Fakturautkast

Introduktion

I fakturautkast skapar du dig snabbt överblick och kan söka efter bokförda fakturor, krediteringar, bokföringsbilagor och påminnelser som ännu inte bokförts. Du kan söka efter utkast utifrån en rad olika parametrar som kund, fakturanummer (eller nummerserie), projekt och specifika avtal, valuta samt den avdelning fakturan tillhör. Ikoner vid varje faktura gör det enkelt att utföra specifika handlingar som radera, skriva ut och bokföra, direkt på utkastet eller för flera utkast på samma gång.

Beskrivning

Fakturautkast visar normalt alla fakturautkast oavsett när de skapades och vem som äger dem. Visningen kan anpassas genom en rad olika filtreringsalternativ.

Filtrering

Under Visa och Visa detaljer väljer du de sökkriterier som du vill använda. Bredvid Visa-knappen finns en pil nedåt-funktion som låter dig spara nuvarande filter eller använda filter som du sparat tidigare.

När vi talar om fakturautkast i denna text så innefattar begreppet fakturor och utkast men även relaterade dokument som krediteringsbilagor, bokföringsbilagor och påminnelser.

Kund: Visa endast fakturautkast för denna kund.
Projektledare: Visa endast fakturautkast för projekt som hanteras av denna projektledare.
Projekt: Visa endast fakturautkast för detta projekt.
Fas: Visa endast fakturautkast där detta avtal finns med – kan endast väljas om ett projekt har valts.
Avtal: Visa endast fakturautkast där detta avtal finns med – kan endast väljas om ett projekt har valts.
Prismodell: Visa endast fakturautkast där denna sätt ingår (upp till åtta kategorier).
Standardperiod: Visa endast fakturautkast som skapats i denna förvalda period.
– Period: Visa endast fakturautkast med förväntat faktureringsdatum i denna period.
Fritextsökning: Fritextsökningen söker på kundnamn, fakturabenämning och fakturameddelande.
Kundkontakt: Visa endast fakturautkast där denna kontakt är angiven på utkastets attentionrad.
Säljare: Visa endast fakturautkast för projekt där denna person är säljare.
Partner*: Visa endast fakturautkast för projekt där denna person är partner.
Avdelning, projekt*: Visa endast fakturautkast där vald avdelnings projekt ingår (endast tillgängligt med Avdelningsstruktur)
Avdelning, faktura*: Visa endast fakturautkast där vald avdelning står som kundansvarig till utkastet. Som standard får utkastet samma koppling till avdelningen som den person som skapar det. Detta kan ändras innan fakturan bokförs (endast med Avdelningsstruktur)
Fakturatyp: Visa endast dokument av vald typ (fakturautkast och kreditnotor är standard)
Fakturadesign: Visa endast fakturautkast som bygger på denna design
Valuta: Visa endast fakturautkast i denna valuta

*Dessa filtreringsalternativ kan vara dolda om de har inaktiverats i systemadministrationen, eller om de inte är tillgängliga i din version av TimeLog.

Visningsalternativ

Visa ej attesterade: Visa även fakturautkast som ännu inte har attesterats för bokföring. Detta görs i själva utkastet eller i resultatlistan. Se mer nedan.
Visa totalsumma: Visa en extra kolumn Totalsumma ink. moms i sökresultatet.
Visa moms: Visa en extra kolumn Moms i sökresultatet.
Visa intern kommentar: Visa en extra kolumn Intern kommentar i sökresultatet. Intern kommentar är ett extra fält på fakturautkastet där man kan notera information som inte ska visas på kundens faktura.
Visa bokförda: Om vald så tas även bokförda fakturor, kreditbilagor mv. med i visningen för att ge en komplett bild. Det är inte möjligt att utföra handlingar på bokförda fakturor direkt via listan. Om du klickar på fakturanumret i kolumnen Fakturanr. så öppnas fakturan för kontroll.

Resultatlista

Öppna ett utkast genom att klicka på Utkast i kolumnen Fakturanr. eller på ikonen Visa faktura. Det är möjligt att sortera alla kolumner genom att klicka på överskriften.
Till höger om varje rad finns ikoner med följande betydelser:

• Grå cirkel Fakturan är ej attesterad för bokföring
• Grön bock Fakturan är attesterad för bokföring

Du kan ändra status genom att klicka på Attestera för bokföring på själva fakturan eller genom att klicka och ändra status direkt vid cirkeln i resultatlistan.

Ikonerna i de enskilda fakturaraderna gör det enkelt att utföra handlingar för det specifika utkastet. Klickar du på ikonerna, öppnas tillhörande handlingsalternativ.

De sex ikonerna från vänster mot höger är:

• Redigera fakturautkast
• Bokför fakturautkast
• Radera fakturautkast
• Kopiera fakturautkast
• Skriv intern kommentar på fakturautkastet
• Skriv ut fakturautkast

Om du markerar flera checkboxar till höger om raderna i resultatlistan, kan listan Välj handling utföra den önskade handlingen på flera fakturautkast samtidigt. Denna funktion kan t.ex. användas till att bokföra alla valda linjer eller till att ändra status till Attestera för bokföring. Klicka därefter på OK-knappen för att utföra vald handling.

Särskilda anteckningar

Det är möjligt att spara förkonfigurerade filtreringar och layouter under Sidinställningar. Den är även möjligt att justera vilket standardfilter som skall visas när sidan öppnas och om sidan automatiskt ska visa data som ryms i detta standardfilter när den öppnas.

Det går inte att använda handlingsmenyn till att hantera bokförda bilagor i Fakturautkast-rapporten.

SPARA AUTOMATISKT: Notera att denna sida sparas automatiskt varje gång du ändrar och lämnar ett fält. Det kan uppstå en liten fördröjning när systemet sparar, så lämna inte sidan förrän det fält som du rättade blinkar grönt för att indikera att data har sparats.