Fakturadesigns

Introduktion

I TimeLog kan I selv definere store dele af udseendet på fakturaer, indtægtsbilag og rykkere. For eksempel kan I vælge, om I vil have jeres firmalogo på fakturaerne, hvor det skal placeres, hvordan datoer skal skrives, hvilke informationer der skal medtages osv.

Beskrivelse

I kan oprette lige så mange fakturadesigns det skal være. Det betyder, at I eksempelvis kan have forskellige fakturadesigns til offentlige og private kunder, til indenlandske og udenlandske kunder osv.

I resten af denne vejledning anvendes overvejende betegnelsen ”fakturaer” for både fakturaer, indtægtsbilag og rykkere.

Adgang til fakturadesigns

Siden Fakturadesigns indeholder en tabel med alle oprettede faktura- og indtægtsbilagsdesigns.
I tabellen fremgår det, hvilket designs TimeLog benytter som standarddesign ved oprettelse af nye fakturaer og indtægtsbilag, om den er aktiv, samt om den evt. er låst.

Standarddesignet er den design, som TimeLog vil foreslå, når du skal oprette nye fakturaer og indtægtsbilag fra projektadministrationen.

Et design, der er aktivt, kan vælges ved oprettelse af nye fakturaer og indtægtsbilag fra projektadministrationen. Hvis et design ikke er aktiv, kan den ikke vælges.
Hvis et design er låst betyder det, at der ikke kan laves ændringer i den, fordi TimeLog har lavet specielle tilpasninger til den. Kun navnet, beskrivelsen og sproget kan redigeres. Den kan heller ikke slettes.

Angiv standarddesign

• Klik på radioknappen ud for det design, TimeLog skal benytte som standarddesign. Der kan vælges ét standarddesign for fakturaer og én for indtægtsbilag.
• Klik på Opdater for at gemme standardvalget.

Opret nye designs til fakturaer og indtægtsbilag

Du kan oprette nye designs ved enten at klikke på knappen Ny over tabellen med designs, eller ved at klikke på Kopiér til højre for et design i tabellen.

Hvis du klikker på Ny, skal du vælge et eksisterende design fra listen Kopiér fra. Her vil systemdesignet altid være standard.
Hvis du vælger Kopiér, vil det nye design blive baseret på oplysningerne i det design, som kopieres.

Det kan ofte være en fordel at basere et nyt design på en eksisterende, hvis du skal oprette et design, som med få undtagelser skal se ud som en eksisterende.

 

Både Ny og Kopiér fra fører til siden Ny fakturadesign, hvor de grundlæggende oplysninger om fakturadesignet skal angives.

• Indtast et sigende navn i feltet Navn.
• Supplér eventuelt navnet med en passende beskrivelse i feltet Beskrivelse.
• Vælg om designet er et fakturadesign eller en indtægtsbilagsdesign i valglisten Type.
• Vælg hvilket eksisterende design det nye design skal baseres på i valglisten Kopiér fra. (Kun hvis du har klikket på Ny).
• Klik på Gem.

Herefter kommer du til siden Redigér fakturadesign (også for indtægtsbilag), hvor de enkelte elementer på designet opsættes.

• Udfyld alle felterne og klik på Gem nederst på siden for at gemme fakturadesignet. Designet kan herefter vælges i listen over fakturadesigns, når I opretter nye fakturaer og indtægtsbilag i projektadministrationen. 
• Vælg en faktura i listen Vælg faktura og klik på Vis udskrift nederst på siden under felterne for at se et eksempel på en faktura, der benytter det fakturadesign, du netop har oprettet. Fakturaerne i listen er eksisterende fakturaer i TimeLog.

Felterne på siden Redigér fakturadesign

Siden Redigér fakturadesign indeholder en lang række sektioner, som igen indeholder nogle felter. Næsten alle sektionerne indeholder undersektionerne Formatering og Visningsmuligheder samt linkene Vis eller Skjul.

• Under Formatering kan du typisk vælge skrifttype og skriftstørrelse på felterne i den pågældende sektion, samt hvor på fakturaerne felterne skal placeres.
• Under Visningsmuligheder kan du typisk angive, om felterne i sektionen skal vises på alle sider af fakturaerne eller kun på den første side, om indholdet skal opstilles i kolonner eller vises samlet, og om der skal være en skillelinje før og efter felterne i sektionen.
• Linkene Vis og Skjul bruger du til hhv. at vise og skjule felterne på fakturaerne. Hvis du klikker på Skjul ud for en sektion eller et felt, vil felterne ikke blive vist på fakturaen, og du vil ikke kunne redigere felterne på fakturadesignet.

Du finder følgende sektioner på siden Redigér fakturadesign:

• Øverste sektion
• Datoer og tal
• Fakturabetegnelser
• Firmalogo
• Modtagerdata
• Fakturainformation
• Sidenumre
• Fakturabeskrivelse
• Fakturakolonner
• Specifikationskolonner
• Fakturatotaler
• Betalingsbetingelser
• Sidefod
• Bankoplysninger

Øverste sektion

• Felterne Navn, Beskrivelse og Type indeholder værdierne fra siden Nyt fakturadesign. Navn og Beskrivelse kan redigeres, mens Type er låst.
• I valglisten Sprog vælger du, hvilket sprog der skal bruges på rykkere. Når du laver en rykker, vil TimeLog automatisk indsætte en overskrift, en besked og to fakturalinjer i det valgte sprog, som du dog frit kan ændre.
• Hvis du ikke ønsker at der påtrykkes kladde på kladdeudskrifter skal du fjerne markeringen på Påtryk KLADDE markering på ikke bogførte faktura.

Datoer og tal

I sektionen Datoer og tal vælger du, hvordan de skal skrives på fakturaen, da der er variationer fra land til land.

• I valglisten Format vælger du hvilket land formatet skal passe til. Eksempler vises ude til højre.
• I valglisten Datoformat vælger du, om datoer skal skrives i kort eller langt format på fakturaerne.

Fakturabetegnelser 

I sektionen Fakturabetegnelser indtastes de titler, der skal skrives i toppen af hhv. fakturaer, kreditnotaer, rykkere og specifikationer. 
Specifikationer er en eller flere ekstra sider, som kan tilføjes til fakturaen, kreditnotaen eller rykkeren med udspecificeringer af de enkelte poster.

Firmalogo

I sektionen Firmalogo skal du vælge, om jeres firmalogo skal medtages på fakturaerne, kreditnotaerne osv., og hvor det skal placeres.

Modtagerdata

I sektionen Modtagerdata indtaster du hvilke tekster der skal vises om oplysninger om modtagerne af fakturaerne.

• I feltet EAN-nr. kan du indtaste den tekst, som skal stå foran kundens EAN-nummer på fakturaen. EAN-nummeret benyttes især af offentlige virksomheder. Feltet kan skjules, hvis fakturadesignet kun skal bruges til fakturaer til kunder, som ikke benytter EAN-nummer.
• I valglisten Kontaktperson kan du vælge, om kontaktpersonen skal indsættes under firmanavnet eller under adressen på fakturaen. Hvis kontaktpersonen ikke skal vises på fakturaerne, kan feltet skjules.
• I feltet Kontaktperson, præfiks kan du indtaste hvilken tekst, der skal stå foran navnet på kontaktpersonen.
• Under Felter på kontaktpersoner vælges hvilke titler som evt. skal vises.

Fakturainformation

I sektionen Fakturainformation indtaster du hvilke tekster der skal angives ud for en række felter på fakturaerne.

• I hvert felt (Fakturanr.,Fakturadato,Forfald osv.) indtaster du de tekster som skal stå på fakturaen ud for de tilhørende værdier.
• Visningsmulighederne Opdel i kolonner og Vis samlet benytter du til at bestemme, om fakturainformationerne skal være opdelt i to kolonner, eller om der blot skal indsættes et mellemrum mellem teksten og værdien.
• Yderst til højre er genvejen Nummerserier i Systemadministrationen. Her opsætter du hvordan fakturaer, kunder, projekter mv. skal nummereres i TimeLog.

Sidenumre

I sektionen Sidenumre angiver du hvordan og hvorvidt sidenumre og sideantal skal vises på fakturaerne.

Tekstboksen Sidenumre kan indeholde følgende elementer:

• Teksten ”Side” vises på alle siderne i dokumentet. Det kan fx ændres til ”S.”, "Page" eller helt slettes.
• Tagget <#PAGE#> bliver erstattet af sidetallet. Der må IKKE ændres noget i dette tag, og det bør ikke slettes.
• Teksten ”af” vises efter sidetallet. Dette kan fx ændres til ”/”, ”of” eller helt slettes.
• Tagget <#PAGESUM#> bliver erstattet af det samlede sideantal. Der må IKKE ændres noget i dette tag, men det må gerne slettes, hvis I ikke ønsker at vise sideantallet på jeres fakturaer.

Fakturabeskrivelse

I sektionen Fakturabeskrivelse angiver du om fakturaerne skal vise indholdet af felterne Overskrift og Besked eller ingen af felterne. Teksten i feltet Besked vedrører overskriften og er en uddybning af overskriften.

Når du opretter en ny faktura eller et nyt indtægtsbilag fra projektadministrationen, vil der ligeledes være en sektion, som hedder Fakturabeskrivelse med felterne Overskrift og Besked. Indholdet af disse felter vises kun på fakturaerne/indtægtsbilagene, hvis du i fakturadesignet vælger, at de skal vises.

Fakturakolonner

Fakturakolonnerne er de kolonner, som står på fakturaerne, indtægtsbilagene osv. og som linje for linje viser, hvilke varer/ydelser køberen har købt, deres stykpris, antal osv.
I sektionen Fakturakolonner angiver du, hvilke overskrifter kolonnerne skal have på fakturaen, og om hvorvidt kolonnerne skal vises.

• I hvert felt (Dato,Vare,Beskrivelse osv.) indtaster du teksterne i de overskrifter, som skal stå på fakturaen. Felterne kan skjules, hvis de ikke skal bruges.
• Visningsmuligheden Vis enheder efter mængde bruges til at vælge, om der skal angives en enhedsbetegnelse (fx ”Timer”, ”Stk.", ”Km.” eller ”Dage”) efter mængden på fakturalinjerne. Hvis du markerer den, kan der fx komme til at stå "7,50 timer" i den ene linje under overskriften "Antal" (som er den værdi, vi har valgt at skrive ud for Mængde), og ”14 stk.” i den næste. Hvis du ikke markerer den, vises kun mængden (fx ”7,50” eller ”14”).

Specifikationskolonner

I sektionen Specifikationskolonner angiver du, hvilke overskrifter kolonnerne skal have på specifikationssiderne, og om hvorvidt kolonnerne skal vises.

Specifikationskolonnerne optræder på selvstændige specifikationssider, og de indeholder detaljerede oplysninger om indholdet i fakturakolonnerne. Hvis du ikke ønsker at medtage specifikationerne på en given faktura, skal du angive dette, når du opretter fakturaen.

• I hvert felt (Dato, Beskrivelse osv.) indtaster du teksterne i de overskrifter, som skal stå på specifikationssiden. Felterne kan skjules, hvis de ikke skal bruges.
• Visningsmuligheden Vis enheder efter mængde bruges til at vælge, om der skal angives en enhedsbetegnelse (fx ”Timer”, ”Stk.", ”Km.” eller ”Dage”) efter mængden på specifikationslinjerne. Hvis du markerer den, kan der fx komme til at stå "7,50 timer" i den ene linje under overskriften "Antal" (som er den værdi, vi har valgt at skrive ud for Mængde), og ”14 stk.” i den næste. Hvis du ikke markerer den, vises kun mængden (fx ”7,50” eller ”14”).

Fakturatotaler

I sektionen Fakturatotaler angiver du, hvad der skal stå ud for linjerne med fakturatotalerne på fakturaerne.

• I hvert felt (Subtotal, Beregn moms osv.) indtaster du de tekster som skal stå på fakturaen ud for de tilhørende værdier. Felterne kan skjules, hvis de ikke skal bruges.

Betalingsbetingelser

I sektionen Betalingsbetingelser vælger du, hvordan betalingsbetingelserne skal vises på fakturaen.

• Hvis du vælger muligheden Vis betalingsbetingelser i henhold til ”Formatering”, skal du udvide sektionen Formatering for at tilpasse betalingsbetingelsernes placering og udseende.
• Yderst til højre er en genvej til siden Betalingsbetingelser i Systemadministrationen. Her opsættes de betalingsbetingelser, som du kan vælge, når du opretter fakturaer og kreditnotaer i TimeLog.

Sidefod

I sektionen kan du indtaste de oplysninger, der skal stå i sidefoden på fakturaerne, samt vælge om sidefoden skal have en overskrift. Mange virksomheder vil her vælge at indtaste deres navn og adresse.
Hvis du ønsker linjeskift i teksten, skal du lave et almindeligt linjeskift med returtasten på tastaturet.

Bankoplysninger

I sektionen Bankoplysninger angiver du, hvilke bankoplysninger der skal vises på fakturaerne, samt hvilke overskrifter der skal stå foran bankoplysningerne.
Indtast de overskrifter, som skal stå ud for bankoplysningerne i kolonnen i midten og jeres bankoplysninger i felterne yderst til højre.