Debitorliste – Faktura

Introduktion

Du kan via TimeLogs debitorliste se, hvordan arbejde og udgifter faktureres. Rapporten lister faktureringspotentialet, fakturakladder og bogførte fakturaer pr. kunde for den valgte periode.

Beskrivelse

Lav en rapport

  • Under Fakturering og Debitorliste - Faktura kan du ved hjælp af visningsfiltrene fremkalde den rapportvisning, du ønsker. Hvis intet vælges, vises alle projektregistreringer, der er klar til fakturering.
  • Derefter vælges den ønskede periode. Du kan enten vælge en Standardperiode fra valglisten eller skrive en specifik periode direkte ind i felterne.
  • Klik herefter på knappen Vis for at fremstille rapporten med den valgte filtrering.

Hvad viser rapporten

  • Til højre øverst i rapporten kan der vælges valuta. Såfremt Projektvaluta vælges vises Totalrækken ikke nederst i rapporten.
  • Kolonnen Nr. viser kundenummer, og Navn viser kundenavnet. Hvis du klikker på plustegnet ud for kundenummeret, åbnes tabellen med de underliggende projektregistreringer med angivelse af projektnummer og projektnavn. Klikker du på pilen > i kolonnen Poster, vises projektets registreringer.
  • Arbejde viser værdien af dit projektarbejde med afregningstypen MT (medgået tid), og kolonnen Betalinger lister dine fastpris-projekter og fastpris-opgaver. 
  • Udgifter viser de registrerede rejseudgifter (Rejser) og udgifter (Andre) på de enkelte projekter.
  • Kolonnen Indtf. (indtægtsført) viser evtentuelt indtægtsført arbejde. Total lister det fulde fakturapotentiale for kunden og for de enkelte projekter, hvis tabellen er udvidet med de underliggende projekter.
  • Fakturaer lister værdien af dine eksisterende fakturakladder, samt de bogførte fakturaer i den valgte periode.
  • Klikker du på beløbene i Kladde og Bogført, åbnes rapporten Søg efter faktura for den pågældende kunde. Den nye rapport lister alle fakturakladder eller bogførte fakturaer, der er registreret på kunden eller det tilhørende projekt.
  • Klik på Handlingsmenuen (IKON) og [Ny faktura] ud for kundenavnet for at oprette en ny faktura til fakturering af alle kundens projekter. Du kan også klikke på Handlingsmenuen (IKON) og [Ny faktura] ud for et projekt for at oprette en ny fakturakladde for det pågældende projekt. 
    Hvis du vælger Ny faktura ud for et projekt i rapporten Debitorliste – faktura, hentes kundens stamdata og projektoplysninger automatisk frem på fakturakladden.

Signallamper 

Signallamperne til venstre for projektnumrene indikerer projektets faktureringsstatus.

  • Rød lampe indikerer at projektregistreringerne ikke er klar til fakturering.
  • Gul lampe indikerer at ikke alle projektregistreringer er klar til fakturering.
  • Grøn lampe indikerer at alle projektregistreringer er klar til fakturering.

Røde og gule signallamper er kun en statusindikator, og de forhindrer derfor ikke beløbene fra at blive faktureret.

One Click Invoicing

Hvis du har en Invoicing Advanced-version af TimeLog, kan du også bruge bruge One Click Invoicing (OCI) som redskab i din fakturering.

Der er flere indstillinger, som skal være på plads, inden du kan komme i gang med One Click Invoicing.

  1. Aktivér One Click Invoicing i systemadministrationen -> Økonomi -> One Click Invoicing
  2. Opsæt dine kunder med den rigtige fakturaskabelon i Økonomi-indstillingerne. Når du opdaterer kundekortet, vil du blive spurgt, om du vil lægge ændringen ud på alle aktive projekter. Hvis du klikker på Ja, bliver fakturaskabelonen lagt på alle aktive projekter automatisk, og du skal ikke ind og lave manuelle ændringer på hvert enkelt projekt.

    VIGTIGT: Hvis du vælger Ja, bliver alle fakturaindstillinger for kunden lagt ud på projekterne. Gør det kun, hvis projektet skal have samme indstillinger.

    Hvis du klikker på Nej, er det kun kundekortet, der bliver opdateret, og du skal rette dine projekter manuelt.
  3. Opsæt projekter, som afviger fra kundeindstillingerne. Gennemgå faktureringsindstillingerne på hvert projekt, hvor du vil bruge OCI, og som du ikke har opdateret ud fra kundeindstillingerne.
  4. Åbn dit projekt
  5. Åbn Fakturaindstillinger under Økonomi
  6. Klik på blyanten for at redigere
  7. Vælg skabelon øverst
  8. Klik på Gem

Derefter er du klar til at starte din fakturering via debitorlisten.

  1. Søg via filtreringen
  2. Vælg alle kunder ved at klikke på afkrydsningsfeltet i toppen til højre i resultatlisten
  3. Vælg Projekt i Vælg handling
  4. Klik på OK

TimeLog opretter nye fakturakladder ud fra de OCI-valg, som du har foretaget på projekterne. Projekter, hvor du ikke har valgt at bruge OCI, bliver ignoreret i processen, og du skal oprette fakturakladder for dem, som du plejer at gøre.

Du kan følge processen for oprettelse af dine fakturaer i One Click Invoicing-log, som du finder under rapporter. Når dine fakturakladder er oprettede, kan du gennemgå dem på siden Fakturakladder. Her kan du med få klik bogføre alle kladder samtidigt og efterfølgende overføre dem til dit økonomisystem eller downloade og sende til dine kunder.

Sidst opdateret 06 maj 2021