Værdiberegningsmodeller på fastprisprojekter

Introduktion

Når man sælger ydelser på fast pris, så er der ikke altid en direkte sammenhæng mellem det tidspunkt, hvor kunden faktureres og det tidspunkt, hvor arbejdet udføres. Dermed bliver det også en udfordring at beregne en månedlig omsætning per kunde, projekt, medarbejder eller totalt, da månedens fakturerede beløb ikke nødvendigvis er det samme som månedens omsætning.

Beskrivelse

TimeLog er i stand til automatisk at beregne den producerede omsætning på fastpriskontrakter på baggrund af budgetter, betaling, registreret tid og registrerede udgifter. 

Formlen er:
Produceret omsætning = kontraktens færdiggørelsesgrad * summen af kontraktens betalingsplan

Konfigurér på denne side, hvordan TimeLog skal beregne færdiggørelsesgraden og omsætningen fra arbejde på fastprisprojekter. Bemærk at indstillingerne på denne side alene vedrører værdiberegninger på arbejde (t). Værdiberegninger på eksterne omkostninger på fastpriskontrakter håndteres på den enkelte kontrakt.

Bemærk: TimeLog foretager også en automatisk vurdering af produceret omsætning fra udgifter og rejser. Dette konfigureres dog ikke på denne side men på den enkelte kontrakt.

Beregning af færdiggørelsesgrad

Udgangspunktet for beregning af den producerede omsætning på en fastpriskontrakt er kontraktens færdiggørelsesgrad i procent. Færdiggørelsesgraden på arbejde (timer) kan enten beregnes ud fra forbrugte timer eller registreret værdi af forbrugte timer (se detaljeret forklaring af begreb nedenfor).

Baseret på forbrugte timer

Er TimeLog sat op til at beregne færdiggørelsesgrad baseret på forbrugte timer, så anvendes følgende formel til beregningen:

Færdiggørelsesgrad = Forbrugte timer / Budget, timer (kontraktbudget)

Fx:

Budget, timer:		100
Forbrugte timer:		10
Færdiggørelsesgrad:		10 / 100 = 10%

Denne model er den mest simple og anbefales mest til virksomheder, som ikke ønsker at måle og eventuelt provisionsaflønne medarbejdere ud fra personlig omsætning, da modellen ikke tager hensyn til, om nogle medarbejdere har en højere timepris i projektet end andre. 

Baseret på værdi af forbrugte timer

Er TimeLog sat op til at beregne færdiggørelsesgrad baseret på værdi af forbrugte timer, så anvendes følgende beregning:

Færdiggørelsesgrad, timer = Værdi af forbrugte timer / Budgetteret beløb (kontraktbudget)

Fx:

Budget, beløb:		100.000
Værdi af forbrugte timer:		5 timer á 1.000 = 5.000
		5 timer á 500 = 2.500
Færdiggørelsesgrad:		(5.000 + 2.500) / 100.000 = 7,5%

Denne model anbefales til virksomheder, som ønsker at måle og eventuelt provisionsaflønne medarbejdere ud fra personlig omsætning, da modellen tilgodeser, at nogle medarbejdere har en højere kundetimepris end andre (eks. seniorkonsulent vs. juniorkonsulent).

Udligningsmetode

TimeLog understøtter løbende indtægtsføring (bogføring) af værdi på fastprisprojekter. Uden indtægtsføring, så udføres en automatisk indtægtsføring / bogføring af indtægter på et projekt når:

• en regnskabsperiode lukkes for fakturering
• en kontrakt markeres som Afsluttet eller Arkiveret

Med indtægtsføring skal brugeren selv generere indtægtsbilag og kan frit justere på de indtægtsforslag, som TimeLog kommer med – herunder detailfordelingen på den enkelte konsulent / medarbejder.

Indstillingerne under Udligningsmetode vedrører den situation, hvor der allerede er indtægtsført værdi på et fastprisprojekt, hvorefter projektlederen ændrer projektets budget eller kontraktsum (sum af betalinger). I dette tilfælde, så vil den allerede indtægtsførte værdi på projektet ikke længere stemme med projektets færdiggørelsesgrad, hvorefter der opstår et behov for at udligne denne fejl.

Fx:

Januar
Budget:		100 timer
Kontraktsum:		100.000
Forbrugte timer:		10
Færdiggørelsesgrad:		10% (10 / 100 timer)
Produceret værdi:		10.000 (100.000 * 10%)
Indtægtsført værdi:		10.000 (bogført på et indtægtsbilag)

Projektlederen vurderer 1. februar, at budgettet skal øges til 200 timer.

Nyt budget:		200 timer
Kontraktsum:		100.000
Forbrugte timer:		10
Færdiggørelsesgrad:		5% (10 / 200 timer)
Korr. produceret værdi:		5.000 (100.000 * 5%)
Indtægtsført værdi:		10.000 (Bogført på et indtægtsbilag)
Nødvendig korrektion:		-5.000

TimeLog tilbyder tre modeller til korrektion af afvigelser som ovenstående.

Jævn udligning (over projektets restperiode) af afvigelser mellem estimeret værdi og værdiskabelsen på projektet

Anvendes denne model, så nulstilles beregningen efter hver indtægtsføring, og der foretages en ny beregning baseret på kontraktens restbudget og kontraktens restkontraktsum. 

Januar
Budget:		100 timer
Kontraktsum:		100.000
Forbrugte timer:		10
Færdiggørelsesgrad:		10% (10 / 100 timer)
Produceret værdi:		10.000 (100.000 * 10%)
Indtægtsført værdi:		10.000 (bogført på et indtægtsbilag)

Februar 
Projektlederen vurderer 1. februar, at budgettet skal øges til 200 timer.

Nyt restbudget, timer:		190 (200 timer – 10 registrerede timer i januar)
Ny restkontraktsum:		90.000 (100.000 – 10.000 indtægtsført i januar)
Forbrugte timer i februar:		10
Færdiggørelsesgrad:		5,26% (10 / 190 timer)
Produceret værdi januar:		10.000
Produceret værdi februar:		4.734 (90.000 * 5,26%)
Produceret værdi total		14.734

 
Havde budgettet allerede fra start i januar været 200 timer, så havde værdien af februars timer været 5.000. Forskellen på 5.000 og 4.734 skyldes, at TimeLog fordeler januarfejlen jævnt over resten af timerne.

Denne solidariske model er velegnet i projektorganisationer, der driver længerevarende projekter med flere projektdeltagere på hvert projekt, da nedskrivninger fordeles jævnt over alle projektets timer og ikke blot de første eller sidste timer i projektet.

Dette er TimeLogs standardopsætning og den mest brugte beregningsmodel på tværs af brancher.

Straksudligning af afvigelser mellem estimeret værdi og værdiskabelsen på projektet uden mulighed for negativ indtægtsføring

Anvendes denne model, så vil alle timer produceret efter januar få værdien 0 indtil den producerede værdi overstiger den indtægtsførte værdi. I ovenstående eksempel sker dette ved 20 timer registreret = 10% færdiggørelsesgrad. Registreres der flere timer, så deler alle ikke-indtægtsførte timer pro rata forskellen mellem den producerede værdi og den indtægtsførte ditto.

Denne model sikrer, at medarbejdere aldrig kan tabe omsætning ved at registrere timer på kunder. Modellen er relativt sjældent anvendt.

Straksudligning af afvigelser mellem estimeret værdi og værdiskabelsen på projektet med mulighed for negativ indtægtsføring

Anvendes denne model, så vil alle timer produceret efter januar få en negativ værdi indtil den producerede værdi overstiger den indtægtsførte værdi. I ovenstående eksempel sker dette ved 20 timer registreret = 10% færdiggørelsesgrad.

Så længe der er registreret færre end 20 timer, så deler de ikke-indtægtsførte timer prorata den negative værdi på -5,000.

Registreres der flere timer, så deler de ikke-indtægtsførte timer pro rata forskellen mellem den producerede værdi og den indtægtsførte ditto.

Denne model følger almindelig bogføringspraksis om at tage et tab, så snart det erkendes. Modellen er ikke særlig hensigtsmæssig i virksomheder, som provisionsaflønner medarbejderne på baggrund af produceret omsætning.

Indtægtsføring på afregningsmodellerne Løbende driftskontrakt og Løbende varefakturering

Når du bruger de to afregningsmodeller, så er der mulighed for at vælge mellem to måder at lave omsætningsfordelingen på, hvis du ikke har brugt hele værdien af kontrakten i en månedsperiode, der afsluttes. 

• Model 1: Overskydende værdi for perioden fordeles over registreringer i perioden, der endnu ikke er indtægtsført og tilfalder dermed medarbejderne
• Model 2: : Registreringer for perioden fastholder deres værdi og evt. overskydende værdi lægges på en tom indtægtsføringslinje, hvorfor den tilfalder virksomheden

Eksempler:
En løbende driftskontrakt budgetteret med 10 timers arbejde per måned til en timepris på 1.000 DKK. Her har dine medarbejdere registreret 6 timer = 6.000 DKK, som giver 4.000 DKK i ikke-brugt værdi.

Ved indtægtsføring efter model 1 opskrives timernes værdi fra 6.000 til 10.000 DKK. Ved indtægtsføring efter model 2 fastholdes timerne med en værdi på 6.000, og der indtægtsføres via separat indtægtsføringslinje 4.000 DKK på kontrakten.

Specielle bemærkninger

Vær opmærksom på, at den aktuelle beregningsmodel gemmes med projektet, når et projekt oprettes. Hvis modellen senere ændres, så vil det kun gælde for projekter, der oprettes efter at ændringen er gennemført.

Ændres modellen frem og tilbage så kan det medvirke til, at jeres fremdrift på tværs af projekterne ikke er sammenlignelig, da de kører efter forskellige beregningsmodeller.

Vi anbefaler derfor, at I nøje overvejer en ændring af beregningsmodellen, da det har konsekvenser for jeres rapportering.