Sammenkæd kunder med integration

Introduktion

Denne vejledning giver dig en gennemgang af, hvordan du løbende vedligeholder jeres kundedatabase, efter I har konfigureret og aktiveret en finansintegration.

Beskrivelse

Ved konfigurationen af jeres finansintegration, valgte I, hvilket system der er master for oprettelse af nye kunder, hvilket har betydning for, hvordan nye kunder oprettes i TimeLog og finanssystemet.

Alt efter integreret finanssystem, kan der vælges mellem følgende kundeejer konfiguration.

Kunder oprettes i TimeLog og synkroniseres til finanssystemet ved overførsel af fakturaer
Kunder oprettes i finanssystemet og importeres manuelt til TimeLog
Kunder kan oprettes i begge systemer og synkroniseres til det andet system.
Findes kun i Microsoft Business Central og Navision integrationen

1. Kunder oprettes i TimeLog og synkroniseres til finanssystemet ved overførsel af fakturaer

Når TimeLog er master for oprettelse af nye kunder, skal efterfølgende opdateringer af kundens informationer, også udføres i TimeLog.

Når I opretter en ny kunde i TimeLog, bliver den nye kunde overført og oprettet til finanssystemet, når den næste faktura overføres til finanssystemet, og kunden er hermed sammenkædet. Alt efter finanssystem, bliver fakturaens kontaktperson også oprettet i finanssystemet.

Efterfølgende opdateringer af en tidligere sammenkæde kundes informationer i TimeLog, bliver automatisk overført til finanssystemet, når der klikkes på OPDATER på kundekortet.

Vi anbefaler i mange tilfælde denne opsætning, da det giver dig mindst mulig administration, da alle kundeinformationer håndteres i TimeLog.

Hvis I opretter en ny kunde i finanssystemet, skal den nye kunde importeres via Sammenkæd kunder i finansintegrationen. Import af kunder via Sammenkæd kunder, er beskrevet i integrationens online vejledning.

2. Kunder oprettes i finanssystemet og importeres manuelt til TimeLog

Når finanssystemet er valgt som master for oprettelse af nye kunder, skal nyoprettede kunder i finanssystemet, efterfølgende importeres manuelt i TimeLog. Denne import udføres via Sammenkæd kunder i finansintegrationen.

Import af kunder via Sammenkæd kunder, er beskrevet i integrationens online vejledning.

Efterfølgende opdatering af kundeinformationer i finanssystemet, kan ikke importeres til TimeLog.

Hvis integrationen er oprettet til en Microsoft Business Central eller Navision installation, bliver nye kunder automatisk oprettet i TimeLog. Opdateringer af kundeinformationer overføres også automatisk til den sammenkædede kunde.

3. Kunder kan oprettes i begge systemer og synkroniseres til det andet system

Denne, tredje konfigurationsmulighed, er kun til rådighed i Microsoft Business Central og Navision integrationerne.

Ved valg af denne konfiguration, kan begge systemer være master for nye kunder og opdateringer, med samme funktionalitet som beskrevet i punkt 1 & 2.

Giv TimeLog tilladelse til automatisk af forbinde kunder…

Ved aktivering af denne funktion, giver du TimeLog tilladelse til at oprette nye kunder og kontaktpersoner, samt sammenkædning af kunder med de samme CVR nr. eller organisationsnummer, alt efter, hvilket system der er valgt som master for nye kunder.

TimeLog er master for nye kunder.

Når funktionen er aktiveret, tjekker TimeLog om TimeLog kundens CVR nr./organisationsnummer allerede findes i finanssystemet, inden nye fakturaer overføres. Hvis integrationen finder et match, sammenkædes kunden uden overførsel af kundeinformationer.

Hvis integrationen ikke finder et match på CVR nr./organisationsnummer, oprettes og sammenkædes fakturakunden i finanssystemet, med TimeLogs kundeinformationer.

Ved overførsel af fakturaer, bliver fakturaens kontaktperson oprettet på den sammenkædede kunde i finanssystem, hvis finanssystemet har en dedikeret database for kontaktpersoner.

Det er også muligt at oprette, samt sammenkæde TimeLog kunden via kundekortet i TimeLog

Klik på de tre prikker til højre for kundenavnet.
Klik på Sammenkæd kunde med integration, i pop-up vinduet.
Klik på den sorte prik ud for finanssystemets navn og TimeLog kunden oprettes i finanssystemet, med kundeinformationerne i TimeLog.
Hvis TimeLog finder et match på CVR nr. eller organisationsnummeret, sammenkædes kunden uden overførsel af kundeinformationer.

Hvis I har TimeLog MLE aktiveret og oprettet integrationer til flere finanssystemer, vil pop-up vinduet indeholde navne på de aktive finansintegrationer.

Næste gang du åbner Sammenkæd kunde med integration, vises der et grønt flueben, som indikation om at kunden er sammenkædet.

Når kundeinformationerne bliver opdateret i TimeLog, bliver de nye/manglende kundeinformationer automatisk overført til den sammenkædede kunde i finanssystemet, når der klikkes på OPDATER på kundekortet.

Finanssystemet er master for nye kunder

Når finanssystemet er master for nye kunder, og Giv TimeLog tilladelse til automatisk at forbinde kunder… er aktiveret, kan TimeLog sammenkæde og overføre fakturaer, hvis der er et match på CVR nr. i finanssystemet. Men der overføres ingen kundeinformationer fra TimeLog til finanssystemet.

Det er ikke muligt af sammenkæde TimeLog kunder via TimeLog kundekortet.

Afbryd sammenkædning

Hvis I ønsker at afbryde en sammenkædning, skal sammenkædningen afbrydes via kundekortet i TimeLog.

Klik på de tre prikker til højre for kundenavnet.
Klik på Sammenkæd kunde med integration, i pop-up vinduet.
Klik på det grønne flueben ud for finanssystemets navn og sammenkædningen afbrydes