Vill du tjäna mer pengar och boosta din vinst, men vet inte riktigt var du ska börja? Indexering i TimeLog hjälper dig, särskilt om du arbetar i en projektbaserad organisation. Läs mer nedan. 👇
Känner du igen de här problemen?
Du förlorar pengar p.g.a. inflation
Kostnaderna för att driva företaget ökar löpande, men återspeglas inte i dina priser gentemot kunderna.
Det här är några av dina orosmoln:
- Du kan inte säkerställa samma täckningsbidrag för dina projekt, särskilt inte för dem som pågår i +12 månader
- Du vet inte hur du ska lägga till prisökningar från dina leverantörer i dina produkter och tjänste
- Dina interna kostpriser stiger allt eftersom dina medarbetares löner ökar
Du vill inte göra kunderna upprörda
När du sätter dina priser vill du inte skilja på nya och gamla kunder eftersom du är rädd att olika priser skadar ditt rykte och dina inkomstkällor.
Det här är några av de överväganden du funderar på:
- Du vill inte göra kunderna upprörda genom att införa plötsliga och stora prisökningar
- Du vet inte hur du ska kommunicera din prissättningsstrategi tydligt med nya kunder redan från början
- Du är osäker på hur dina kunder kommer att reagera på prisökningar
Du har ingen översikt över din prissättning
Du vet inte vilka timpriser du använder för specifika medarbetare, kunder eller projekt. Du vill ha en allmän översikt och lätt kunna göra justeringar.
Det här är några av dina orosmoln:
- Du tar fram en ny företagsstrategi som kräver prishöjningar under en tidsperiod. Men du vet inte hur du ska få in det i pågående projekt
- Om du inte indexerar dina timpriser och justerar din prissättning tjänar du mindre pengar för samma mängd arbete du utförde förra året
- Du vet inte om du har specialavtal för specifika projekt eller kunder
Med indexering får du följande fördelar
Projektledare
1. Du håller täckningsbidraget på samma nivå när du kompenserar för inflation och stigande lönekostnader
2. Du har full översikt över indexeringshistoriken för alla kunder och projekt
3. Du säkerställer full transparens i dina projekt och du indexerar inte fel projekt av misstag
Key account manager
1. Du upprätthåller goda förhållanden med dina kunder genom tydliga prissättningsbeslut
2. Du får flexibel massindexering av timpriser på kund-, projekt- eller avtalsnivå baserat på specifika datum
3. Du upprätthåller lönsamheten för de projekt och kunder du är ansvarig för
CFO
1. Du säkerställer en stadig ökning i omsättning och vinst eftersom du kompenserar för inflation och ökade lönekostnader
2. Du kan köra indexeringen flera gånger per år och se till att du indexerar alla projekt utifrån fattade prissättningsbeslut
3. Du delar ansvaret med projektledare och key account managers och måste inte göra allt arbete själv
Nu är du redo att göra den här inställningen
Steg 1: Du måste ha rätt inställningar för timpriser
Du kan arbeta med timpriser på tre nivåer:
1. Standardtimpriser som kan användas för alla kunder
2. Kundspecifika timpriser med prislistor för utvalda kunder
3. Projektspecifika timpriser du kan lägga till i avtal för utvalda projekt
Läs vår best practice och lär dig hur du ska komma igång.
Rekommendationer angående indexeringsprocessen
1. Lägg till indexering som en del av avtalsvillkoren. Då kommer det inte som en överraskning för kunden och du kan lätt förbättra ditt slutresultat
2. Ta fram en prisökningsstrategi och justera dina timpriser årligen för att bättre motsvara marknadsvillkoren
3. Indexera dina pågående projekt en gång om året för att täcka interna kostnadsökningar
4. Indexera dina projekt innan du skriver in rapporteringar för den nya perioden
Få en detaljerad beskrivning av hur indexering fungerar i TimeLog från vår produktägare Simon Seerup Andersen.
Steg 2: Kontrollera inställningar i nuvarande projekt
1. Gå till projektinställningsfliken i ditt projekt
2. Välj avsnittet Indexera timpriser
3. Välj hur du vill indexera projektet
4. Klicka på Spara.
Upprepa stegen ovan i alla aktiva projekt för att säkerställa att de har rätt inställningar.
Steg 3: Indexera
Vi rekommenderar att du gör så mycket som möjligt av indexeringen på en övergripande nivå och sen dyker ner i specifika detaljer för de få kunder som inte följer din standardprocedur.
Har du gjort ett misstag?
Var inte orolig! Du kan alltid skriva över data med en ny indexering på samma datum och justera dina timpriser. Mycket glädje!
Du kan få mer information här:
Det finns två sätt att genomföra indexeringen baserat på dina projektinställningar.
1. Valda timpriser
Du kan indexera antingen på kund-, projekt, avtals- eller timprisnivå. Du hittar sidan under Projekt -> Indexera timpriser -> Utvalda timpriser.
1. Gör ditt val med filtret. Det är viktigt att du ställer in ett datum för den senaste indexeringen så att du är säker på att du indexerar rätt projekt
2. Lägg till procentsatsen för indexering högst upp
3. Markera de kunder/projekt/avtal/timpriser du vill indexera
4. Klicka på knappen Index valt
5. Välj avrundningsinställningarna och ange ett datum
6. Klicka på Spara.
2. Prislistor
När du indexerar en prislista uppdaterar systemet alla timpriser i projektet baserat på inställningarna du har valt. Du hittar sidan under Projekt -> Indexera timpriser -> Prislistor.
1. Gör ditt val med filtret. Det är viktigt att du ställer in ett datum för den senaste indexeringen så att du är säker på att du indexerar rätt projekt
2. Lägg till procentsatsen för indexering högst upp
3. Markera de timpriser du vill indexera
4. Klicka på knappen Index valt
5. Välj att uppdatera prislistan och ange ett datum
6. Klicka på Spara.
Du kan indexera en prisgrupp i taget och måste då gå igenom stegen ovan för alla dina prisgrupper.
När du har gjort alla indexeringar kan du få en indexeringsöversikt över vad som har gjorts när och av vem.
Rekommendationer angående indexeringspolicy
Vi vet alla hur det är!
Vi vet att det kan vara svårt att komma igång om du inte redan har en policy.
Baserat på vår mer än 20 år långa erfarenhet och många samtal med kunder föreslår vi att du tar med det här när du skapar din nya policy. 👉
Skapa en tydlig indexeringspolicy
Ställ upp specifika villkor för din indexeringsprocess och inkludera det i avtalen du ingår med dina kunder. 📝 Se till att du kan motivera och förklara det väl.
På så sätt kommer det inte som en överraskning för dina kunder eftersom du agerar i enlighet med gällande villkor och du undviker konflikter rörande din prissättning.
Separat indexering från vanlig prissättning
Om du vill höja dina priser generellt kan det vara utmanande att göra i befintliga projekt. Hantera det som en separat kommunikationsaktivitet eftersom det inte direkt har att göra med din indexeringspolicy.
Det är okej att ha olika priser i dina projekt jämfört med vad som står i standardprislistorna. Det är en naturlig effekt av indexeringsprocessen och i enlighet med överenskommelserna med dina kunder. 💰
Vad ska jag inkludera i en indexeringspolicy?
1. Vad du måste tänka på när du gör din indexering, t.ex. inflation och löneökningar för dina medarbetare
2. Hur ofta indexerar du projektet. Det vanligaste är att indexera en gång om året. Om du har flera projekt med samma kund och de inte startar samtidigt kommer din kund att vara med om indexering oftare. Det är viktigt att du kommunicerar detta tydligt när du skriver under överenskommelsen
3. När den första indexeringen förväntas genomföras. Det här är extra viktigt för de projekt som pågår i mer än 12 månader. Kortare projekt påverkas oftast inte alls av det här.
4. Hur du avrundar i indexeringen om du inte vill arbeta med decimaler. Det kan vara en fördel att endast arbeta med heltal, både eftersom det därigenom är lättare att skapa översikt och transparens och eftersom du förbättrar projektekonomin
Hur ofta måste jag indexera?
Vi rekommenderar att du kör indexeringsprocessen en gång i kvartalet och indexerar varje projekt en gång om året för att säkerställa att du uppdaterar alla projekt i rätt tid.
Exempel 1: Indexering en gång om året
Er policy är att inte indexera projekt de första sex månaderna och att indexering alltid görs i januari.
Du får ett nytt projekt som startar i september 2021. Nästa indexering är i januari 2022, men du kan inte indexera det här projektet än eftersom det inte har nått tidsgränsen på sex månader. Det betyder att den första indexeringen görs i januari 2023.
Exempel 2: Indexering en gång i kvartalet
Er policy är att inte indexera projekt under de första sex månaderna och indexeringen görs en gång i kvartalet.
Du får ett nytt projekt som startar i september 2021. Projektet är låst för indexering fram till mars 2022, vilket betyder att det hoppar över indexeringarna för Q4 2021 och Q1 2022. Du gör den första indexeringen i Q3 2022
Det ger dig ytterligare sex månader med de indexerade priserna. 🤑
Kan jag lösa allt det här i TimeLog?
Absolut.
Du kan använda projektinställningarna i TimeLog för att säkerställa att du håller indexeringsöverenskommelser med dina kunder, oavsett när de startar sina projekt. Du kan låsa projektet för indexering till ett specifikt datum.
Dessutom kan du använda fältet Senaste indexering före på indexeringssidorna för att begränsa din sökning och endast visa kunder, projekt, avtal eller valda timpriser som du inte har indexerats efter ett specifikt datum. Det hjälper dig också att undvika att dubbelindexera dina projekt.
Vi hjälper dig gärna
Har du frågor? 🙋♀️🙋♂️
Om du har frågor eller problem kan du alltid starta en chatt med vårt Customer Success-team som hjälper dig under danska vardagar mellan kl. 8:00 och 16:00.
