Skip to content
  • There are no suggestions because the search field is empty.

Tripletex finans integrasjon (Norwegian)

Integrasjonen mellom TimeLog og Tripletex gir fleksibelt samarbeid mellom de to systemene.

Description

Integrasjonen har fĂžlgende fordeler:

  • Enkel og rask oppretting av fakturaer, basert pĂ„ prosjektregistreringer
  • Økonomiske analyser kan gjennomfĂžres i TimeLog med alle tilgjengelige dimensjoner (medarbeider, prosjekttype, prosjektkategori, avdeling osv.) inkl. den Ăžkonomiske rapporteringen
  • Prosjektlederne finner all informasjon om fakturering i TimeLog og trenger derfor ikke tilgang til Tripletex, sĂ„ du sparer penger pĂ„ lisenser
  • OverfĂžring av fakturaer til Tripletex sparer tid og gir Ăžkt kvalitetssikring rundt korrekt fakturering.

Fra TimeLog til Tripletex funksjoner:

  • Automatisk overfĂžring av kunder
  • Automatisk overfĂžring av kontakter
  • Automatisk overfĂžring av ansatte
  • Automatisk overfĂžring av fakturaer
  • Automatisk overfĂžring av fakturaspesifikasjon
  • Automatisk overfĂžring av prosjekter (krever Tripletex Komplett)
  • OverfĂžring av prosjektutgifter inkl. blindtarm

Fra Tripletex til TimeLog funksjoner:

  • Import av kunder
  • Import av varenumre
  • Enkel overfĂžring av leverandĂžrutgifter via Import av prosjektutgifter
  • Automatisk avstemming av fakturaer nĂ„r de er merket som betalt i Tripletex

Legg til Tripletex-integrasjon

VÊr oppmerksom pÄ at for Ä lage integrasjonen mÄ Integrasjoner (API 2.0) vÊre aktivert i din Tripletex-installasjon, og du mÄ vÊre superbruker i Tripletex for Ä kunne opprette forbindelsen mellom TimeLog og Tripletex.

NÄr tilkoblingen er etablert, vises en hake ved siden av Tilkobling etablert, og du fÄr nÄ muligheten til Ä utfÞre integrasjonskonfigurasjon.

 

Trinn 1 – Oppsett

Velg om du vil manuelt styre overfÞringen av kunder og kontakter til Tripletex, eller om de skal overfÞres automatisk pÄ den fÞrste fakturaen de legges pÄ. NÄr de er overfÞrt, synkroniseres oppdateringer i TimeLog automatisk med Tripletex.

  • NĂ„r kunder opprettes/oppdateres i TimeLog
  • Skjer automatisk nĂ„r fĂžrste faktura overfĂžres

 

1 NĂ„r kunder opprettes/oppdateres i TimeLog

Velger du dette alternativet, kan du overfÞre kunden din manuelt fra TimeLog til Tripletex ved Ä gÄ til kundekortet og klikke pÄ de tre prikkene ved siden av kundenavnet. Her velger du Koble kunde med integrasjon, som Äpner en pop-up, klikker deretter pÄ den svarte prikken for Ä linke og klikker OK. TimeLog kundenummer overfÞres til ny kunde i Tripletex.

Senere oppdateringer av kundeinformasjonen i TimeLog overfÞres automatisk til Tripletex nÄr Oppdater-knappen trykkes.

OverfÞring av kontaktpersoner skjer pÄ samme mÄte via TimeLog kontaktperson.

PÄ samme mÄte kan du ogsÄ fjerne lenken igjen ved Ä Äpne den aktuelle kunden eller kontakten og klikke pÄ de tre prikkene. Den Äpner samme pop-up der du nÄ har muligheten til Ä klikke pÄ haken for Ä fjerne koblingen. Du kan deretter se status for kommunikasjonen i integrasjonsloggen.

2 Skjer automatisk nÄr den fÞrste fakturaen overfÞres

Denne funksjonaliteten blir aktiv nÄr du har aktivert integrasjonen.

NÄr du har valgt denne funksjonen, opprettes nye TimeLog-kunder automatisk i Tripletex nÄr den fÞrste fakturaen overfÞres. Senere oppdateringer av kundeinformasjonen i TimeLog overfÞres ved neste fakturaoverfÞring.

  • Aktiver "OverfĂžr fakturaspesifikasjon til Tripletex" dersom TimeLog fakturaspesifikasjon skal overfĂžres sammen med fakturaene.

Klikk Neste

 

 

Trinn 2 – Tilknytt kunder

FÞr integrasjonen aktiveres, mÄ alle kunder i TimeLog vÊre knyttet til tilsvarende kundenavn i Tripletex. Kunder som kun finnes i Tripletex kan importeres som nye kunder i TimeLog. Dette gjÞres i tabellen over kunder, som har fire visningsalternativer (ett forslag, flere forslag, ingen forslag og ignorerte kunder).

Den venstre halvdelen av tabellene viser Tripletex-kundene, og den hĂžyre halvdelen TimeLog-kunden

FÞr integrasjonen aktiveres er det viktig Ä hÄndtere alle Tripletex-kundene i tabellvisningene.

Et forslag: Kundepar som kan kobles umiddelbart.
TimeLog sjekker for kundenummer, MVA-nummer, telefonnummer og kundenavn.

Flere forslag: Kunder i Tripletex hvor det er funnet mer enn Ă©n matchende kunde i TimeLog.
TimeLog sjekker for kundenummer, MVA-nummer, telefonnummer og kundenavn.

Ingen forslag: Kunder i Tripletex hvor det ikke er match i TimeLog

Ignorerte kunder: Kunder i Tripletex som ikke skal brukes i TimeLog (du kan ignorere kunder i alle visningsforslag, som du kan lese mer om etter de fire scenariene for kobling av kunder)

PĂ„ alle de fire tabellvalgene er det fire alternativer (Velg handling) for Ă„ koble kundeinformasjonen:

  1. Tilknytt med data fra TimeLog: Denne handlingen kobler kundeparene sammen og overskriver kundedata i Tripletex med kundedata fra TimeLog. Felt som ikke er fylt ut i TimeLog vil ikke bli overfĂžrt.
  2. Tilknytt med data fra Tripletex: Denne handlingen kobler kundeparene sammen og overskriver kundedata i TimeLog med kundedata fra Tripletex. Felt som ikke er fylt ut i Tripletex overskrives ikke i TimeLog
  3. Importer som ny kunde i TimeLog: Denne handlingen oppretter en ny kunde i TimeLog basert pÄ data i Tripletex-kunden, inkludert Tripletex-kundenummeret.
  4. Ignorer kunde(r): Denne handlingen ignorerer kundene fra Tripletex og plasserer dem i deres egen tabell. Kundenavnene kan i etterkant importeres til TimeLog dersom behov skulle oppstĂ„.

NÄr du har importert de nye kundene i TimeLog, importeres ogsÄ kundenummeret fra Tripletex til kunden i TimeLog. Dersom du Þnsker at TimeLog skal vÊre master for nye kunder, anbefaler vi at du retter din kundenummerserie i Systemadministrasjon -> Generelle innstillinger -> Nummerserier, slik at de nye kundene du oppretter i TimeLog fÄr et kundenummer som fortsetter nummeret. serien i Tripletex. PÄ denne mÄten blir kundetallene i de to systemene like.

Prosedyren for kjeding avhenger av scenariene nedenfor.

  1. Det er ingen kundedata i verken Tripletex eller TimeLog
  2. Det er kundedata i Tripletex og ingen i TimeLog (ny TimeLog-kunde)
  3. Det er kundedata i TimeLog og ingen i Tripletex (ny Tripletex-kunde)
  4. Det er kundedata i bÄde TimeLog og Tripletex

Nedenfor gjennomgÄs de fire scenariene hver for seg.

Scenario 1: Det er ingen kundedata i verken Tripletex eller TimeLog

I dette tilfellet er kobling av kundedatabasene ikke mulig, sÄ punktet kan hoppes over.

Nye kunder i TimeLog vil bli overfĂžrt til Tripletex, i henhold til oppsettet i trinn 1.

Scenario 2: Det er kundedata i Tripletex og ingen i TimeLog

Start med Ă„ overfĂžre de aktuelle kundene i Tripletex som nye kunder i TimeLog.

Tabellvisning Ett forslag og Flere forslag vil vĂŠre tomme og kan hoppes over. NĂ„r tabellen viser Ingen forslag, vil alle aktive kunder i Tripletex vises. Marker kundene som skal opprettes i TimeLog og velg Importer som ny kunde i TimeLog under Velg handling og klikk OK.

Kundene opprettes nÄ i TimeLog, samtidig som de er knyttet til Tripletex kundedatabase. De nye kundene i TimeLog fÄr et kundenummer fra Tripletex.

Scenario 3: Det er kundedata i TimeLog og ingen i Tripletex

I dette tilfellet er det ingen sammenkobling Ä utfÞre, sÄ punktet kan hoppes over. Kunder opprettes i Tripletex i forbindelse med fakturering dersom TimeLog er master for nye kunder.

Dersom Tripletex er master, mĂ„ kunden opprettes i Tripletex og kobles sammen via Ett forslag.

Scenario 4: Det er kundedata i bÄde TimeLog og Tripletex

Denne koblingen er den mest tidkrevende, da det vil vĂŠre behov for Ă„ manuelt koble de enkelte kundeparene. Heldigvis hjelper systemet med Ă„ finne kundepar som matcher.

VÊr oppmerksom pÄ at dersom du har mange kunder i Tripletex, er det en fordel Ä koble/ignorere grupper av kunder, slik at listen kontinuerlig forkortes.

NĂ„r du er ferdig med Ă„ hĂ„ndtere alle kundene, klikker du Neste for Ă„ fortsette Ă„ sette opp integrasjonen.

 

 

Ignorer kunder

Du har mulighet til Ä ignorere kundene fra Tripletex som du ikke Þnsker Ä bruke i TimeLog pÄ alle tre tabellvalg med forslag til kobling.

Du ignorerer kundene ved Ă„ merke av i avmerkingsboksene helt til hĂžyre og velge Ignorer kunde(r) i Velg handling og klikke OK.

NÄr du ignorerer kundene, flyttes de til tabellen Ignorer kunde(r), hvor du fÄr en samlet oversikt. Herfra har du muligheten til Ä importere eller koble dem hvis du trenger dem pÄ et senere tidspunkt.

 

 

Trinn 3 – Import av varenumre (Produkter)

I denne konfigurasjonsdelen aktiveres varenumrene som skal brukes pÄ fakturalinjene ved overfÞring til Tripletex.

Tripletex krever at hver fakturalinje har et valgt varenummer, som bestemmer hvordan fakturalinjen skal bokfÞres med hensyn til mva og omsetningsstatistikk. Dersom det ikke er valgt varenummer pÄ én fakturalinje i TimeLog, kan ikke fakturautkastet bokfÞres, da kun bokfÞrte TimeLog-fakturaer kan overfÞres til Tripletex.

Aktiveringstabellen finner du nederst pĂ„ skjermen. Endre tabellvisningen til Vis inaktive varenumre og merk av i boksen ved siden av varenumrene som skal brukes pĂ„ dine fakturalinjer i TimeLog. Valget aktiveres ved Ă„ velge Aktiver-handlingen og klikk OK for Ă„ aktivere nummeret i TimeLog.

Du kan ogsĂ„ klikke direkte pĂ„ Inaktiv i Status-kolonnen for Ă„ aktivere det enkelte varenummeret.

Konfigurasjon av varenumre

Varenummerkonfigurasjon har to oppsett som gjĂžr fakturaoppretting enklere.

  1. Sette opp standard varenumre for prosjektarbeid
  2. Sette opp standard varenumre for eksterne utgifter

Som standard skal varenummer velges pÄ den enkelte fakturalinje. For hver datatype og oppgjÞrsform i TimeLog kan du velge et prinsipp for standardvalget. Du har ogsÄ mulighet til Ä velge et spesifikt varenummer for den enkelte datatypen.

Integrasjonen fungerer fint, selv om oppsettet av standard varenumre ikke er fullfÞrt. I sÄ fall mÄ du manuelt velge et varenummer pÄ hver fakturalinje pÄ fakturautkastet.

Vi anbefaler Ä sette opp standard varenumre, da det vil spare deg for mye tid i faktureringsprosessen nÄr TimeLog legger de valgte varenumrene til de enkelte fakturalinjene for deg. Dette er spesielt en fordel dersom dere er mange som skal dele ansvaret med Ä lage fakturaer.

Oppsett av standardvarenumre pÄ prosjektarbeid

NĂ„r du tildeler varenumre til de ulike datatypene (Tidsforbruk & fastprisbetalinger), har du ulike alternativer, avhengig av datatypen.

Tidsforbruk: Har seks mulige valg: Velg ved fakturering, Velg dimensjon (Prosjekttype, Prosjektkategori, Fasetype eller Timepris) eller ett av importvarenumrene.

Velg ved fakturering: Her skal varenummer velges pÄ den enkelte fakturalinje nÄr du oppretter dine fakturaer.

Velg dimensjon: Her skal valgt dimensjon i etterkant oppdateres i Systemadministrasjon -> Økonomi -> Sammenkjeding av varenumre.

Dersom Timepris er valgt vil et ekstra felt (varenr.) legges til timeprisene dine i Systemadministrasjon -> Økonomi -> Timepriser. Klikk pĂ„ et timeprisnavn eller Endre og velg et varenummer. Samme varenummer kan brukes til flere timepriser. Dersom det ikke er mulig Ă„ velge ett enkelt varenummer for timepris, kan det utelates og mĂ„ i stedet velges pĂ„ de enkelte fakturalinjene.

Dersom et spesifikt varenummer velges: Tidsregistreringer vil automatisk fÄ valgt varenummer lagt til fakturalinjene.

Fast pris: Har fire mulige valg: Velg ved fakturering, Velg dimensjon (Prosjekttype og Prosjektkategori) eller ett av importvarenumrene.

Velg ved fakturering: Her skal varenummer velges pÄ den enkelte fakturalinje nÄr du oppretter dine fakturaer.

Velg dimensjon: Her skal valgt dimensjon i etterkant oppdateres i Systemadministrasjon -> Økonomi -> Sammenkjeding av varenumre. Fastprisbetalinger, varenummer vil da automatisk legges til nĂ„r ny fastpriskontrakt opprettes.

Oppsett av standardvarenumre pÄ eksterne utgifter

InnkjĂžp/Utlegg: Har tre mulige valg: Velg ved fakturering, Utgiftstype eller et av importvarenumrene.

Velg ved fakturering: Her skal varenummer velges pÄ den enkelte fakturalinje nÄr du oppretter dine fakturaer.

Dersom Utgiftsart velges, skal avgiftsartene dine i ettertid ha et varenummer tildelt i Systemadministrasjon -> Økonomi -> Sammenkjeding av varenumre. Klikk pĂ„ velg et varenummer og velg et varenummer. Det anbefales ikke Ă„ bruke samme varenummer for flere utgiftstyper, da dette vil pĂ„virke importen av prosjektutgifter. Dersom det ikke er mulig Ă„ velge ett enkelt varenummer for utgiftsart, kan det utelates og mĂ„ i stedet velges pĂ„ de enkelte fakturalinjene.

KjĂžrsel: Har to mulige valg: Velg ved fakturering, eller ett av importvarenumrene.

Kost: Har to mulige valg: Velg ved fakturering, eller ett av importvarenumrene.

Opphold: Har to mulige valg: Velg ved fakturering, eller ett av importvarenumrene.

Klikk pĂ„ Neste for Ă„ gĂ„ videre til neste konfigurasjonsseksjon.

Dersom et spesifikt varenummer velges: Fastprisbetalingene vil automatisk fÄ valgt varenummer lagt til innbetalingene nÄr ny fastpriskontrakt opprettes.

 

 

Endre forhÄndsdefinerte tilordninger

Denne funksjonen kan med fordel benyttes dersom du har aktivert nytt varenummer som skal brukes som standard pÄ allerede registrerte medarbeiderprosjektregistreringer (prosjekttid, innbetalinger og utgifter), varenummeret pÄ de oppdaterte registreringene brukes til etter fakturering.

Se veiledningen Endre forhĂ„ndsdefinerte tilordninger for mer informasjon.

 

 

Trinn 4 – Utgifter

Konfigurasjon av utgiftseksport

Etter aktivering har du mulighet til Ä overfÞre utgiftene dine ansatte legger til TimeLog, for eksempel via vÄr Mobilapp, inkludert vedlegg for utgiften, til Tripletex.

For at utgiftene skal overfĂžres, mĂ„ du legge til tilsvarende finanskontonummer fra Tripletex til alle utgiftstyper i TimeLog. Tillegg av finansregnskap gjĂžres i Systemadministrasjon -> Tids- og utgiftsregistrering -> Utgiftstyper.

For at TimeLog skal kunne overfĂžre utgifter til Tripletex, mĂ„ TimeLog betalingstypenavn legges til Reise og utlegg -> Innstillinger -> Betalingstyper i Tripletex. Du finner de ulike betalingstypenavnene i TimeLog Systemadministrasjon -> Tids- og utgifts registrering -> Betalingsformer

Du mĂ„ ogsĂ„ legge til de valgte finanskontiene pĂ„ TimeLog utgiftstyper i Tripletex Reise og utgifter -> Innstillinger -> Kostnadskategorier, i kolonnen Sekvens og sĂžrge for at Vis pĂ„ reiseregninger og Vis i ansattes utgifter er krysset av.

Konfigurasjon av utgifts import

Etter aktivering av utgifts import mÄ du legge til finansregnskapet som TimeLog skal importere leverandÞrutgifter fra (vedlegg). Klikk i feltet og klikk pÄ Þnsket finanskonto, deretter legges kontoen til.

Alle leverandÞrutgifter som er bokfÞrt pÄ disse kontoene kan importeres til TimeLog via nettsiden Importer prosjektutgifter og legges til dine prosjekter i TimeLog. For Ä optimalisere importen av leverandÞrutgifter (vedlegg), bÞr du legge til tilsvarende kontonummer fra Tripletex til alle aktive utgiftstyper i TimeLog. Dersom leverandÞrutgiftene (vedlegg) i Tripletex ogsÄ inneholder et TimeLog-prosjektnummer, legges det automatisk til i importtabellen.

Klikk pĂ„ Neste for Ă„ gĂ„ videre til neste konfigurasjonsseksjon.

Trinn 5 – Prosjekt

ProsjektoverfĂžring stĂžttes kun av Tripletex Komplett-versjonen.

NÄr du har aktivert prosjektoverfÞringen, vil TimeLog automatisk overfÞre prosjektnavn og -nummer til Tripletex nÄr de opprettes i TimeLog.

NÄr TimeLog har overfÞrt et prosjekt til Tripletex, kan det velges nÄr du oppretter en leverandÞrfaktura i Tripletex. TimeLogs Import av prosjektutgifter vil da automatisk vise hvilket prosjekt leverandÞrfakturaen skal importeres inn i TimeLog.

Klikk pĂ„ Aktiver for Ă„ aktivere integrasjonen.