Konfigurering av integration till Björn Lundén

Konfigurering av integration till Björn Lundén

Introduktion

Integrationen mellan TimeLog och Björn Lundén består av två del-integrationer som tillsammans gör det möjligt för det två systemen att samarbeta.

Beskrivning

Från TimeLog till Björn Lundén sker:

  • Automatisk överföring av kunder
  • Automatisk överföring av fakturor
  • Automatisk överföring av projekt

Från Björn Lundén till TimeLog sker:

Även följande utförs:

  • Uppdatering av information om kunder i Björn Lundén
  • Avstämning av fakturor mellan de två systemen

Björn Lundén

Integrationen ger er en rad fördelar:

  • TimeLog är bättre lämpat för att skapa fakturor utifrån data som bygger på tid än Björn Lundén
  • TimeLog har stöd för ekonomisk analys och kan generera rapporter på bakgrund av alla tillgängliga dimensioner (medarbetare, projekttyp, projektkategori, avdelning mm.) inklusive ekonomi
  • Projektledarna hittar all information om fakturering i TimeLog och behöver inte ha tillgång till Björn Lundén och ni kan därmed spara in licenskostnader
  • Överföringen av fakturor till Björn Lundén sparar tid och ger er bättre kontroll över att faktureringen blir korrekt

Konfigurering sker via Systemadministration -> Integrationer & API -> Integrationer.

Konfigurering av anslutning

När du har lagt till Björn Lundén ska du ange den publika nyckeln från Björn Lundén. För att få tillgång till nyckeln ska du utföra dessa steg i Björn Lundén:

  • Klicka på Arkiv i översta vänstra hörnet
  • Klicka på BL Integration
  • Hitta TimeLog och klicka på Aktivera och på Ja, påbörja integrationen
  • Klicka på kugghjulsikonen
  • Då får du den nyckel du behöver för att kunna ställa in integrationen. Kopiera den och ange den i TimeLog

När du har angett nyckeln klickar du på Anslut för att upprätta anslutningen.

När anslutningen är klar och integrationen aktiv ser du två gröna bockar i avsnittet.

Konfigurering av kunder

För att kunna använda integrationen måste du först länka samman kunddatabaserna i systemen. Därefter väljer du hur du vill underhålla din kundinformation framöver. Vi rekommenderar att du använder TimeLog som master för din kunddatabas, så att du kan lägga så lite jobb som möjligt på underhåll.

Länkning av kunddatabaser

För att kunna överföra fakturor måste kunden som fakturan ställs till även finnas i Björn Lundén. Klicka på Länka kunder för att börja. Detta ändrar visningen till fyra flikar:

  • Ett förslag: Kundpar som matchar direkt
  • Flera förslag: Kunder i Björn Lundén där det finns mer än en matchande kund i TimeLog
  • Inga förslag: Kunder i Björn Lundén som inte har någon match i TimeLog
  • Ignorerade kunder: Kunder i Björn Lundén som inte behövs i TimeLog (du kan ignorera kunder på varje flik med förslag – läs mer om det efter de fyra scenarierna för länkning av kunder)

Under samtliga fyra flikar finns det fyra alternativ till hur man kan länka samman kundinformationen:

  • Överför och använd data från TimeLog: Denna åtgärd länkar samman kundparen och skriver över kundinformation i Björn Lundén med kundinformation från TimeLog. Fält, som inte är ifyllda i TimeLog, kommer inte att överföras.
  • Överför och använd data från Björn Lundén: Denna åtgärd länkar samman kundparen och skriver över kundinformationen i TimeLog med kunddata från Björn Lundén. Fält som inte är ifyllda i Björn Lundén skrivs inte över i TimeLog.
  • Importera som ny kund i TimeLog: Denna åtgärd skapar en ny kund i TimeLog utifrån information från Björn Lundén.
  • Ignorera en kund/kunder: Den här handlingen ignorerar kunder från Björn Lundén och lägger in dem på en egen flik

När ni har importerat de nya kunderna i TimeLog rekommenderar vi att ni även korrigerar er kundnummerserie i Systemadministration -> Allmänna inställningar -> Nummerserier, så att nya kunder som skapas i TimeLog får ett kundnummer som fortsätter i Björn Lundéns nummerserie. På så sätt kommer kundnumren vara identiska i båda systemen när du skapar nya kunder i TimeLog.

Notera att: För att kunna överföra kunder till Björn Lundén och koppla samman kundpar får kundnumret i TimeLog endast bestå av siffror eftersom Björn Lundén inte har stöd för bokstäver och specialtecken. Kundnumret kan ha upp till nio siffror.

Hur länkningen sker beror på nedanstående förutsättningar:

  1. Det finns ingen kunddata i Björn Lundén eller TimeLog
  2. Det finns kunddata i Björn Lundén, men inte i TimeLog (ny TimeLog-kund).
  3. Det finns kunddata i TimeLog, men inte i Björn Lundén (ny Björn Lundén-kund).
  4. Det finns kunddata i både TimeLog och Björn Lundén

Nedan går vi igenom de fyra olika scenarierna var för sig.

Scenario 1: Det finns inga kunddata i Björn Lundén eller TimeLog

I detta fall är länkning av kunddatabaserna inte nödvändig, så denna punkt kan hoppas över. Kunder kommer att skapas löpande i Björn Lundén antingen genom länkning från kunddatabasen i TimeLog eller i samband med överförning av fakturor.

Scenario 2: Det finns kunddata i Björn Lundén men inte i TimeLog

Börja med att överföra de relevanta kunderna i Björn Lundén till TimeLog. Flikarna Ett förslag och Flera förslag kommer vara tomma och kan hoppas över. I fliken Inga förslag kommer alla kunder i Björn Lundén visas. Markera de kunder som ska skapas i TimeLog och välj Importera til TimeLog som ny kund under Välj åtgärd, klicka sedan på OK.

Kunderna skapas nu i TimeLog och länkas samtidigt till Björn Lundéns kunddatabas.

Scenarie 3: Det finns kunddata i TimeLog, men inte i Björn Lundén

I detta fall är länkning av kunddatabaserna inte nödvändig, så denna punkt kan hoppas över. Kunder kommer att skapas löpande i Björn Lundén antingen genom länkning från kundkortet i TimeLog eller i samband med överförning av fakturor.

Scenarie 4: Det finns kunddata i både TimeLog och Björn Lundén

Denna länkning är den mest tidskrävande, eftersom man behöver länka ihop de varje kundpar manuellt. Som tur är hjälper systemet till att matcha kundparen.

Var uppmärksam på att om du har många kunder i TimeLog eller Björn Lundén så kommer det visas 200 kunder åt gången. Listan kan uppdateras genom att klicka på den lilla pilen vid antalet kunder.
När du är klar med att länka kunderna, klickar du på Tillbaka till integrationskonfigurering för att fortsätta att konfigurera integrationen.

Ignorera kunder

Du kan ignorera de kunder från Björn Lundén som du inte behöver i TimeLog på alla tre flikar med förslag på länkning.

Du ignorerar kunderna genom att markera dem i avbockningsfälten längst ut till höger. Sedan väljer du Ignorera kund/kunder i menyn Välj handling. Därefter kan du hämta fler kunder från Björn Lundén.

När du ignorerar kunder flyttas de till fliken Ignorerade kunder, där du får en samlad översikt. Härifrån kan du importera eller länka dem om du behöver dem senare.

Löpande underhåll av kunddatabaser

Löpande underhåll av dina kunddatabaser kan ske på tre sätt.

  • Utförs manuellt för kunder i TimeLog
  • Sker automatiskt när nästa faktura överförs (rekommenderas)
  • Skapas i Björn Lundén och via manuell import med funktionen Länka kunder

1. Utförs manuellt för kunder i TimeLog

Väljer du detta alternativ kan du överföra din kund manuellt från TimeLog till Björn Lundén genom att öppna kundkortet och klicka på blixt-ikonen. Här väljer du Länka kund via integration som öppnar en pop up-ruta där du kan klicka på den grå punkten för att länka samman. Systemet kommer be dig bekräfta att du vill skapa kunden, här klickar du OK.

Det är även möjligt att ta bort länkningen igen genom att leta fram relevant kund eller kontakt, och sedan klicka på blixt-ikonen igen. Detta öppnar samma pop-up och här kan du nu klicka på bocken för att ta bort länkningen. I integrationsloggen kan du se om åtgärden har genomförts.

2. Sker automatiskt när nästa faktura överförs (rekommenderas)

När detta alternativ väljs kommer dina nya kunder från TimeLog överföras och skapas automatiskt i Björn Lundén i samband med att du överför den första fakturan för kunden.

Vi rekommenderar detta sätt eftersom det medför minst administration och minst manuellt underhåll samt att kan fakturera dina kunder snabbare.

3. Skapa i Björn Lundén och manuell import via Länka samman kunder

Om du skapar en kund i Björn Lundén först, måste du, oavsett vilket alternativ du väljer i TimeLog, använda Länka samman kunder för att importera kunden till TimeLog. Om du skapar kunden manuellt både i TimeLog och Björn Lundén utan att länka, riskerar du att fakturan inte överförs på rätt sätt eller att systemet skapar dubbla kundpar.

Om du ändrar kundnummer i Björn Lundén kommer integrationen inte fungera korrekt nästa gång du överför fakturor.

Import av artikelnummer

Börja med att klicka på länken Import av artikelnummer. Detta genererar en lista över aktiva artikelnummer i Björn Lundén och du kan då markera de artikelnummer som ska användas i TimeLog. Välj Aktivera och klicka på OK.

Konfigurering av artikelnummer

Ett viktigt element i integrationen mellan TimeLog och Björn Lundén är att skapa en artikelnummerkatalog i TimeLog. Björn Lundén kräver att varje fakturarad har ett artikelnummer som anger hur fakturan ska redovisas i bokföringen både när det gäller moms och omsättningsstatistik. Om artikelnummer inte valts för en fakturarad i TimeLog så kan fakturaraden inte bokföras. Endast bokförda TimeLog-fakturor kan överföras till Björn Lundén.

Inställningen av artikelnummer i TimeLog sker i följande steg:

  1. Uppdatering av standardartikelnummer för projektarbete och externa kostnader 
  2. Länkning av artikelnummer för TimeLogs olika typer av data

Integrationen fungerar även om konfigurering av standardartikelnummer inte har utförts. I dessa fall väljer man manuellt ett artikelnummer till varje fakturarad när en faktura skapas i TimeLog.

Vi rekommenderar att standardartikelnummer ställs in eftersom det kommer spara tid vid fakturering då varje fakturarad får korrekt artikelnummer redan när utkastet skapas. Det är en fördel, i synnerhet om ni är många som jobbar med att skapa fakturor. Konfigurering av standard-artikelnummer stärker datakvalitén i er rapportering och årsredovisning, och ni sparar tid när ni slipper dubbelkolla varandras arbete.

1. Konfigurering av standard-artikelnummer för projektarbete och externa kostnader

För att göra faktureringen enklare och snabbare kan TimeLog ställas in till att föreslå artikelnummer till fakturalinjerna automatiskt utifrån de data som ska faktureras. Du kan ange en regel för standardartikelnummer för varje data- och betalningstyp i TimeLog. Du kan även ange om artikelnummer ska väljas vid fakturering eller välja ett artikelnummer för den specifika datatypen i TimeLog.

2. Länkning av artikelnummer för TimeLogs olika typer av data

När du har valt standardartikelnummer är det dags att ange vilka artikelnummer som ska användas till de olika datatyperna. Beroende på de inställningar du precis har angett, har du olika alternativ till höger. Klicka på t.ex. på Koppla artikelnummer till timpris. I Timpriser finns det en ny kolumn, Artikelnummer. Klicka på ett timprisets namn eller på Redigera och välj ett artikelnummer. Ett artikelnummer kan användas till flera timpriser. Om det inte går att välja ett enskilt artikelnummer till ett timpris kan detta lämnas tomt. Sedan väljer man artikelnummer på varje fakturarad.

Vid länkning av artikelnummer till olika datatyper har du tre olika valmöjligheter: Välj vid faktureringVälj dimension eller ett importerat artikelnummer.

  • Välj vid fakturering: Här ska artikelnumret väljas på den specifika fakturaraden när du skapar dina fakturor
  • Välj dimension: Här måste den valda dimensionen sedan uppdateras i systemadministrationen via linken till höger
  • Om ett specifikt artikelnummer väljs: Artikelnumret läggs automatiskt till på fakturarader som innehåller denna datatyp

Har du t.ex. valt Timpris för datatypen Använd tid, ska du ange ett artikelnummer vid de specifika timpriserna i Systemadministration ->Ekonomi -> Timpriser. Klicka på Koppla artikelnummer till timpris, sedan timprisets namn eller på Redigera och välj ett artikelnummer. Samma artikelnummer kan användas för flera timpriser. Om det inte går att välja ett enskilt artikelnummer till ett timpris kan detta lämnas tomt. Du kan sedan välja artikelnummer på varje fakturarad.

Har du valt ProjekttypProjektkategoriUtgiftstyp eller Aktivitetstyp, anger du artikelnummer i Systemadministration-> Ekonomi -> Artikelnummer via linken till höger. Här anger du datatyp överst i filtret och sedan väljer du ett artikelnummer per enhet i listan.

Samma artikelnummer kan användas för flera dimensionsnamn.

Klicka på Tillbaka till integrationskonfigurering för att gå tillbaka och klicka in på nästa typ.

Importera ksotnader från Björn Lundén

Du kan importera kostnader från Björn Lundén till TimeLog genom att markera specifika voucher series och konton från Björn Lundén. Alla kostnader som placeras på dessa voucher series och konton går att importera till TimeLog via sidan Import av projektkostnader. Därefter kan du lägga in dem i dina projekt så att du får en överblick över projektets ekonomi. På detta sätt får du möjlighet att lägga till de importerade kostnaderna i fakturautkasten i TimeLog.

Överför projekt till Björn Lundén

När du skapar ett projekt i TimeLog kan projektnumret överföras automatiskt till Björn Lundén.

Fördelen med att använda projektmodulen är att du kan ange projektnummer för dina kostnader i Björn Lundén som då hämtas över till TimeLog automatiskt när de importeras via sidan Import av projektkostnader.

Exportera kostnader till Björn Lundén

Du kan överföra de kostnader dina medarbetare lägger in i TimeLog, t.ex. via vår mobilapp, till Björn Lundén. Om du aktiverar denna funktion ska du bestämma vilken leverantör du vill lägga in kostnaderna på. För att överföra kostnaderna ska du komma ihåg att lägga in aktuellt kontonummer från Björn Lundénpå alla utgiftstyper i TimeLog. Det gör du i Systemadministrationen -> Tid- och utgiftsrapportering -> Utgiftstyper. Kom ihåg att ge åtkomst till överföring av kostnader via rollhanteringen under Medarbetare.

Bekräfta integrationskonfigurering

Avsluta konfigureringen genom att bekräfta att du har gått igenom och avslutat alla steg i konfigureringen. Se den som en checklista. så är du säker på att du har gått igenom allt. Länkningen av kunder är kritisk eftersom bristande konfigurering här kan medföra att TimeLog skapar kunder i Björn Lundén som redan finns där sedan tidigare.

Markera kryssrutorna, klicka på Aktivera ̶ sedan är integrationen klar till överföring av fakturor.

Senast uppdaterad 18 feb 2020