Godkendelse

Introduktion

I Godkendelse under Medarbejdere får du et overblik over de medarbejderes tid og fravær, som du skal godkende.

Nedenfor vil du få hjælp til godkendelse som leder, samt hvis du har slået projektledergodkendelsen til i Systemadministrationen -> Godkendelsesprocesser.

Beskrivelse

Filter

Øverst i filteret har du flere valg alt efter din opsætning af TimeLog og hvor meget af godkendelsen, du har slået til.

Timesedler og fravær

Filtrene i denne sektion påvirker listen af medarbejdere, som du får vist til godkendelse under timesedler og fraværsanmodninger.

• Juridisk enhed: Her vælges, hvilken juridisk enheds medarbejdere, som du vil godkende for. Som standard er alle juridiske enheder valgt, når der står Vælg juridisk enhed
• Afdeling, medarbejdere: Her vælges, hvilken afdelings medarbejdere, som du vil godkende for. Som standard er alle afdelinger valgt, når der står Vælg afdeling
• Leder: Her vælger du, hvilken leder du vil godkende for. Som standard er du selv valgt. Denne er kun synlig, hvis du kan godkende for andre ledere
• Medarbejdertype: Her vælger du, hvilken medarbejdertype du vil godkende for. Som standard er alle medarbejdertyper valgt, når der står Vælg medarbejdertype
• Standardperiode: Her vælger du, hvilken periode du vil godkende for
• Periode: Her kan selv vælge datoer for perioden

Projekter

Filtrene i denne sektion påvirker listen af projekter, som du får vist til godkendelse.

• Juridisk enhed: Her vælges, hvilken juridisk enheds projekter, som du vil godkende for. Som standard er alle juridiske enheder valgt, når der står Vælg juridisk enhed
• Afdeling, projekter: Her vælges, hvilken afdelings projekter, som du vil godkende for. Som standard er alle afdelinger valgt, når der står Vælg afdeling
• Kunde: Her vælger du en specifik kunde, som du vil godkende projekter for. Som standard er alle kunder valgt, når der står Vælg kunde
• Projektleder:. Denne er kun synlig, hvis du kan godkende for andre projektledere
• Projekt: Her vælger du et specifikt projekt, som du vil godkende. Som standard er alle projekter valgt, når der står Vælg projekt
• Projekttype: Her vælger du, hvilken projekttype du vil godkende for. Som standard er alle projekttyper valgt, når der står Vælg projekttype

Visningsmuligheder

• Vis kun projekter uden timer i perioden: Markerer du feltet her, får du kun vist de projekter, som der ikke er registreret tid på i den periode, du vælger
• Vis godkendte registreringer: Markerer du feltet her, får du vist godkendte registreringer. Hvis du fjerner markeringen, vil du kun se det, som du endnu ikke har godkendt

Når du i filteret har valgt, hvad du gerne vil se, så klikker du på Vis ude til højre.

Gemme filtre

Det er muligt at gemme dine filtre, så du ikke manuelt behøver at indstille dit filter hver gang.

Klik på den lille pil ved siden af knappen Vis og vælg Gem dette filter. Herefter vil du altid kunne finde dit gemte filter, når du klikker på den lille pil.

Hvis du har et filter, som du ønsker skal være standard, kan du under Sideindstillinger (klik på tandhjulsikonet i øverste højre hjørne) vælge, hvilket af dine gemte filtre, du vil benytte som standardfilter. Hvis du markerer Hent data automatisk, så vil data baseret på dette filter blive vist med det samme, når du kommer ind på siden.

Når du får vist resultaterne, ser du alle de medarbejdere og projekter, som du er godkender for i venstre side.

Datointerval for godkendelse

Helt øverst kan du se datointervallet, som du er i gang med at godkende for. Her kan du ændre datoerne, så du fx godkender for en hel måned i stedet for standardvisningen på en uge. Du kan ændre standardvisningen under Personlige indstillinger (tandhjulet).

Godkendelse af timer

Når du som leder skal godkende timer og fravær, er der både en simpel og en detaljeret oversigt over medarbejderens timer.

Simpel oversigt

Godkendelse af timer

Den simple oversigt får du ude i venstre side, hvor du kan se din liste af medarbejdere, som du skal godkende. Du kan se, hvor mange timer der er registreret totalt per medarbejder i den angivne periode.

Ud for hver medarbejder er der en farvekode, der viser dig status for godkendelsen:

• Grå = Timerne er ikke godkendt
• Grøn = Alle timer er godkendt
• Rød = Der er afviste timer i den angivne periode
• Gul = Timerne er delvist godkendt. Der er nogle timer, som mangler at blive godkendt fx timer, som er blevet indsendt efter en afvisning

Derudover vil du også kunne se, hvis en medarbejder ikke har indsendt sin timeseddel. Her vil der stå: Har ikke indsendt sin tid. 

Du har mulighed for at godkende eller afvise en eller flere medarbejdere på én gang. Dette gøres ved at markere de medarbejdere, som du vil godkende. Kan du ikke markere checkboksen ud for den enkelte medarbejder, skyldes det, at timerne ikke er blevet indsendt til godkendelse endnu. For at løse dette skal du klikke på medarbejderens navn, og så kan du i den detaljerede oversigt enten indsende den selv ved at klikke på Luk timeseddel for medarbejder eller bede medarbejderen om at gøre det ved at sende en e-mail notifikation ved at klikke på Anmod om indsendelse af timeseddel.

Godkendelse af fraværsanmodninger

Under fraværsanmodninger vil du se, hvis der er medarbejdere, som har anmodet om fravær i en periode. Denne oversigt tager ikke udgangspunkt i dit valgte datointerval, da disse som regel ligger ude i fremtiden. Fraværsanmodningerne dukker op lige så snart medarbejderne har anmodet om det, da det er vigtigt for både medarbejderens personlige planlægning og jeres ressourceoverblik. Bemærk at fravær kun dukker op til godkendelse, hvis det er angivet på den enkelte lønkode fx ferie og feriefridage, at det skal godkendes.

Ændrer eller fjerner medarbejderen efterfølgende det godkendte fravær, får du det vist i dit overblik over fraværsanmodninger, så du er notificeret om ændringerne.

Detaljeret oversigt

Når du har valgt en medarbejder i din liste, så kan du se en samlet oversigt over tidsforbruget i den oversigt, du finder ved siden af din medarbejderliste.

Øverst får du en opsummering af timerne kategoriseret i:

• Projekttid – Her ser du opsummeret per projekt, hvor mange timer der er registreret i den angivne periode
• Fravær – Her ser du opsummeret per fraværs- og lønkode, hvor mange timer der er registreret i den angivne periode
• Sum – Her ser du, hvor mange timer der er registreret i alt i den angivne periode
• Flex – Her ser du flexberegningen for den angivne periode. Hvis I har slået flex fra i systemet, vil det ikke blive vist for medarbejderen, kun for lederen i godkendelsen

Du kan klikke på de forskellige kolonneoverskrifter for at folde oversigterne sammen for at skabe et overordnet overblik. Dette kan også angives som standardvisning under Personlige indstillinger (tandhjulet).

I oversigten har du mulighed for enten at godkende eller afvise den lukkede periode. Er perioden ikke lukket af medarbejderen, får du mulighed for enten at indsende perioden selv eller bede medarbejderen om at indsende timesedlen.

Klikker du på Godkend, så godkendes alle timer, og du kommer automatisk videre til næste medarbejder på listen indtil, der ikke er flere at godkende timer for.

Klikker du på Afvis, får du mulighed for at give medarbejderen besked om, hvorfor du afviser perioden. Medarbejderen vil kunne se din afvisning i timesedlen. 

Du kan bruge de store pile i den detaljerede oversigt til at navigere gennem din medarbejderliste og godkende dem én efter én.

Godkend og afvis enkelte registreringer

Ønsker du en endnu mere detaljeret gennemgang af medarbejderens registreringer, så kan du længere nede på siden se, hvordan registreringerne er fordelt per dag i den angivne periode. Her har du også mulighed for at godkende og afvise enkelte registreringer, og hvis det er slået til, så kan du også ændre registreringens faktureringsstatus til/fra fakturérbar eller ikke-fakturérbar.

Opsæt regler for lukning af timesedlen

Hvis du oplever, at dine kollegaer sender timesedler ind uden at have udfyldt alle timer, kan du opsætte regler for hvornår en timeseddel kan indsendes til godkendelse. Se denne video der forklarer hvilke regler du kan anvende.

Projektledergodkendelse

Hvis du bruger projektledergodkendelsen i TimeLog, så vil du i den simple liste ude til venstre få vist de projekter, som har registreringer, du skal godkende. Som standard vises dine aktive projekter, også hvis der ikke er registreret på dem, og du ser registreringer på inaktive projekter inden for den periode, som du har valgt.

Hvis du som projektleder ikke kan godkende de timer, der er registreret på projektet af medarbejderen, så kan du afvise dem og skrive en kommentar om hvorfor. Medarbejderen vil kunne se din kommentar i timesedlen. Du kan godt godkende medarbejderens registreringer på ét projekt og samtidig afvise registreringer på et andet projekt. Når medarbejderen har rettet de afviste registreringer og genindsendt sin timeseddel til godkendelse, så vil de igen dukke op i oversigten, så du kan godkende dem.

Du aktiverer projektledergodkendelsen i Systemadministrationen -> Godkendelsesprocesser.

Få overblik over godkendelsesprocessen

Du kan bruge rapporten Status for ugerapporter til at få overblik over, hvor langt dine medarbejdere er med deres tidsregistrering, samt hvilken status deres timesedler har.

Genåbning af timesedler

Har du behov for at genåbne en timeseddel for en medarbejder, så skal du vælge den periode, du ønsker at genåbne i datointervallet og derefter klikke på medarbejderen ude i venstre side. Din periode behøver ikke at ramme samme interval, som medarbejderen har indsendt for.

Medarbejderen vil have en grøn farvemarkering, hvis perioden er lukket. Herefter vil du se knappen Genåbn i den detaljerede oversigt, hvor du kan genåbne perioden, hvilket vil blive registreret i under Kommentarer og handlinger. Hvis farvemarkeringen er gul, betyder det, at ikke alle registreringer er godkendt. Her vil du i stedet kunne afvise perioden, som også genåbner timesedlerne.

Kommentarer og handlinger

Her kan du se en oversigt over de forskellige handlinger foretaget i den angivne periode. Klikker du på uret ud for en handling, kan du se datoen for, hvornår handlingen er udført.

Du kan bl.a. se, hvem der har udført følgende handlinger og hvornår:

• Hvilken periode medarbejderen har lukket for
• Om den detaljerede timeseddel eller dele af den er blevet afvist
• Hvornår den detaljerede timeseddel er blevet indsendt igen efter afvisning
• Hvornår den detaljerede timeseddel er godkendt
• Om den detaljerede timeseddel er blevet genåbnet på et tidspunkt og derefter godkendt igen

Specielle bemærkninger

Du kan kun benytte godkendelse, hvis du har aktiveret det i systemadministrationen.

Skift godkendelsesansvarlig

Du vælger, hvem der skal godkende de forskellige medarbejderes tid på deres medarbejderkort. 

I forbindelse med fx ferie og sygdom kan der være behov for at godkende på kollegaers vegne. Vi anbefaler derfor, at du også opretter en ny rolle i systemadministrationen, som giver adgang til at godkende for andre. Det gør du i systemadministrationen under Medarbejdere -> Rolle- og rettighedsstyring. Når du har oprettet rollen, skal du huske at tildele den på de medarbejdere, som du gerne vil have til at fungere som stedfortrædende godkender.

Hvis timerne godkendes af en anden leder, så vil det fremgå i kommentarerne i godkendelsen.

Personlige indstillinger for siden

Hvis du klikker på tandhjulet har du mulighed for at opsætte dine personlige indstillinger for siden. Her kan du fx vælge din standardperiode. Som udgangspunkt ser du data for denne uge, og du kan vælge mellem:

• Sidste uge
• Denne uge
• Denne måned
• Sidste måned

Derudover kan du vælge om resuméet og detaljerne for hver medarbejder skal være foldet ud eller sammen, når du kommer ind på siden. Som standard er det foldet ud, så du ser al data med det samme.

Du kan også vælge, om du vil have en specifik genvejstast af eget valg for at komme ind i Godkendelse.