Debitorliste – Faktura

Introduktion

Du kan via Fakturaer -> Debitorliste - Faktura se, hvordan arbejde og udgifter faktureres. Rapporten lister faktureringspotentialet, fakturakladder og ikke-afstemte fakturaer per kunde for den valgte periode.

Beskrivelse

Filtrering

Øverst på siden i Filter vælger du de kriterier, som du vil søge efter.

Hvis du ikke laver en specifik filtrering, vises alle projektregistreringer, der er klar til fakturering. Det inkluderer tidsregistreringer, kørsel, rejser, udgifter og betalinger.

Vi anbefaler, at du fakturerer på månedsbasis, samt at du altid lader startdatoen være åben. Så sikrer du, at du altid får samtlige registreringer med og fakturerer kunden korrekt første gang.

Du har forskellige visningsmuligheder til højre, som hjælper med dig med at begrænse visningen i resultatlisten.

• Vis alle kolonner: Markerer du feltet her, får du også vist Ejer, Projektleder og Sælger i resultatlisten
• Vis kun kunder med ikke-fakturerede poster: Markerer du feltet her, får du kun vist de kunder, som har registreringer klar til fakturering. Hvis ikke, så ser du alle kunder, som du har oprettet i TimeLog
• Vis potentiale der ikke er markeret som Klar til fakturering: Markerer du feltet her, så får du også vist alle de registreringer, som projektlederen endnu ikke har markeret som Klar til fakturering.

Klik på Vis. Ved siden af Vis-knappen er der en pil-ned funktion, som åbner muligheden for at gemme nuværende filter eller hente og køre tidligere gemte filtre. Du kan folde filteret sammen, så du får mere plads til visningen af projekterne.

Resultatlisten

Her får du overblik over de kunder og projekter, som du kan fakturere ud fra din filtrering.

Over resultatlisten har du mulighed for at vælge, hvilken valuta du vil have vist resultaterne i. Vælger du Projektvaluta, vises Total-rækken ikke nederst i rapporten.

Hvis du bruger One Click Invoicing, kan du under Vælg handling bestemme hvilken fakturaskabelon, der skal bygges fakturaer ud fra. Læs mere om hvordan One Click Invoicing virker lidt længere nede på siden.

Resultatlisten er inddelt i flere kolonner:

• Nr.: Viser kundenummer
• Navn: Viser kundenavn, projektnavn og kontraktnavn. Hvis du klikker på plustegnet ud for kundenummeret, åbnes tabellen med de underliggende projektregistreringer per projekt.
• Poster: Viser hvor mange registreringer, der ligger klar til fakturering. Klikker du på pilen i hjørnet, får du en detaljeret liste over alle registreringerne
• Medgået tid: Viser værdien af dit projektarbejde fordelt på:
  • Tid: Tidsregistreringer på de enkelte kontrakter
  • Udgifter: Viser de registrerede rejser, kørsel og andre udgifter på de enkelte kontrakter
  • Igangværende arbejder: Det arbejde, som ligger på forudbetalte kontrakter eller klippekort 
• Fastpris: Viser værdien af de Betalinger, der ligger på dine fastprisprojekter
• Total: Viser det fulde fakturapotentiale for kunden og for de enkelte projekter, hvis tabellen er udvidet med de underliggende projekter
• Fakturaer: Viser værdien af dine eksisterende fakturakladder, samt de bogførte fakturaer i den valgte periode
  • Hvis du har en bogført værdi, betyder det, at du ikke har afstemt fakturaen i TimeLog mod dit økonomisystem
  • Klikker du på beløbet i Kladde, bliver du ledt ind i Fakturakladde-oversigten.
  • Klikker du på beløbet i Bogført, bliver du ledt ind i Fakturaarkivet og får en oversigt over fakturaerne på kunden

Hvis du har valgt at få vist alle kolonner i visningsmulighederne, ser du også disse kolonner afhængigt af din opsætning af TimeLog:

• Ejer: Viser den medarbejder, som er valgt som ejer på kunden eller projektet
• Projektleder: Viser den medarbejder, som er valgt som projektleder i projektets indstillinger
• Sælger: Viser den medarbejder, der er valgt som sælger på projektet

Oprettelse af fakturaer

Du har flere muligheder for at oprette dine fakturaer via debitorlisten:

• Dollartegn ud for kundenavnet: Giver dig mulighed for at oprette fakturaen på kundeniveau. Her kan du samle registreringer fra flere projekter på samme faktura til kunden. Ulempen er, at værdien fra registreringerne lægges under Andet i dine projekttotaler på projektet og kan give et forkert billede af jeres indtjening
• Dollartegn ud for projektnavnet: Giver dig mulighed for at oprette fakturaen på projektniveau ud fra de faktureringsindstillinger, som du har valgt på projektet. Her lægges værdien fra registreringerne ind i de tilsvarende kategorier i dine projekttotaler på projektet og giver et mere retvisende billede af din projektøkonomi

Hvis du har en Invoicing Advanced-version af TimeLog, kan du også bruge One Click Invoicing (OCI) som redskab i din fakturering.

One Click Invoicing

Der er flere indstillinger, som skal være på plads, inden du kan komme i gang med One Click Invoicing.

1. Aktivér One Click Invoicing i systemadministrationen -> Økonomi -> One Click Invoicing
2. Opsæt dine kunder med den rigtige fakturaskabelon i Økonomi-indstillingerne. Når du opdaterer kundekortet, vil du blive spurgt, om du vil lægge ændringen ud på alle aktive projekter. Hvis du klikker på Ja, bliver fakturaskabelonen lagt på alle aktive projekter automatisk, og du skal ikke ind og lave manuelle ændringer på hvert enkelt projekt.
   
   VIGTIGT: Hvis du vælger Ja, bliver alle fakturaindstillinger for kunden lagt ud på projekterne. Gør det kun, hvis projektet skal have samme indstillinger.
   
   Hvis du klikker på Nej, er det kun kundekortet, der bliver opdateret, og du skal rette dine projekter manuelt.
3. Opsæt projekter, som afviger fra kundeindstillingerne. Gennemgå faktureringsindstillingerne på hvert projekt, hvor du vil bruge OCI, og som du ikke har opdateret ud fra kundeindstillingerne.
4. Åbn dit projekt
5. Åbn Fakturaindstillinger under Økonomi
6. Klik på blyanten for at redigere
7. Vælg skabelon øverst
8. Klik på Gem

Derefter er du klar til at starte din fakturering via debitorlisten.

1. Søg via filtreringen
2. Vælg alle kunder ved at klikke på afkrydsningsfeltet i toppen til højre i resultatlisten
3. Vælg Projekt i Vælg handling
4. Klik på OK

TimeLog opretter nye fakturakladder ud fra de OCI-valg, som du har foretaget på projekterne. Projekter, hvor du ikke har valgt at bruge OCI, bliver ignoreret i processen, og du skal oprette fakturakladder for dem, som du plejer at gøre.

Du kan følge processen for oprettelse af dine fakturaer i One Click Invoicing-log, som du finder under rapporter. Når dine fakturakladder er oprettede, kan du gennemgå dem på siden Fakturakladder. Her kan du med få klik bogføre alle kladder samtidigt og efterfølgende overføre dem til dit økonomisystem eller downloade og sende til dine kunder.