Resursallokeringar

Introduktion

Om man inte har satt ihop en resursgrupp, eller om det finns aktiviteter, där vissa medarbetare ska ha ett annat timpris än angivet i resursgruppen, kan man allokera medarbetarna direkt till den enskilda fasen. Om projektet är inställt så att endast allokerade medarbetare kan rapportera tid, är det nödvändigt att allokera de relevanta medarbetarna direkt till de enskilda aktiviteterna.

Beskrivning

Allokera en eller flera medarbetare till en aktivitet

• Öppna aktivitetsmenyn vid den aktivitet som det ska allokeras medarbetare till, genom att trycka på pilen efter aktivitetsnamnet, och välj Lägg till resurser. Ett nytt fönster öppnas för sökning av medarbetare, som kan allokeras till aktivitet.
• Välj var det ska sökas efter medarbetare till allokeringen och använd Sök-fältet till att söka efter de önskade medarbetarna.
• Du kan söka på förnamn, efternamn och initialer (användarnamn).
• Markera den/de önskade medarbetarna och mata in, hur många timmar som ska allokeras till den enskilda medarbetaren i fältet Timmar.
• Timtaxan föreslås automatiskt enligt projektets standardtimtaxa men kan korrigeras i kolumnen Timpris (SEK) för den enskilde medarbetaren.
• Om flera medarbetare ska allokeras till samma antal timmar och timpris, markeras markeringsboxen För alla valda, Timmar och Timpris (SEK) anges i de tillhörande valmenyerna. Kontrollera att de önskade medarbetarna är markerade.
• Om fasens budget uppdateras med det nya allokeringsvalet, ska markeringsboxen Anpassa fasbudget med allokerad markeras.
• Klicka på Lägg till för att allokera medarbetarna och uppdatera aktivitetens budget.

Allokera en medarbetare till flera aktiviteter

• Klicka på länken Lägg till en resurs till aktiviteterna för att öppna popup-fönstret för allokering av en medarbetare till flera aktiviteter.
• Välj var det ska sökas efter medarbetare till allokering och välj den aktuella medarbetaren från valmenyn Medarbetare.
• För varje fas föreslår TimeLog ett timpris utifrån projektets, aktivitetens och resursgruppens inställning.
• Ange det antal timmar som medarbetaren ska allokeras till de enskilda aktiviteterna i fältet Timmar och det önskade timpriset i fältet Timpris (SEK).
• Markeringsboxen markeras automatiskt vid de aktiviteter, där det ska matas in timmar och/eller timpris. Om medarbetaren ska allokeras till aktiviteter, där antal timmar och timpris inte ska ändras, markeras boxen manuellt.
• Om medarbetaren ska allokeras till flera aktiviteter med samma antal timmar och timtaxa, markeras de önskade aktiviteterna och därefter markeras För alla valda, och önskat antal Timmar och Timpris anges i de aktiva fälten.
• Klicka på knappen Lägg till för att utföra allokeringen till projektet och fortsätta med allokering av en ny medarbetare.
• Klicka på knappen Lägg till och stäng för att lägga till allokeringen till projektet och gå tillbaka till aktivitetsplanen.

Se allokerade medarbetare

• På flikarna Projektplan (t.) och Projektplan (SEK) kan man se, vem som är allokerad till vilka aktiviteter. Klicka på den grå-blå pilen vid aktivitetsnamnet, så visas aktiviteten och listar de allokerade medarbetarna med deras allokering och eventuellt rapporterade timmar.
• Medarbetarnas allokerade timmar och timtaxor kan rättas direkt i det tillhörande fältet.
• Önskas en lista över vilka aktiviteter den enskilda medarbetaren är allokerad till i projektet, väljs Resursallokeringar i menylistan på PROJEKTPLAN-fliken överst i projektet.

Tilldelning av resttimmar

Under olika omständigheter, kan det finnas behov av att tilldela resttimmar på projektaktiviteter till nya eller andra medarbetare.
Resttimmarna är det antal timmar som inte har blivit rapporterade på aktiviteter i projektet (Fasbudget minus rapporterade timmar till dags dato).
Före allokeringen är det en fördel om alla medarbetare har rapporterat sin projekttid och synkroniserat sin TimeLog Tracker.

• Klicka på länken Lägg till en resurs till aktiviteterna för att öppna popup-fönstret för allokering av en medarbetare till flera aktiviteter.
• Välj önskad medarbetare i valmenyn.
• Tabellen listar de projektaktiviteter som medarbetaren inte är allokerad till och resttimmarna framgår av kolumnen Rest.
• Ange det antal timmar medarbetaren ska allokeras i kolumnen Timmar, vid de önskade aktiviteterna så markeras aktiviteterna automatiskt.
• Klicka på Lägg till och stäng-knappen för att lägga till medarbetaren och gå tillbaka till projektplanen.
• Om medarbetaren ska allokeras fler timmar än vad som finns angivet i aktivitetsbudgeten, kan budgeten uppdateras genom att markera Anpassa aktivitetsbudget med allokerad för markerade aktiviteter innan man klickar på Lägg till och stäng-knappen så ökas aktivitetsbudgeten med de införda timmarna.
• Medarbetaren kan också tilldelas det fulla antalet resttimmar genom att markera de önskade aktiviteterna och klicka på knappen Lägg till resttimmar för att få de resterande timmarna från aktiviteterna.