Rechnungsvorlagen

Einleitung

Unter Rechnungsvorlagen können Sie sich einen schnellen Überblick verschaffen und nach noch nicht verbuchten Rechnungen, Gutschriften, Einnahmebelegen und Mahnungen suchen. Auf Grundlage einer Reihe von Parametern, darunter Kunden, Rechnungsnummern (oder Nummernfolgen), Projekten und ihren spezifischen Verträgen, Währungen und Abteilungszugehörigkeiten, können Sie nach Vorlagen suchen. Symbole neben der jeweiligen Rechnung ermöglichen bestimmte Handlungen, z. B. Löschen, Drucken und Buchen, direkt für die jeweilige Vorlage oder für mehrere gleichzeitig in einem einzigen Arbeitsablauf.

Beschreibung

Standardmäßig werden alle Rechnungsvorlagen ungeachtet des Erstellungszeitpunkts und Besitzers angezeigt. Dies kann durch eine Reihe von Filtermöglichkeiten angepasst werden.

Filter

Anhand der Menüoptionen Anzeigen und Details anzeigen wählen Sie die gewünschten Suchkriterien aus. Neben der Schaltfläche Anzeigen befindet sich ein Pfeil nach unten, über den Sie den aktuellen Filter speichern bzw. zuvor gespeicherte Filter auswählen und anwenden können.

Wenn nachfolgend von Vorlagen die Rede ist, geht es um solche für Rechnungen, Gutschriften, Einnahmebelege und Mahnungen.

• Kunde: Es werden nur Rechnungsvorlagen für diesen Kunden angezeigt.
• Projektleiter: Es werden nur Rechnungsvorlagen der Projekte dieses Projektleiters angezeigt.
• Projekt: Es werden nur Rechnungsvorlagen dieses Projektes angezeigt.
• Aufgabe: Es werden nur Rechnungsvorlagen angezeigt, in denen diese Aufgabe enthalten ist. Diese Option kann nur ausgewählt werden, wenn zunächst ein Projekt ausgewählt wurde.
• Vertrag: Es werden nur Rechnungsvorlagen angezeigt, in denen dieser Vertrag enthalten ist. Diese Option kann nur ausgewählt werden, wenn zunächst ein Projekt ausgewählt wurde.
• Abrechnungsmodell: Es werden nur Rechnungsvorlagen angezeigt, in denen dieses Modell enthalten ist (bis zu acht).
• Standardzeitraum: Es werden nur Rechnungsvorlagen angezeigt, die in diesem zuvor festgelegten Zeitraum erstellt wurden.
• Zeitraum: Es werden nur Rechnungsvorlagen mit voraussichtlichem Rechnungsdatum in diesem Zeitraum angezeigt.
• Freitextsuche: Mittels der Freitextsuche kann nach einem Kundennamen, einer Rechnungsüberschrift oder einem Rechnungsbescheid gesucht werden.
• Kundenkontakt: Es werden nur Rechnungsvorlagen angezeigt, bei denen diese Kontaktperson als Rechnungsempfänger angegeben ist.
• Kundenberater*: Es werden nur Rechnungsvorlagen angezeigt, in denen Projekte mit dieser Person als Kundenberater enthalten sind.
• Partner*: Es werden nur Rechnungsvorlagen angezeigt, in denen Projekte mit diesem Partner enthalten sind.
• Abteilung, Projekte*: Es werden nur Rechnungsvorlagen angezeigt, in denen Projekte der ausgewählten Abteilung enthalten sind (nur mit Abteilungsstruktur).

• Abteilung, Rechnung*: Es werden nur Rechnungsvorlagen angezeigt, bei denen die ausgewählte Abteilung als Besitzer angegeben ist. Standardmäßig erhält der Entwurf dieselbe Abteilungszuordnung wie die Person, die ihn erstellt hat. Dies kann vor Buchung der Rechnung frei geändert werden (nur mit Abteilungsstruktur).
• Rechnungsart: Es werden nur Dokumente des ausgewählten Typs angezeigt (standardmäßig Rechnungs- und Gutschriftsvorlagen).
• Rechnungsdesign: Es werden nur Rechnungsvorlagen mit diesem Design angezeigt.

• Währung: Es werden nur Rechnungsvorlagen mit dieser Währung angezeigt.

*Diese Filteroptionen können verborgen sein, wenn sie in der Systemadministration deaktiviert wurden oder in Ihrer Version von TimeLog nicht zur Verfügung stehen.

Anzeigeoptionen

• Nicht als fertig gemeldete anzeigen: Es werden auch Vorlagen angezeigt, die noch nicht bereit für die Buchführung sind. Dies erfolgt für die einzelne Vorlage oder über die Ergebnisliste. Für weitere Informationen sie unten.
• Gesamtbetrag anzeigen: Im Suchergebnis wird eine zusätzliche Spalte für den Gesamtbetrag inkl. Umsatzsteuer angezeigt.
• Umsatzsteuer anzeigen: Im Suchergebnis wird eine zusätzliche Spalte für die Umsatzsteuer angezeigt.
• Internen Hinweis anzeigen: Im Suchergebnis wird eine zusätzliche Spalte für interne Hinweise angezeigt. Für interne Hinweise wird in der Rechnungsvorlage ein zusätzliches Feld verwendet, in das Sie Informationen eintragen können, die nicht auf der Kundenrechnung erscheinen sollen.
• Verbuchte anzeigen: Wenn dies ausgewählt wird, werden der Vollständigkeit halber auch verbuchte Rechnungen, Gutschriften usw. in die Anzeige einbezogen. Es können keine Handlungen für verbuchte Rechnungen direkt in der Liste vorgenommen werden. Wenn Sie in der Spalte Rechnungsnr. Auf die Rechnungsnummer klicken, wird die Rechnungsnummer zur Bearbeitung geöffnet.

Ergebnisliste

Sie können eine Rechnungsvorlage öffnen, indem Sie in der Spalte Rechnungsnr. auf Vorlage oder auf das Symbol Rechnung anzeigen klicken. Alle Spalten können durch Anklicken der Überschrift sortiert werden.
Rechts neben jeder Zeile befindet sich ein Symbol mit folgenden Bedeutungen:

• Grauer Kreis: Die Rechnung wurde nicht als bereit für die Buchführung gemeldet.
• Grüner Haken: Die Rechnung ist bereit für die Buchführung.

Um den Status zu ändern, klicken Sie entweder in der einzelnen Rechnung auf Bereit für die Buchführung oder auf den zugehörigen Kreis in der Ergebnisliste.

Die Symbole in der jeweiligen Rechnungszeile ermöglichen die Ausführung von Handlungen für die jeweilige Vorlage. Durch Anklicken der Symbole werden die entsprechenden Handlungen geöffnet.

Die sechs Symbole von links nach rechts dienen zu Folgendem:

• Rechnungsvorlage bearbeiten
• Rechnungsvorlage verbuchen
• Rechnungsvorlage löschen
• Rechnungsvorlage kopieren
• Internen Hinweise in die Rechnungsvorlage einfügen
• Rechnungsvorlage drucken

Werden in der Ergebnisliste rechts mehrere Zeilen markiert, kann eine gewünschte Handlung über Handlung auswählen für mehrere Vorlagen gleichzeitig ausgeführt werden. Diese Funktion kann u. a. zur Buchführung aller ausgewählten Zeilen oder zum Statuswechsel unter Bereit für die Buchführung genutzt werden. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK, um die ausgewählte Handlung auszuführen.

Spezielle Hinweise

Vordefinierte Filter und Layouts können unter Seiteneinstellungen gespeichert werden. Außerdem können Sie hier einstellen, welcher Standardfilter beim Öffnen der Seite vorab ausgewählt werden und ob die Seite automatisch die in diesem Standardfilter enthaltenen Daten anzeigen soll.

AUTOMATISCHES SPEICHERN: Beachten Sie bitte, dass diese Seite jedes Mal automatisch gespeichert wird, wenn eine Änderung vorgenommen oder ein Feld verlassen wurde. Beim Speichervorgang kann es zu einer kurzen Verzögerung kommen. Verlassen Sie deshalb bitte nicht die Seite, bevor das letzte bearbeitete Feld die vollzogene Datenspeicherung durch grünes Blinken anzeigt.