Dinero

Introduktion

Integrationen mellem TimeLog og Dinero giver et smidigt samarbejde mellem de to systemer.

Du skal have en dinero Pro installation for at kunne udnytte integrationen.

Beskrivelse

Integrationen mellem TimeLog og dinero har følgende funktioner:

Nem og hurtig oprettelse af fakturaer, baseret på projektregistreringer
Der kan foretages økonomiske analyser i TimeLog med alle tilgængelige dimensioner (medarbejder, projekttype, projektkategori, afdeling, etc.) inkl. den økonomiske rapportering

Projektlederne kan finde alle oplysninger om fakturering i TimeLog og behøver derfor ikke adgang til dinero, så du sparer penge på licenser
Overførslen af fakturaer til dinero sparer tid og giver en øget kvalitetssikring omkring, at der faktureres korrekt.

Fra TimeLog til dinero funktioner:

Overførsel af bogførte fakturaer
Automatisk overførsel af kunder
Automatisk overførsel af kontaktpersoner

Fra dinero til TimeLog funktioner:

Sammenkædning af dinero kunder og TimeLog kunder
Import af dinero kunder
Import af dinero produkter
Sammenkædning af Dinero fakturastatus og fakturanummer i TimeLog

Installation af dinero integration

For at kunne oprette integrationen til dinero, skal I have en dinero Pro version, for at kunne overføre TimeLog fakturaer.

Opsætning af forbindelsen

Åben TimeLog Systemadministration >> Integrationer og API >> Integrationer

Tilføj Dinero integrationen til aktive integrationer
Åben Konfigurér Dinero
Klik Opret forbindelse
Log ind i dinero installationen
Godkend TimeLog adgang til data i dinero

Når forbindelsen er oprettet, klikker du på Luk vindue

Dinero integrationsopsætning

Når integrations forbindelse er etableret, er integrationen klar til at blive konfigureret.

Opsætning af forbindelse

Når forbindelsen er etableret, ses et flueben udfor Forbindelse etableret, og en advarselstrekant ud for Integration deaktiveret, indtil I har gennemført de forskellige konfigurationer og aktiveret integrationen.

Nulstil integrationen

Nulstilling af integrationen skal kun benyttes, hvis den aktuelle integration skal forbindes til et andet firmaregnskab i jeres dinero installation, eller skifte fra et dinero testmiljø til et produktionsmiljø.

Efter klik på Nulstil, slettes alle importerede og sammenkæde informationer og en integration kan oprettes.

Dinero-organisation

Vælg det regnskab integrationen skal udveksle kundedata og fakturaer med.

Opsætning af kunder

For at kunne bruge integrationen skal du først sammenkæde kundedatabaserne i de to systemer, og bagefter skal du vælge, hvordan du vil vedligeholde dine kundedata løbende. Vi anbefaler generelt, at du benytter TimeLog som master på din kundedatabase, så du får så lidt vedligeholdelsesarbejde som muligt.

Du har to muligheder at vælge mellem, når det kommer til den løbende vedligeholdelse af dine kundedatabaser.

Foretages manuelt på kunder og kontaktpersoner (dinero er master for nye kunder)
Sker automatisk ved overførsel af første faktura (TimeLog er master for nye kunder)

Option 2 er valgt som standard ved oprettelse af integrationen

1 Foretages manuelt på kunder og kontaktpersoner

Ved dette valg, oprettes nye kunder typisk i dinero, og skal derefter importeres som nye kunder i TimeLog, for at kunne oprette kundeprojekterne, og overføre projektfakturaerne til dinero.

Det er også muligt at oprette nye TimeLog kunder i dinero, via de tre prikker til højre for kundenavnet, på kundekortet.

Ændring af kundeinformationer i TimeLog, bliver overført til dinero, hvis kunden er sammenkædet. Hvorimod ændringer på dinero kunden ikke bliver reflekteret i TimeLog kunden.

2 Sker automatisk ved overførsel af første faktura

Når du vælger denne mulighed, skal alle nye kunder og opdateringer af kundeinformationer foretages i TimeLog.

Nye TimeLog-kunder overføres og oprettes i dinero, når den første faktura overføres, og kunden bliver linket. Det er også muligt at oprette/opdatere nye TimeLog kunder, via de tre prikker til højre for kundenavnet, på kundekortet.

Opdateret kundeinformation i TimeLog, overføres automatisk til den sammenkædede dinero kunde, når der klikkes på Opdater.

Bemærk, at ændringer foretaget for kunderne i dinero ikke vil blive reflekteret i TimeLog kunden.

Sammenkædning af kundedatabaser

Inden integrationen aktiveres, skal alle kunder i TimeLog være sammenkædet med de tilsvarende kundenavne i dinero. Klik på linket Sammenkæd kunder.

Websiden har fire visningsmuligheder (ÉT FORSLAG, FLERE FORSLAG, INGEN FORSLAG & IGNOREREDE KUNDER) og TimeLog tjekker på kundenummer, momsnummer, telefonnummer og kundenavn, for at finde et kundematch.

I den venstre halvdel af tabellerne, vises dinero kunderne, og den højre halvdel TimeLog kunder. Dinero benytter ikke en kundenummerserie, og tabellen viser derfor det interne dinero databasenummer.

Inden integrationen aktiveres, er det vigtigt at håndtere alle dinero kunderne i tabelvisningerne.

Ét forslag. Kundepar som umiddelbart kan sammenkædes.

Flere forslag: Kunder i dinero, hvor der er fundet mere end én matchende kunde i TimeLog

Ingen forslag: Kunder i dinero, hvor der ikke findes et match i TimeLog, og kan importeres som nye kunder i TimeLog.

Ignorerede kunder: Kunder i dinero, som ikke skal bruges i TimeLog (du kan ignorere kunder i alle visningsforslag, hvilket du kan læse mere om efter de fire scenarier for sammenkædning af kunder)

På alle fire faner er der fire muligheder for at sammenkæde kundeoplysningerne:

Sammenkæd og anvend data fra TimeLog: Denne handling kæder kundeparrene sammen og overskriver kundedata i dinero med kundedata fra TimeLog. Felter, som ikke er udfyldt i TimeLog, bliver ikke overført. TimeLog kundenummer overføres ikke til dinero kunden.
Sammenkæd og anvend data fra dinero: Denne handling kæder kundeparrene sammen og overskriver kundedata i TimeLog med kundedata fra dinero. Felter, der ikke er udfyldt i dinero, bliver ikke overskrevet i TimeLog.
Importér som en ny kunde i TimeLog: Denne handling opretter en ny kunde i TimeLog på baggrund af data i dinero kunden.
Ignorér kunde(r): Denne handling ignorerer kunderne fra dinero og lægger dem ind i deres egen tabel. Kundenavnene kan efterfølgende importeres i TimeLog, hvis behovet opstår.

Dinero benytter ikke en kundenummerserie, så importerede dinero kunder får automatisk det næste kundenummer fra TimeLog kundenummerserie.

Fremgangsmåden for sammenkædningen afhænger af scenarierne herunder.

Der er ingen kundedata i hverken dinero eller TimeLog
Der er kundedata i dinero og ingen i TimeLog (ny TimeLog- kunde)
Der er kundedata i TimeLog og ingen i dinero (ny dinero-kunde)
Der er kundedata i både TimeLog og dinero

Nedenfor gennemgås de fire scenarier hver for sig.

Scenarie 1: Der er ingen kundedata i hverken dinero eller TimeLog

I dette tilfælde er sammenkædning af kundedatabaserne ikke nødvendigt, så punktet kan springes over.

Hvis TimeLog er valgt som master (Sker automatisk ved overførsel af første faktura), bliver kunderne oprettet, og sammenkædet, i dinero ved overførsel af den første faktura.

Scenarie 2: Der er kundedata i dinero og ingen i TimeLog

Begynd med at overføre de relevante kunder i dinero til TimeLog. Tabelvisning Ét forslag og Flere forslag vil være tomme og kan springes over. Når tabellen viser Ingen forslag vil alle aktive kunder i dinero blive vist. Markér de kunder, som skal oprettes i TimeLog og vælg Importér som en ny kunde i TimeLog under Vælg handling og klik på OK.

Kunderne oprettes nu i TimeLog, og samtidig sammenkædes de med dineros kundedatabase. De nye kunder i TimeLog får kundenummer fra dinero.

Hvis dinero skal være master for oprettelse af nye kunder (Foretages manuelt på kunder og kontaktpersoner), skal I importere de nye dinero kunder importeres med handlingen Importér som en ny kunde i TimeLog, fra tabellen INGEN FORSLAG

Scenarie 3: Der er kundedata i TimeLog og ingen i dinero

I dette tilfælde, er der ingen sammenkædning at udføre, så punktet kan springes over. Kunder vil blive oprettet i dinero i forbindelse med fakturering, hvis TimeLog er master for nye kunder og opsætning af kunder er valgt til Sker automatisk ved overførsel af første faktura.

Hvis dinero er master, skal kunden oprettes i dinero og sammenkædes via Ét forslag eller INGEN FORSLAG.

Scenarie 4: Der er kundedata i både TimeLog og dinero

Denne sammenkædning er den mest tidskrævende, da der vil være behov for manuelt at koble de enkelte kundepar. Heldigvis hjælper systemet med at finde kundepar, der passer sammen.

Vær opmærksom på, at hvis du har mange kunder i dinero, så er det en fordel af sammenkæde/ignorere grupper af kunder, så listen løbende bliver kortere.

Ignorér kunder

Du har mulighed for at ignorere de kunder fra dinero, som du ikke vil bruge i TimeLog på alle tre tabelvalg med forslag til sammenkædning.

Du ignorerer kunderne, ved at markere afkrydsningsfelterne ude til højre og vælge Ignorér kunde(r) i Vælg handling og klik på OK.

Når du ignorerer kunderne, flyttes de til tabellen IGNOREDE KUNDER, hvor du får et samlet overblik. Herfra har du mulighed for at importere eller sammenkæde dem, hvis du får brug for dem på et senere tidspunkt.

Import af varenumre (produkter)

I denne konfigurationssektion, importerer og aktiverer du de dinero produkter der skal benyttes på fakturalinjerne, ved fakturaoverførsel til dinero. For at TimeLog kan importere jeres dinero produkter, skal de også have en varekode.

Klik på linket Import af varenumre, for at importere jeres dinero produkter og aktiver de produkter der er relevante for jeres registreringer i TimeLog.

Marker tjekboksen ud for de produkter der skal benyttes på jeres fakturalinjer i TimeLog, og vælg handlingen Aktivér og klik på OK, for at aktivere produktet i TimeLog.

Du kan også klikke direkte på den sorte cirkel i Status kolonnen, for at aktivere det enkelte produkt.

Skal et varenummer/produkt ikke længere benyttes på en fakturalinje, klikkes der på det grønne flueben, hvorefter varenummeret/produktet deaktiveres i TimeLog og kan efterfølgende ikke vælges på en fakturalinje.

Konfiguration af varenumre (produkter)

Et vigtigt element i integrationen mellem TimeLog og dinero er oprettelsen af et varenummerkatalog i TimeLog. Hvis der ikke er valgt et varenummer på én fakturalinje i TimeLog, kan fakturakladden ikke bogføres, og det er kun bogførte TimeLog-fakturaer, der kan overføres til Dinero.

Konfiguration af varenumre/produkter har to opsætninger, der gør fakturaoprettelsen nemmere.

Opsætning af standardvarenumre på projektarbejde
Opsætning af standardvarenumre på eksterne udgifter

Som standard, skal varenummeret vælges på den enkelte fakturalinje. For hver datatype og afregningsform i TimeLog, kan du vælge et princip for standardvalget. Du har også mulighed for at vælge et specifikt varenummer på den enkelte datatype.

Integrationen fungerer fint, selvom opsætning af standardvarenumre ikke er gennemført. I så fald skal man manuelt vælges et varenummer på hver fakturalinje på fakturakladden.

Vi anbefaler en opsætning af standardvarenumre, da det vil spare dig meget tid i faktureringsprocessen, når TimeLog tilføjer de valgte varenumre til de enkelte fakturalinjer for dig. Det er især en fordel, hvis I er mange, der skal deles om ansvaret med at oprette fakturaer.

Standardvarenumre for projektarbejde

Ved tilknytning af varenumre til de forskellige datatyper (medgået tid & fastpris betalinger) har du forskellige valgmuligheder, alt efter datatype.

Medgået tid: Har seks mulige valg: Vælg ved fakturering, Vælg dimension (Projekttype, Projektkategori, Opgavetype eller Timepris) eller ét af de importerede varenumre/finanskonti.

Vælg ved fakturering: Her skal varenummeret vælges på den enkelte fakturalinje, efter tilføjelse af en tidsregistrering til fakturakladden.

Vælg dimension: Her skal den valgte dimension efterfølgende opdateres i Systemadministration -> Økonomi -> Sammenkædning af varenumre.

Vælges Timepris, får jeres timepriser i Systemadministration -> Økonomi -> Timepriser tilføjet et ekstra felt (varenr.). Klik på et timeprisnavn eller Redigér og vælg et varenummer. Det samme varenummer kan benyttes til flere timepriser. Hvis det ikke er muligt at vælge et enkelt varenummer til en timepris, kan det udelades, og skal i stedet vælges på fakturalinjen.

Vælges et specifikt varenummer: Tidsregistreringer får automatisk tilføjet det valgte varenummer på fakturalinjerne.

Fastpris: Har fire mulige valg: Vælg ved fakturering, Vælg dimension (Projekttype og Projektkategori) eller ét af de importerede varenumre.

Vælg ved fakturering: Her skal varenummeret vælges på den enkelte fakturalinje, efter tilføjelse af en fastprisbetaling på fakturakladden.

Vælg dimension: Her skal den valgte dimension efterfølgende opdateres i Systemadministration -> Økonomi -> Sammenkædning af varenumre. Fastprisbetalinger, vil herefter automatisk få tilføjet varenummeret når der oprettes en ny fastpriskontrakt.

Vælges et specifikt varenummer, får fastprisbetalingerne automatisk tilføjet det valgte varenummer på betalingerne, når der oprettes en ny fastpriskontrakt.

Standardvarenumre på eksterne udgifter

Udgifter: Har tre mulige valg: Vælg ved fakturering, Udgiftstype eller ét af de importerede varenumre.

Vælg ved fakturering: Her skal varenummeret vælges på den enkelte fakturalinje, efter tilføjelse af en projektudgift på fakturakladden.

Vælges Udgiftstype, skal jeres udgiftstyper efterfølgende have tildelt et varenummer i Systemadministration -> Økonomi -> Sammenkædning af varenumre. Klik på udgiftstypenavnet eller Redigér ikonet og vælg det tilhørende varenummer. Hvis det ikke er muligt at vælge et enkelt varenummer til udgiftstypen, kan det udelades, og skal i stedet vælges på de enkelte fakturalinjer.

Kørsel: Har to mulige valg: Vælg ved fakturering, eller ét af de importerede varenumre.

Diæter: Har to mulige valg: Vælg ved fakturering, eller ét af de importerede varenumre.

Ophold: Har to mulige valg: Vælg ved fakturering, eller ét af de importerede varenumre.

Bekræft integrationsopsætning

Du afslutter opsætningen ved at bekræfte, at du har gennemgået og afsluttet alle trin i opsætningen. Se den som en tjekliste, så du er sikker på, at du har fået det hele med. Særligt sammenkædningen af kunder kan ved manglende opsætning medføre, at TimeLog opretter kunder i Dinero, som findes der i forvejen.

Marker de tre tjekbokse for at bekræfte af de forskellige opsætninger er gennemført og klik på Aktiver for at aktivere integrationen, og I er nu klar til overførsel af de første fakturaer til dinero.

I kan til enhver tid opdatere integrationens konfiguration, hvis der er behov for ændringer/tilføjelser.

Har I flere juridiske enheder i jeres TimeLog installation, der skal integreres til et dinero regnskab, skal der oprettes og konfigureres en integration for hver juridisk enhed i TimeLog.

Sidst opdateret 01 apr 2025