Microsoft Navision

Introduktion

Integrationen mellem TimeLog og Navision giver et smidigt samarbejde mellem de to systemer.

Beskrivelse

Integrationen har følgende fordele:

• Nem og hurtig oprettelse af fakturaer, baseret på projektregistreringer

• Der kan foretages økonomiske analyser i TimeLog med alle tilgængelige dimensioner (medarbejder, projekttype, projektkategori, afdeling, etc.) inkl. den økonomiske rapportering
• Projektlederne kan finde alle oplysninger om fakturering i TimeLog og behøver derfor ikke adgang til Navision, så du sparer penge på licenser
• Overførslen af fakturaer til Navision sparer tid og giver en øget kvalitetssikring omkring, at der faktureres korrekt.

Fra TimeLog til Navision funktioner:

• Automatisk overførsel af kunder
• Automatisk overførsel af kontaktpersoner
• Automatisk overførsel af medarbejdere
• Automatisk overførsel af fakturaer
• Automatisk overførsel af fakturaspecifikation
• Automatisk overførsel af projekter

Fra Navision til TimeLog funktioner:

• Automatisk overførsel af kunder og kontaktpersoner
• Import af finanskonti eller varenumre, alt efter konfiguration
• Automatisk afstemning af fakturaer, når de er markeret som betalte i Navision

Installation af Navision integration

Oprettelse af forbindelsen mellem TimeLog og Navision, kan kun udføres af en TimeLog udvikler i samarbejde med jeres IT-afdeling. I kan kontakte vores integrationsteam på e-mail integration@timelog.dk for yderligere information om integrationen.

TimeLog anbefaler, at integrationens forbindelse oprettes med en dedikeret NAV-bruger.

NAV integrationsopsætning

Når integrations forbindelse er etableret, er integrationen klar til at blive konfigureret.

Opsætning af forbindelse

Når forbindelsen er etableret, ses et flueben udfor Forbindelse etableret, og en advarselstrekant ud for Integration Deaktiveret, indtil I har gennemført de forskellige konfigurationer og aktiveret integrationen.

Dine login-oplysninger til Nav, viser jeres login information, der blev benyttet ved oprettelsen af forbindelsen.

Nulstil integrationen

Nulstilling af integrationen skal kun benyttes, hvis den aktuelle integration skal forbindes til et andet firmaregnskab i jeres Navision installation, eller skifte fra et Navision testmiljø til et produktionsmiljø.

Efter klik på Nulstil, slettes alle importerede og sammenkæde informationer og en integration kan oprettes.

Opsætning af kunder

Du har tre muligheder at vælge mellem, når det kommer til den løbende vedligeholdelse af dine kundedatabaser.

1. Fra TimeLog til Nav (TimeLog er master for nye kunder)
2. Fra Nav til TimeLog (Navision er master for nye kunder)
3. Til/fra TimeLog til/fra Nav (Begge systemer kan overføre nye kunder)

Hvis du vælger mulighed 2, kan du udvide TimeLogs mulighed for automatisk at oprette kontaktpersoner, som ikke er oprettet i Navision ved overførsel af fakturaer.

1 Fra TimeLog til Nav

Vælger du denne mulighed, kan du overføre din kunde manuelt fra TimeLog til Navision ved at gå ind på kundekortet og via klikke på de tre prikker ud for kundenavnet. Her vælger du Sammenkæd kunde med integration, som åbner en pop-up, herefter klikker du på den sorte prik for at sammenkæde og klikker på OK. Du kan gøre det samme på kontaktpersoner.

På samme måde kan du også fjerne sammenkædningen igen ved at åbne den pågældende kunde eller kontaktperson og klikke på de tre prikker. Det åbner den samme pop-up, hvor du nu har mulighed for at klikke på fluebenet for at fjerne sammenkædningen. Du kan efterfølgende se i integrationsloggen, om handlingen er lykkedes.

Nye TimeLog kunder, der ikke allerede er sammenkædede, bliver oprettet i Navision ved overførsel af den første faktura.

2 Fra Nav til TimeLog

Når du vælger denne mulighed, vil dine nye og opdaterede kunder i Navision automatisk blive overført og oprettet i TimeLog. De oprettede kunder får tildelt kundenummeret fra Navision.

3 Til/fra TimeLog til/fra Nav

Når du vælger denne mulighed, kan du oprette nye og opdatere eksisterende kunder i begge systemer. Denne mulighed kombinerer de to første valgmuligheder, og du kan frit opdatere kundernes data i begge systemer. Dine ændringer vil blive overført til det andet system, som beskrevet i de to andre valg.

• Marker ” Tillad automatisk oprettelse af kunder, kontaktpersoner og medarbejdere, når fakturaer overføres fra TimeLog til Nav.”, hvis du har valgt Fra Nav til TimeLog. Denne aktivering, giver TimeLog mulighed for at oprette nye kundekontakter i NAV, når en faktura overføres.
• Funktionen ” Tillad at TimeLog automatisk sammenkæder kunder med samme CVR-nr. og opretter kontaktpersoner, når der overføres fakturaer til Nav” kan desværre ikke benyttes

Sammenkæd kundedatabaser

Inden integrationen aktiveres, skal alle kunder i TimeLog være sammenkædet med de tilsvarende kundenavne i Navision. Klik på linket Sammenkæd kunder.

Websiden har fire visningsmuligheder (ÉT FORSLAG, FLERE FORSLAG, INGEN FORSLAG & IGNOREREDE KUNDER) og TimeLog tjekker på kundenummer, momsnummer, telefonnummer og kundenavn.

Den venstre halvdel af tabellerne, viser Navision kunderne, og den højre halvdel TimeLog kunden

Inden integrationen aktiveres, er det vigtigt at håndtere alle Navision kunderne i tabelvisningerne.

Ét forslag. Kundepar som umiddelbart kan sammenkædes.

Flere forslag: Kunder i Navision, hvor der er fundet mere end én matchende kunde i TimeLog

Ingen forslag: Kunder i Navision, hvor der ikke findes et match i TimeLog, kan importeres som nye kunder i TimeLog.

Ignorerede kunder: Kunder i Navision, som ikke skal bruges i TimeLog (du kan ignorere kunder i alle visningsforslag, hvilket du kan læse mere om efter de fire scenarier for sammenkædning af kunder)

På alle fire tabelvalg er der fire muligheder for at sammenkæde kundeoplysningerne:

1. Sammenkæd og anvend data fra TimeLog: Denne handling kæder kundeparrene sammen og overskriver kundedata i Navision med kundedata fra TimeLog. Felter, som ikke er udfyldt i TimeLog, bliver ikke overført. TimeLog kundenummer overføres ikke til Navision kunden.
2. Sammenkæd og anvend data fra Nav: Denne handling kæder kundeparrene sammen og overskriver kundedata i TimeLog med kundedata fra Navision, inklusive kundenummeret. Felter, som ikke er udfyldt i Navision, bliver ikke overskrevet i TimeLog
3. Importér som en ny kunde i TimeLog: Denne handling opretter en ny kunde i TimeLog på baggrund af data i Navision kunden, inklusiv Navision kundenummeret.
4. Ignorér kunde(r): Denne handling ignorerer kunderne fra Navision og lægger dem ind i deres egen tabel. Kundenavnene kan efterfølgende importeres i TimeLog, hvis behovet opstår.

Når I har importeret de nye kunder i TimeLog, importeres kundenummeret fra Navision også til kunden i TimeLog. Ønsker I, at TimeLog skal være master for nye kunder, anbefaler vi, at I retter jeres kundenummerserie i Systemadministrationen -> Generelle indstillinger -> Nummerserier, så de nye kunder I opretter i TimeLog, får et kundenummer, der fortsætter nummerserien i Navision. Herved vil kundenumrene i de to systemer være de samme.

Fremgangsmåden for sammenkædningen afhænger af scenarierne herunder.

1. Der er ingen kundedata i hverken Navision eller TimeLog
2. Der er kundedata i Navision og ingen i TimeLog (ny TimeLog- kunde)
3. Der er kundedata i TimeLog og ingen i Navision (ny Navision-kunde)
4. Der er kundedata i både TimeLog og Navision

Nedenfor gennemgås de fire scenarier hver for sig.

Scenarie 1: Der er ingen kundedata i hverken Navision eller TimeLog

I dette tilfælde er sammenkædning af kundedatabaserne ikke nødvendigt, så punktet kan springes over. Hvis Navision er valgt som master (Fra Nav til TimeLog) for nye kunder i Opsætning, bliver nye Navision kunder automatisk oprettet i TimeLog.

Hvis TimeLog er valgt som master (Fra TimeLog til Nav), bliver kunderne oprettet, og sammenkædet, i Navision ved overførsel af den første faktura.

Scenarie 2: Der er kundedata i Navision og ingen i TimeLog

Begynd med at overføre de relevante kunder i Navision til TimeLog. Tabelvisning Ét forslag og Flere forslag vil være tomme og kan springes over. Når tabellen viser Ingen forslag vil alle aktive kunder i Navision blive vist. Markér de kunder, som skal oprettes i TimeLog og vælg Importér som en ny kunde i TimeLog under Vælg handling og klik på OK.

Kunderne oprettes nu i TimeLog, og samtidig sammenkædes de med Navisions kundedatabase. De nye kunder i TimeLog får kundenummer fra Navision.

Scenarie 3: Der er kundedata i TimeLog og ingen i Navision

I dette tilfælde, er der ingen sammenkædning at udføre, så punktet kan springes over. Kunder vil blive oprettet i Navision i forbindelse med fakturering, hvis TimeLog er master for nye kunder.

Hvis Navision er master, skal kunden oprettes i Navision og sammenkædes via Ét forslag.

Scenarie 4: Der er kundedata i både TimeLog og Navision

Denne sammenkobling er den mest tidskrævende, da der vil være behov for manuelt at koble de enkelte kundepar. Heldigvis hjælper systemet med at finde kundepar, der passer sammen.

Vær opmærksom på, at hvis du har mange kunder i Navision, så er det en fordel af sammenkæde/ignorere grupper af kunder, så listen løbende bliver kortere.

Ignorér kunder

Du har mulighed for at ignorere de kunder fra Navision, som du ikke vil bruge i TimeLog på alle tre tabelvalg med forslag til sammenkædning.

Du ignorerer kunderne, ved at markere afkrydsningsfelterne ude til højre og vælge Ignorér kunde(r) i Vælg handling og klik på OK.

Når du ignorerer kunderne, flyttes de til tabellen IGNOREDE KUNDER, hvor du får et samlet overblik. Herfra har du mulighed for at importere eller sammenkæde dem, hvis du får brug for dem på et senere tidspunkt.

Import af varenumre

I denne konfigurationssektion, importerer du og aktiverer de varenumre/finanskonti der skal benyttes på fakturalinjerne, ved overførsel til Navision.

Lad dig ikke forvirre af der står varenummer i diverse websider. Det vil altid være den valgte datatype (varenummer eller finanskonto) der vises i diverse felter.

Klik på linket Import af varenumre, for at importere jeres varenumre/finanskonti og aktiver de varenumre/finanskonti der er relevante for jeres registreringer i TimeLog.

Marker tjekboksen ud for de varenumre/finanskonti der skal benyttes på jeres fakturalinjer i TimeLog, og vælg handlingen Aktivér og klik på OK, for at aktivere nummeret i TimeLog.

Du kan også klikke direkte på den sorte cirkel i Status kolonnen, for at aktivere det enkelte varenummer/finanskonto.

Skal et varenummer/finanskonto ikke benyttes længere på en fakturalinje, klikkes der på det grønne flueben, hvorefter varenummeret/finanskontoen deaktiveres og kan efterfølgende ikke vælges på en fakturalinje.

Konfiguration af varenumre

Konfiguration af varenumre/finanskonti har to opsætninger, der gør fakturaoprettelsen nemmere.

1. Opsætning af standardvarenumre på projektarbejde
2. Opsætning af standardvarenumre på eksterne udgifter

Som standard, skal varenummeret/finanskontoen vælge på den enkelte fakturalinje. For hver datatype og afregningsform i TimeLog, kan du vælge et princip for standardvalget. Du har også mulighed for at vælge et specifikt varenummer/finanskonto på den enkelte datatype.

Integrationen fungerer fint, selvom opsætning af standardvarenumre ikke er gennemført. I så fald skal man manuelt vælges et varenummer/finanskonto på hver fakturalinje på fakturakladden.

Vi anbefaler en opsætning af standardvarenumre, da det vil spare dig meget tid i faktureringsprocessen, når TimeLog tilføjer de valgte varenumre/finanskonti til de enkelte fakturalinjer for dig. Det er især en fordel, hvis I er mange, der skal deles om ansvaret med at oprette fakturaer.

Standardvarenumre for projektarbejde

Ved tilknytning af varenumre til de forskellige datatyper (medgået tid & fastpris betalinger) har du forskellige valgmuligheder, alt efter datatype.

Medgået tid: Har seks mulige valg: Vælg ved fakturering, Vælg dimension (Projekttype, Projektkategori, Opgavetype eller Timepris) eller ét af de importerede varenumre/finanskonti.

Vælg ved fakturering: Her skal varenummeret/finanskontoen vælges på den enkelte fakturalinje, efter tilføjelse af en tidsregistrering til fakturakladden.

Vælg dimension: Her skal den valgte dimension efterfølgende opdateres i Systemadministration -> Økonomi -> Sammenkædning af varenumre.

Vælges Timepris, får jeres timepriser i Systemadministration -> Økonomi -> Timepriser tilføjet et ekstra felt (varenr.). Klik på et timeprisnavn eller Redigér og vælg et varenummer/finanskonto. Den samme varenummer/finanskonto kan benyttes til flere timepriser. Hvis det ikke er muligt at vælge et enkelt varenummer/finanskonto til en timepris, kan det udelades, og skal i stedet vælges på de enkelte fakturalinjer.

Vælges et specifikt varenummer/finanskonto: Tidsregistreringer får automatisk tilføjet det valgte varenummer/finanskonto på fakturalinjerne.

Fastpris: Har fire mulige valg: Vælg ved fakturering, Vælg dimension (Projekttype og Projektkategori) eller ét af de importerede varenumre/finanskonti.

Vælg ved fakturering: Her skal varenummeret vælges på den enkelte fakturalinje, efter tilføjelse af en fastprisbetaling på fakturakladden.

Vælg dimension: Her skal den valgte dimension efterfølgende opdateres i Systemadministration -> Økonomi -> Sammenkædning af varenumre. Fastprisbetalinger, vil herefter automatisk få tilføjet varenummeret/finanskontoen når der oprettes en ny fastpriskontrakt.

Vælges et specifikt varenummer: Fastprisbetalingerne får automatisk tilføjet det valgte varenummer/finanskonto på betalingerne, når der oprettes en ny fastpriskontrakt.

Standardvarenumre på eksterne udgifter

Udgifter: Har tre mulige valg: Vælg ved fakturering, Udgiftstype eller ét af de importerede varenumre/finanskonti.

Vælg ved fakturering: Her skal varenummeret vælges på den enkelte fakturalinje, efter tilføjelse af en projektudgift på fakturakladden.

Vælges Udgiftstype, skal jeres udgiftstyper efterfølgende have tildelt et varenummer/finanskonto i Systemadministration -> Økonomi -> Sammenkædning af varenumre. Klik på udgiftstypenavnet eller Redigér ikonet og vælg et varenummer/finanskonto. Hvis det ikke er muligt at vælge et enkelt varenummer/finanskonto til udgiftstypen, kan det udelades, og skal i stedet vælges på de enkelte fakturalinjer.

Kørsel: Har to mulige valg: Vælg ved fakturering, eller ét af de importerede varenumre/finanskonti.

Diæter: Har to mulige valg: Vælg ved fakturering, eller ét af de importerede varenumre/finanskonti.

Ophold: Har to mulige valg: Vælg ved fakturering, eller ét af de importerede varenumre/finanskonti.

Overfør projektnr. til Microsoft Dynamics NAV

Denne funktion kan kun benyttes, hvis den er tilføjet ved oprettelsen af integrationen.

Efter aktivering af projektnummeroverførsel, vil TimeLog automatisk overføre jeres projektnavne og numre til Navision, når et oprettes i TimeLog.

Overfør TimeLog fakturaspecifikation

Denne funktion kan kun benyttes, hvis den er tilføjet ved oprettelsen af integrationen.

Efter aktivering af Overfør fakturaspecifikation til Navision, overføres TimeLog fakturaspecifikation sammen med fakturaerne. Fakturaspecifikationen overføres til Indgående bilagsfiler på Navision fakturaen.

Bekræft integrationsopsætning

Marker de tre tjekbokse for at bekræfte af de forskellige opsætninger er gennemført og klik på Aktiver for at aktivere integrationen, og I er klar til overførsel af de første fakturaer til Navision. I kan til enhver tid opdatere integrationen, hvis der er behov for ændringer/tilføjelser.

Har I flere juridiske enheder i jeres TimeLog installation, der skal integreres til et Navision regnskab, skal der oprettes og konfigureres en integration for hver juridisk enhed i TimeLog.