Ressourceplanlægger

Introduktion

Ressourceplanlæggeren er en del af TimeLogs ressourceplanlægningskoncept, som gør det muligt for dig at planlægge din mest dyrebare ressource – medarbejderne. Du kan tilpasse projektbudgetterne og deadlines med medarbejderkapacitet, andre planlagte projekter, ferie og helligdage – på tværs af dine selskaber.

Du finder ressourceplanlæggeren i menuen Projekter.

Beskrivelse

Ressourceplanlæggeren er centreret omkring to centrale visninger: Grupper på projekter og Grupper på medarbjedere. Bemand dine projekter i projektvisning for at opbygge den plan, der udfører projektet til tiden og inden for budgettet.

Finjustér den overordnede belastning for hver medarbejder, juridiske enhed eller afdeling i forhold til tilgængelig kapacitet, håndter konflikter og forstå straks, hvordan det påvirker projektplanerne.

Du kan planlægge i dage, uger, måneder eller kvartaler og se belastningen i timer, mandedage og procent.

 

Hvis du foretrækker at se vores hjælpevideoer i stedet for at læse teksten, kan du besøge vores instruktionsvideoer her:

Kom i gang

For at komme i gang med at bruge ressourceplanlæggeren skal du først aktivere funktionen og tildele brugerrettigheder til at få adgang til ressourceplanlæggeren. Gør følgende:

1. Gå til Systemadministration -> Medarbejdere -> Oversigt over brugerrettigheder
2. Giv adgang til ressourceplanlæggeren i de relevante roller. Ressourceplanlæggeren ligger under sidegruppen Projekter i afsnittet Juster data
3. Klik på Projekter -> Ressourceplanlægger

Når du går ind i ressourceplanlæggeren for første gang, starter en onboarding-guide til import af medarbejdere og projekter, og hvis du har brugt TimeLogs gamle ressourceplanlægger indtil nu, så også ressourceplanerne, til den nye ressourceplanlægger.

Se video om, hvordan du kommer i gang

---

 

Datointerval

Datointervallet styrer den periode, som vises i planlæggeren. Du kan enten klikke på de faste datointervaller for at komme hurtigt i gang eller indtaste et brugerdefineret interval.

Da ressourceplanlæggeren understøtter planlægning i kvartaler, måneder, uger og dage, styrer den valgte start- og slutdato, hvilken periode der vises først og sidst. Hvis du planlægger i månedsvisning og indtaster 15. marts som startdato og 15. april som slutdato, viser ressourceplanlæggeren belastningen fra 1. marts til 30. april. Hvis du skifter til dagsvisning, viser ressourceplanen kun belastningen for dagene i perioden fra 15. marts til 15. april.

Du kan ikke vælge en startdato før dags dato, da ressourceplanlæggeren kun kan bruges til fremtidig planlægning.

 

Trin 1: Importer alle aktive medarbejdere i TimeLog til ressourceplanlæggeren:

• Når du går ind på siden, starter ressourceplanlæggeren med at importere alle aktive medarbejdere i TimeLog til ressourceplanlæggeren.
  • Når det er gjort, vil onboarding-guiden bede dig om at tilføje projekter til ressourceplanlæggeren. Følg guiden til grænsefladen Projekter -> Søg efter projekter

 

Trin 2: Indledende import af relevante projekter:

• Marker afkrydsningsfeltet til højre for de projekter, du gerne vil se i ressourceplanlæggeren.
• Vælg Tilføj til ressourceplanlæggeren i rullemenuen over tabellen
• Klik på OK (for at lette overblikket i ressourceplanlæggeren skal du kun tilføje projekter, du vil planlægge)
• Når du er færdig, skal du vende tilbage til ressourceplanlæggeren

 

Trin 3: Import af eksisterende ressourceplaner:

• Hvis du har brugt den gamle ressourceplanlægger før, skal du klikke på Tilføj ressourceplan for at importere både de bløde og hårde bookinger en til en.
• Hvis du vil begynde at planlægge fra bunden, skal du klikke på Spring over og gå ti ressourceplanlæggeren.

 

Trin 4: Du er klar til at gå i gang

Visningsmuligheder

Visningsmulighederne er placeret til højre over tabellen. Der er fire visningsmuligheder at vælge mellem:

• Gruppering
• Kapacitet
• Planlægningsdetalje
• Enheder

Gruppering

Gruppering styrer, om ressourceplanen grupperer efter medarbejder (medarbejdervisning) eller efter projekt (projektvisning). Begge visninger præsenteres i en træstruktur, hvor brugeren kan gå ned i et ubegrænset detaljeniveau.

Medarbejdervisning

Medarbejdervisning (standard) viser den planlagte belastning opsummeret per medarbejder, projekt, opgaver.

Medarbejder (Heatmap)

→ Projekt

→ Sumopgave

→ Opgave (det medarbejderallokerede niveau = planlægningsniveau)

Formålet med visningen er at give et overblik over medarbejderens belastning og identificere, hvis der er perioder med for meget eller for lidt tildelt arbejde.

Totalerne til venstre for planen er aggregerede fra laveste niveau i træstrukturen (opgave = allokeringsniveau). På den måde er det nemt at se, hvor meget allokeret, planlagt, registreret og ikke planlagt arbejde medarbejderen har på lavere niveauer.

Se video om visningsmuligheder

Projektvisning

Projektvisning viser den planlagte belastning per projekt med projektets WBS-(opgave)struktur som de lavere niveauer på denne måde

→ Oversigtsopgave

→ Opgave

→ Medarbejderallokering (Planlægningsniveau og dermed heat map niveau)

Formålet med visningen er at give et nemt overblik over, hvornår der er planlagt arbejde i projekterne, og den gør det let at tildele og planlægge medarbejdere på opgaver, mens man kan se medarbejdernes overordnede belastning (på heat map).

Totalerne til venstre for planen skal læses række for række. Budgetkolonnen aggregeres ikke fra lavere niveauer:

Projektrækkerne sammenligner det overordnede projektbudget (angivet i projektet) med projektets samlede planlagte, registrerede og ikke planlagte arbejde.

Opgaverækkerne sammenligner opgavebudgettet (angivet i projektet) med opgavens samlede planlagte, registrerede og ikke planlagte arbejde, og så videre.

Rapporteringstype

Rapporteringstypen styrer, om planlægningsgitteret viser udnyttelsen (planlagte timer) eller tilgængeligheden (resterende kapacitet til planlægning).

 

Udnyttelse

• I udnyttelsesvisningen viser gitteret det planlagte arbejde. Varmekortet går fra mørkeblå (lav udnyttelse) til dybrød (høj udnyttelse). Hvis varmekortet viser lys/hvid baggrund, har medarbejderen en afbalanceret arbejdsbyrde.

Tilgængelighed

• I tilgængelighedsvisningen viser gitteret den tilgængelige kapacitet til planlægning - det modsatte af udnyttelsen. Den beregnes som samlet kapacitet minus samlede planlagte timer. Den samlede kapacitet beregnes som medarbejdernes normtimer minus helligdage minus planlagt fravær (ferie osv.).

Varmekortet går fra dyb grøn (høj tilgængelighed) til dyb rød (lav tilgængelighed). Hvis varmekortet viser lys/hvid baggrund, har medarbejderen en afbalanceret arbejdsbyrde.

 

Periode 

Periode styrer perioden på x-aksen i planlæggeren. Valgmulighederne er dag, uge, måned og kvartal. Uanset om perioden er indstillet til dag, uge, måned eller kvartal, gemmes den planlagte arbejdsbyrde altid pr. dag og aggregeres derefter pr. periode.

Hvis du er i ugevisning og indtaster 25 timers planlagt arbejde på en medarbejder, vil det automatisk blive gemt som 5 timer pr. dag i ugen. Hvis medarbejderen har planlagt ferie onsdag, vil de 25 timer blive gemt som 6,25 timer mandag, tirsdag, torsdag og fredag.

Hvis du indtaster arbejdsbelastning i en periode, hvor der allerede er planlagt arbejde på den samme opgave, slettes det eksisterende arbejde, og den indtastede arbejdsbelastning erstatter eksisterende planer i perioden.

Den fordelingsalgoritme, der bruges i uge-, måneds- og kvartalstilstand, fordeler eventuelle forskelle i decimaler til den sidste dag i fordelingsperioden og afrunder til 2 decimaler.

Et eksempel: Det er onsdag. Du booker 5 timer i den aktuelle uge. Når du skifter til dagsvisning, vil du se en timefordeling på:

• Onsdag: 1,67
• Torsdag: 1,67
• Fredag: 1,66

Enheder

Enheder styrer, om ressourceplanen præsenteres i timer, mandedage (timer/8) eller % arbejdsbyrde (timer/total kapacitet). Planlægning i % arbejdsbyrde er den hurtigste måde at opbygge en afbalanceret plan på. Når du er færdig, kan du skifte til timer eller mandedage for at se det absolutte planlagte arbejde.

Filtre og visninger

Du bruger filtrene til at begrænse de data, der vises i ressourceplanlæggeren. Gør følgende for at tilføje et filter fra filterbiblioteket:

1. Klik på Filter
2. Klik på Tilføj filter
3. Vælg et filter
4. Opsæt filteret
5. Når filteret er tilføjet til ressourceplanlæggeren, kan du ændre det derfra og endda gemme kombinationer af filtre som visninger. Se nedenfor.

Du kan gemme en kombination af filtre og visningsmuligheder som en filtervisning ved at klikke på 

Når du gemmer en filtervisning, skal du indtaste et navn og en dynamisk periode. De dynamiske perioder definerer, hvordan datofilteret skal indstilles automatisk, når man bruger den gemte filtervisning.

Visningen opdateres, når du lukker filteret eller klikker uden for den udvidede filtersektion. Hvis du vil starte forfra, skal du klikke på Ryd filter.

Alle filtre understøtter, at du kan søge efter og vælge flere muligheder i rullemenuerne (multivalg). Derudover kan du beslutte, om du vil filtrere på de muligheder, der matcher valgene (ER), eller om det skal matche alle andre muligheder end valget (ER IKKE).

Bemærkninger om filter:

Hvis du filtrerer på projekter i medarbejdervisningen, er det kun medarbejdere, der er tilknyttet projekterne i filteret, der vises i gitteret. Varmekortet vil dog stadig omfatte arbejdsbelastning fra ALLE projekter for ikke at gå glip af skjulte planer.

Hvis du filtrerer på medarbejdere i projektvisningen, er det kun projekter med disse medarbejdere, der vises i gitteret. Varmekortet vil dog stadig inkludere arbejdsbyrden fra ALLE projekter for ikke at gå glip af skjulte planer.

 

Nøgletal

Ressourceplanlæggeren indeholder 5 nøgletal, der er relevante for din planlægning:

• Budget (h.): (Kun i projektvisningen) Det budgetterede antal timer/mandsdage på hvert projekt på projektet og/eller opgaven. Det er vigtigt:
  
  • Projektbudgettet er det antal timer, der er indtastet på siden med projektindstillinger, og ikke summen af opgavebudgetter på budgettet.
  • Opgavebudgettet er det antal timer, der er indtastet på hver opgave i projektplanen, og ikke summen af tildelte timer på opgaverne.
  • Allokeringsbudgettet er de allokerede timer på medarbejderen.
• Allokeret (h.): (Kun i medarbejdervisningen) Antallet af timer/mandsdage, der er indtastet på allokeringsniveau i projekterne.
  Planlagt (h.): Antallet af timer/mandsdage, der er planlagt i ressourceplanlæggeren (kan ligge uden for den viste tidsperiode).
  Reg (h.): Antallet af timer, der er registreret i tidsskemaet på projekter, opgaver og allokeringer.

 

Andre netdata

Status

Kolonnen status viser status for projektet, opgaven og/eller tildelingen. Du kan bruge statusoplysningerne til f.eks. at forstå, om et projekt er i tilbud eller i gang (forpligtet af kunden).

Jobtitel (vises under hver medarbejder og på allokeringsrækker)

Hvis du har indtastet en jobtitel på medarbejderne i medarbejderstamdataene, vises jobtitlen under hver medarbejder i medarbejder- og projektvisningerne.

Start- og slutdato

Start- og slutdatoer indtastes og vedligeholdes i hvert projekt på projekt- eller opgaveniveau. Datoerne bruges til at se projektets tidsplaner, når medarbejderne planlægges.

Bemærk: Tildeling af start- og slutdatoer på projekter understøttes ikke i ressourceplanlæggeren.

Kapacitet og fravær

Hvis en medarbejder ikke har kapacitet (på grund af deltidsarbejde, helligdage eller ferie) i en periode (en dag, en uge, en måned eller et kvartal), vil perioden fremstå grå i varmekortet. Du kan stadig planlægge efter perioder uden kapacitet, men der kan ikke vises noget varmekort.

Medarbejderkapaciteten projiceres kun 18 måneder ud i fremtiden fra dags dato. Hvis du planlægger længere ud i fremtiden end 18 måneder, vil ressourceplanlæggerens varmekort være gråt, indtil perioden er inden for 18 måneder fra dags dato.

Se videoen om kapacitet og fravær

Fordeling af ikke-planlagte timer (medarbejdervisning)

Fra menuen på cellerne i kolonnen med uplanlagte timer kan du planlægge det resterende arbejde med funktionen Fordel uplanlagte timer.

Se videon om fordelning af ikke-planlagte timer

Fra en medarbejderrække

Når der fordeles fra en medarbejderrække, fordeles timerne inden for den resterende tidsplan på de forskellige opgaver. Hvis der er 0 eller negativt uplanlagt arbejde på en opgave, eller hvis opgavens tidsplan allerede er afsluttet, vil der ikke blive fordelt noget uplanlagt arbejde.

Fra en projekt- eller opgaverække

Når du fordeler fra en projekt- eller opgaverække, har du to muligheder:

• Fordel jævnt mellem opgavens start- og slutdato - fungerer på samme måde som beskrevet ovenfor under planlægning af medarbejderrækker.
• Fordel mellem DATO 1 og DATO 2

Det uplanlagte arbejde vil blive fordelt mellem de to valgte datoer. Hvis det gøres fra projekt- eller oversigtsopgaveniveau, vil alt arbejde på underopgaverne blive fordelt inden for den valgte periode uden brug af opgavens start- og slutdatoer.

Tildel og fjern medarbejdere til opgaver

Ressourceplanlæggeren er tæt forbundet med projektmodulet. Derfor følger allokering af medarbejdere i et projekt og tildeling af medarbejdere til opgaver i ressourceplanlæggeren nogle grundlæggende principper:

• Når du tildeler medarbejdere i projektet
  • Hvis du tildeler medarbejdere til en opgave, tildeles medarbejderen også automatisk til opgaverne i ressourceplanlæggeren.
  • Hvis du sletter en medarbejdertildeling, fjernes medarbejdertildelingen i ressourceplanlæggeren også.

• Når du tildeler
  • Hvis du tildeler en medarbejder til en opgave, allokeres medarbejderen også til projektet.
  • Hvis du ophæver tildelingen af en medarbejder, fjernes tildelingen i ressourceplanlæggeren, men ikke i projektet.

 

Se video om at tildele og fjerne medarbejdere

Flowet for tildeling af opgaver

Tildeling af medarbejdere til opgaver kan ske både fra projekt- og medarbejdervisningen. Tildelingsfunktionen giver brugeren mulighed for at tildele med/uden at tildele medarbejderen et budget og med/uden at planlægge medarbejderen direkte i ressourceplanen.

Læs mere her.

Her kan du finde flere instruktionsvideoer om vores ressourceplanlægger

Hjælp os med at gøre det bedre

Vi arbejder konstant på at forsyne dig med de bedst mulige funktioner, der kan understøtte dine forretningsprocesser.

Hvis du har feedback om ressourceplanlæggeren, skal du være mere end velkommen til at tilføje den i feedbackboksen nedenfor. Du kan fortælle om lige det, du vil, og vi er især interesserede i at vide, hvad du mangler, og om dine processer forløber gnidningsfrit med de værktøjer, du har i dag.