Installation og opsætning af TimeLog Tracker til Outlook

Introduktion

Installations- og brugervejledning til Outlook-integration

Denne vejledning viser dig, hvordan du aktiverer og bruger TimeLog for Outlook-integrationen.
Du skal købe en licens til hver bruger, der ønsker at bruge integrationen.

Beskrivelse

Forberedelse til aktivering af Outlook-integrationen

Det er en enkel proces at aktivere og komme i gang med Outlook-integrationen, men det kræver, at du forbereder dig lidt først.

Du skal bruge...

• En systemadministrator med globale administratorrettigheder til din Microsoft Entra
• Din organisations lejer-ID

Hvorfor skal vi bruge den globale administrator

TimeLog for Outlook forbinder sig til brugerens kalender for automatisk at synkronisere ændringer, der påvirker tidsregistreringen. Dette kræver godkendelse i din organisations sikkerhedsopsætning.
Hvis du ikke selv har disse rettigheder, skal du sørge for at kontakte din systemadministrator, før du starter aktiveringsprocessen.

 

Sådan får du dit tenant ID

Gå til https://appsource.microsoft.com
I øverste højre hjørne skal du klikke på dit profilbillede for at åbne panelet »Min konto«.
(Hvis du ikke allerede er logget ind, skal du først gøre det ved at klikke på login-knappen).
I panelet under "Nuværende lejer" skal du klikke på linket "Vis lejer".

Nu vises lejer-id'et, som er en lang, kompleks streng.
Klik på kopi-ikonet til højre for lejer-id'et for at være sikker på at få en korrekt kopi til aktiveringsbrug.
Nu er du klar til at gå videre til aktiveringen.

Aktivering af integrationen

Med en global administrator og lejer-id'et ved hånden er du klar til at aktivere integrationen.

Log ind på din TimeLog-webapplikation: https://login.timelog.com

I TimeLog-webapplikationen skal du åbne systemadministrationen, som du finder ved at klikke på dit profilbillede i øverste højre hjørne, og navigere til siden »Integration« under menuen »Integrationer og API«.

Find Outlook-integrationen på listen over tilgængelige integrationer.
Klik på knappen »Tilføj Outlook-kalender« for at tilføje integrationen til din TimeLog-konto.

TimeLog sender dig videre til konfigurationssiden for at sætte integrationen op.
Tilføj det lejer-ID, som du indsamlede under forberedelsen, til feltet »Exchange tenant ID«, og klik på Connect.

Integrationen vil nu blive sat op i baggrunden. Det kan tage op til 10 sekunder, så vent venligst, indtil du får et vellykket svar. Når forbindelsen er etableret, skal du klikke på »Aktivér« Konfigurationen bør se sådan ud, når den er aktiveret.

Godkendelse af TimeLog for Outlook i Microsoft Entra

Når du har aktiveret TimeLog for Outlook-integrationen i TimeLog web, er du klar til at give de nødvendige tilladelser til integrationen.
For at godkende integrationen skal du logge ind på din Azure Portal og finde Microsoft Entra (det kan være nødvendigt at søge efter Entra). I menuen til venstre vælger du Enterprise-applikationer og finder TimeLog for Outlook på listen og klikker på navnet i listen.
Vælg tilladelser i menuen til venstre under TimeLog for Outlook. I indholdsvinduet skal du klikke på Grant admin consent for {dit organisationsnavn}.

Et nyt vindue åbnes. Log ind som global administrator, og accepter de ønskede tilladelser.

Installation af Outlook-tilføjelsesprogrammet

Luk Outlook på din maskine, og naviger til https://outlook.office.com/, og klik på ikonet »Flere apps« i handlingslinjen (sidste ikon). I det panel, der åbnes, skal du klikke på knappen »Tilføj apps«.

Skriv TimeLog i Apps-panelets søgefelt. Klik på tilføjelsen »TimeLog for Outlook« i app-søgeresultatvinduet. I modalvinduet, der åbnes, skal du klikke på knappen »Tilføj« for at installere og aktivere tilføjelsesprogrammet »TimeLog for Outlook« i din Outlook-kalender.

 

Brug af TimeLog for Outlook add-in for første gang

Når du har installeret add-in'en, er du klar til at bruge Outlook-integrationen. Gå til kalenderen og åbn et møde. Hvis du bruger det forenklede bånd, finder du TimeLog for Outlook ved at klikke på de tre prikker. Hvis du bruger det klassiske bånd, finder du TimeLog for Outlook direkte i dit bånd.

Klik på knappen »TimeLog for Outlook«. Da det er første gang, du bruger add-in'et, skal du logge ind i TimeLog for at forbinde din Outlook-kalenderkonto med din TimeLog-brugerkonto. Klik på knappen »Næste«.

Klik på knappen Tillad for at åbne et nyt vindue, som starter login-flowet.

Følg login-flowet, som er det samme, som når du logger ind i dine andre TimeLog-apps. Når du er logget ind, vil TimeLog bede dig om at give Outlook-add-in'en lov til at oprette forbindelse til din
TimeLog-konto. Klik på knappen »Giv appen adgang til mine data«.

Nu er din Outlook-kalender forbundet med din TimeLog-konto, og du er klar til at bruge integrationen.

I næste afsnit lærer du, hvordan integrationen fungerer.

Gør din kalender til tidsregistrering eller fraværsregistrering

Når du har forbundet Outlook og TimeLog, kan du begynde at forbinde møderne i din kalender til opgaver for at oprette tidsregistrering eller til en fraværskode for at planlægge dit fravær direkte fra Outlook.

Forbind et møde med en opgave

Åbn et møde, og klik på »Tilføj tidsregistrering«. Afhængigt af din opsætning af båndet kan denne handling gemme sig i »...« på din værktøjslinje. Hvis du skifter fra »Simplified ribbon« til »Classic ribbon«, bliver handlingen synlig direkte i værktøjslinjen.
TimeLog for Outlook viser nu et søgepanel, så du kan finde den rigtige opgave at forbinde mødet med.

Du kan vælge at søge efter kunder, projekter eller direkte i opgaverne.

Hvis du vælger en kunde, kommer du til en søgning i listen over projekter under den valgte kunde. Hvis du vælger et projekt, kommer du til en søgning i listen over opgaver under det valgte projekt.

Når du har fundet den rigtige opgave og vil knytte den til mødet, skal du klikke på plusset på opgavekortet i listen, hvilket åbner tidsregistreringspanelet.

Alle oplysninger i tidsregistreringen er forudfyldt fra mødet, men du kan frit rette oplysningerne efter behov, f.eks. hvis et møde var kortere eller længere end planlagt, eller hvis du ønsker, at kommentaren skal afvige fra mødets titel.

Juster de oplysninger, der ikke er korrekte, og klik på Gem for at tilføje tidsregistreringen.

Planlæg ferie og andet fravær fra Outlook

Adding your vacation or other absence such as attending courses or conferences to your calendar is a good idea, ensuring that you don’t appear available for meetings during the period you are away.

Create a meeting in your calendar spanning the full working day or the time span you are away for partial absence. Open the TimeLog time registration panel and click the search category “Absence”.

Now your absence codes are listed in the search result. Click on the plus icon of the correct absence card which will open the absence registration panel.

Adjust any information that is not correct and click save button to save the absence registration.

IMPORTANT! Adding a time registration to a meeting in the future will not create a time registration in your timesheet as is a plan for future work. Instead TimeLog will create the time registration at midnight when the day arrives. Absence registrations will be created no matter the date of the meeting. Absence might need approval and is an active part of resource planner.

How changes to meetings affect the time registration and vice versa

After connecting a time registration to a meeting, specific changes to the meeting will also affect the time registration.
Changing the date, start time or end time will change the same for the connected time registration. This will happen no matter if you make the change yourself or others make changes to the meeting e.g., if the organizer moves the meeting.

Deleting a meeting connected to a time registration will also delete the connected time registration.

Updating a time registration in any other TimeLog time registration app, will not change the meeting in the calendar, but the registration in the calendar view will reflect the changes to the time registration.

Det er en god idé at tilføje din ferie eller andet fravær som f.eks. kurser eller konferencer til din kalender for at sikre, at du ikke er tilgængelig for møder i den periode, hvor du er væk.

Opret et møde i din kalender, der dækker hele arbejdsdagen eller det tidsrum, du er væk i ved delvist fravær. Åbn tidsregistreringspanelet i TimeLog, og klik på søgekategorien »Fravær«.

Nu vises dine fraværskoder i søgeresultatet. Klik på plus-ikonet for det korrekte fraværskort, hvilket åbner fraværsregistreringspanelet.

Ret de oplysninger, der ikke er korrekte, og klik på knappen Gem for at gemme fraværsregistreringen.

VIGTIGT! Hvis du tilføjer en tidsregistrering til et møde i fremtiden, oprettes der ikke en tidsregistrering i din timeseddel, da det er en plan for fremtidigt arbejde. I stedet opretter TimeLog tidsregistreringen ved midnat, når dagen oprinder. Fraværsregistreringer oprettes uanset datoen for mødet. Fravær kan kræve godkendelse og er en aktiv del af ressourceplanlægningen.

Hvordan ændringer i møder påvirker tidsregistreringen og omvendt
Når du har forbundet en tidsregistrering med et møde, vil specifikke ændringer i mødet også påvirke tidsregistreringen.
Hvis du ændrer dato, starttidspunkt eller sluttidspunkt, ændres det samme for den tilknyttede tidsregistrering. Dette sker, uanset om du selv foretager ændringen, eller om andre foretager ændringer i mødet, f.eks. hvis arrangøren flytter mødet.

Hvis du sletter et møde, der er forbundet med en tidsregistrering, slettes også den forbundne tidsregistrering.

Opdatering af en tidsregistrering i en anden TimeLog-tidsregistreringsapp vil ikke ændre mødet i kalenderen, men registreringen i kalendervisningen vil afspejle ændringerne i tidsregistreringen.

Specielle bemærkninger

TimeLog Tracker til Outlook er ikke understøttet i virtuelt Windows til Mac, og du kan ikke bruge den til at oprette nye aftaler på din smartphone. Hvis du har oprettet en aftale på din Windows-computer og overført informationerne til TimeLog, vil de blive flyttet med, hvis du flytter aftalen i Outlook på din smartphone.

Du kan ikke tilføje opgaver på tilbagevendende begivenheder

Microsoft Outlook-integrationen fungerer med følgende versioner:

• Exchange server 2010 og nyere
• Office 365

 

Bemærk, at integrationen endnu ikke er integreret i vores nye ressourceplanlægger, hvilket betyder, at du ikke kan se planlagte timer i Outlook i ressourceplanlæggeren. Det vil i stedet blive vist på dagen for begivenheden i ressourceplanlæggeren.

TimeLogs Outlook-integration fungerer ikke med TimeLogs add-in på Windows på grund af sikkerhedspolitikker. Hvis du støder på problemer, bedes du kontakte din IT-ansvarlige. Add-in'et ligger i Outlook-programmet.