räkna ut månatlig omsättning per kund, projekt, medarbetare eller totalt eftersom månadens fakturerade belopp inte är samma som månadens omsättning.

TimeLog kan därför automatiskt räkna ut den producerade omsättningen för fastprisprojekt utifrån budget, betalningar, registrerad tid och registrerade utgifter.

Använd formel:

Producerad omsättning = avtalets slutförandegrad * summan av avtalets betalplan

På denna sida kan du konfigurera hur TimeLog ska beräkna slutförandegraden och omsättningen av arbete på fastprisprojekt. Observera att inställningarna på denna sida endast påverkar värdeberäkningen av arbete (t). Värdeberäkning för externa kostnader på fastprisavtal hanteras på själva avtalet.

Notera: TimeLog utför även en automatisk värdering av producerad omsättning utifrån utgifter och resor. Detta konfigureras inte på denna sida utan på själva avtalet.

Beräkning av slutförandegrad

Beräkningar av producerad omsättning på ett fastprisavtal bygger på en procentdel av avtalets slutförandegrad.

Slutförandegraden för arbete (timmar) kan beräknas utifrån använda timmar eller registrerat värde av använda timmar (se detaljerad förklaring av begreppen härunder).

Utifrån använda timmar

När TimeLog är inställt till att beräkna slutförandegraden utifrån använd tid används följande formel:

Slutförandegrad = Använd tid/Budget, timmar (avtalsbudget)

Exempel:

Budget, timmar:         100 
Använda timmar:   10
Slutförandegrad:   10/100 = 10 %

 

Denna modell är den enklaste och rekommenderas främst till företag som inte vill mäta eller använda provisionsbaserad lön utifrån personlig omsättning, då den inte tar hänsyn till om någon medarbetare i projektet debiterar ett högre timpris än andra.

Värde baserat på antal använda timmar

När TimeLog är inställt till att beräkna slutförandegraden utifrån värdet av använda timmar används följande formel:

Slutföradegrad, timmar = Värde av använda timmar/Budgeterat belopp (avtalsbudget)

Exempel:

Budget, belopp:      100 000
    5 timmar á 1 000 = 5 000
Värde av använda timmar:   5 timmar á 500 = 2 500
Slutförandegrad:   (5 000 + 2 500) / 100 000 = 7,5 %

 

Denna modell rekommenderas till företag som vill mäta och eventuellt betala provisionsbaserad lön till medarbetare utifrån deras personliga omsättning eftersom modellen har stöd för att en del medarbetare har ett högre timpris gentemot kund än andra (t.ex. seniorkonsulter vs. juniorkonsulter).

Utjämningsmetod

TimeLog stöder löpande inkomstföring (bokföring) av värden på fastprisprojekt. Utan intäktsföring sker automatisk inkomstföring/bokföring av inkomster för ett projekt när:

  • en bokföringsperiod stängs för fakturering
  • ett avtal markeras som Avslutat eller Arkiverat.

När intäktsföring är aktiverat måste användaren själv skapa bokföringsbilagor och kan redigera inkomstförslagen som TimeLog föreslår - bland annat detaljfördelningen för varje enskild konsult/medarbetare.

Inställningarna under Utjämningsmetod hanterar en eventuell situation där det redan finns ett inkomstfört värde för ett fastprisprojekt men då projektledaren ändrar projektets budget eller avtalssumma (summan av betalningar) i efterhand. När detta sker kommer det intäktsförda värdet för projektet inte längre stämma med projektets slutförandegrad, och ni kommer behöva utjämna felet.

Exempel:

Januari    
Budget:   100 timmar
Avtalssumma:   100 000
Använda timmar:      10 timmar
Slutförandegrad:   10% (10/100 timmar)
Producerat värde:   10 000 (100 000 * 10%)
Intäktsfört värde:   10 000 (Bokfört på bokföringsbilaga)

 

Den 1. februari uppskattar projektledaren att budgeten behöver ökas till 200 timmar.

Ny budget:     200 timmar
Avtalssumma:   100 000
Använda timmar:   10 timmar
Slutförandegrad:   5% (10/200 timmar)
Korr. producerat värde:   5000 (100 000 * 5 %)
Intäktsfört värde:   10 000 (Bokfört på bokföringsbilaga)
Nödvändig korrigering:   -5000

 

TimeLog erbjuder tre modeller till att korrigera avvikelser som i ovanstående exempel.

Direktutjämning av avvikelser mellan estimerat värde och värdetillskrivning på projektet utan möjlighet att skapa negativa intäktsföringsposter.

När denna modell används kommer alla producerade timmar efter januari få värdet 0 tills det producerade värdet överskrider det intäktsförda värdet. I ovanstående exempel sker detta vid 20 registrerade timmar = slutförandegrad 10 %. Om fler timmar registreras delas alla ej inkomstförda timmar pro rata, ie. differensen mellan producerat värde och intäktsfört dito.

Denna modell säkrar att medarbetarna aldrig tappar omsättning genom att registrera tid på kunden. Modellen används dock sällan.

Direktutjämning av avvikelser mellan estimerat värde och värdetillskrivning på projektet med möjlighet att skapa negativa intäktsföringsposter.

När denna modell används kommer alla producerade timmar efter januari få ett negativt värde tills det producerade värdet överskrider det intäktsförda värdet. I ovanstående exempel sker detta vid 20 registrerade timmar = slutförandegrad 10 %.

Så länge det har registrerats mindre än 20 timmar kommer de ej intäktsföra timmarna fördelas pro rata på det negativa värdet på -5 000.

Om fler timmar registreras så delar ej inkomstförda timmar pro rata differensen mellan producerat värde och intäktsfört dito.

Denna modell följer sedvanlig praxis om att bokföra förluster så snart de godkänts. Modellen är inte lämplig för företag som betalar ut provisionsbaserad lön utifrån producerad omsättning.

Jämn utjämning (över projektets resterande period) av avvikelser mellan projektets estimerade värde och värdetillskrivning.

När denna modell används kommer kalkylen nollställas efter varje intäktsföring och en ny beräkning som bygger på avtalets resterande budget och summa kommer göras.

Exempel:

Januari    
Budget, timmar:   100
Avtalssumma:   100 000
Använda timmar:   10 timmar
Slutförandegrad:   10% (10/100 timmar)
Producerat värde:   10 000 (100 000 * 10 %)
Intäktsfört värde:   10 000 (Bokfört på bokföringsbilaga)

 

Februari
Den 1. februari uppskattar projektledaren att budgeten behöver ökas till 200 timmar.

Ny restbudget, timmar:   190 (200 timmar – 10 registrerade timmar i januari)
Ny resterande avtalssumma:   90 000 (100 000 – 10 000 indtäktsförd i januari)
Använda timmar i februari:   10 
Slutförandegrad:   5,26 % (10/190 timmar)
Producerat värde januari:   10 000
Producerat värde februari:   4 734 (90 000 * 5,26 %)
Producerat värde totalt:   14 734

 

Hade 200 timmar budgeterats redan i januari så hade värdet av februaris timmar varit 5 000. Differensen på 5 000 och 4 734 beror på att TimeLog fördelar januaris avvikelse jämnt över resterande timmar.

Denna solidariska modell är väl lämpad för projektverksamheter som driver långvariga projekt med flera projektdeltagare i projekten eftersom nedskrivningar fördelas jämnt på alla projektets timmar (att jämföra med enbart de första eller sista timmarna).

Detta är TimeLogs standardinställning och den mest utbredda beräkningsmodellen för alla branscher.

Intäktsföring på kontrakttyperna Löpande driftsavtal och Löpande varufakturering

När du använder dessa båda avtalstyper kan du välja mellan två sätt att göra omsättningsfördelningen på om du inte har använt upp avtalets hela värde under en månadsperiod som avslutas. 

  • Modell 1: Överskjutande värde för perioden fördelas över registreringar under perioden som ännu inte har intäktsförts och tillfaller därmed medarbetarna
  • Modell 2: Registreringar för perioden behåller sitt värde och ev. överskjutande värde läggs på en tom intäktsföringsrad och tillfaller därmed företaget

Exempel:
Ett löpande driftsavtal budgeteras med 10 timmars arbete per månad till ett timpris på 1 000 SEK. Här har dina medarbetare registrerat 6 timmar = 6 000 SEK som ger 4 000 SEK i oanvänt värde.

Med intäktsföring enligt modell 1 skrivs timmarnas värde upp från 6 000 till 10 000 SEK. Med intäktsföring enligt modell 2 behålls timmarna med ett värde på 6 000 och 4 000 SEK intäktsförs via en separat intäktsföringsrad på avtalet.

Särskilda anteckningar

Notera att aktuell beräkningsmodell sparas tillsammans med projektet när projektet skapas. Om modellen ändras vid en senare tidpunkt kommer ändringen endast slå igenom på de projekt som skapas efter ändringen.

Ändras modellen fram och tillbaka kan det bidra till att er framdrift på projekten inte blir jämförbar eftersom de använder olika beräkningsmodeller.

Vi rekommenderar därför att ni överväger noga innan ni ändrar beräkningsmodell eftersom det har inflytande på er rapportering.

Senast uppdaterad 01 jul 2020